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開(kāi)展審計(jì)電算化工作的方法
審計(jì)電算化是一門新興的學(xué)科，是會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的產(chǎn)物。她產(chǎn)生于60年代后期，近年來(lái)得到很大的發(fā)展。審計(jì)工作人員越來(lái)越需要進(jìn)行審計(jì)電算化，越來(lái)越需要采用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)。審計(jì)電算化被審計(jì)部門、財(cái)政部門、稅務(wù)部門、稽查部門、會(huì)計(jì)師事務(wù)所、主管廳局、檢查部門、紀(jì)檢部門、監(jiān)察部門所采用，其作用越來(lái)越大，也越來(lái)越被人們所重視。
一、為什么要開(kāi)展審計(jì)電算化
會(huì)計(jì)電算化的普及和發(fā)展，客觀上要求審計(jì)也要電算化。80年代后期，我國(guó)一批會(huì)計(jì)軟件公司迅速發(fā)展壯大，為社會(huì)提供了穩(wěn)定、可靠、優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件，大型企業(yè)、中小型企業(yè)大部分采用電算化，行政、事業(yè)單位，紛紛采用通用的會(huì)計(jì)軟件，并甩掉手工帳簿，采用電腦代替手工記帳。以福建省為例、省級(jí)單位全部配備了會(huì)計(jì)軟件，二級(jí)核算單位、基層單位大部分配了軟件，地市級(jí)行政事業(yè)單位大部分配了軟件，縣鄉(xiāng)級(jí)行政事業(yè)單位有一部分配了軟件，有的縣市把大部分行政單位集中采用會(huì)計(jì)集中核算。電子計(jì)算機(jī)的發(fā)展對(duì)審計(jì)工作的影響日益明顯。
審計(jì)對(duì)象發(fā)生變化，在單位未開(kāi)展電算化時(shí)，審計(jì)人員面對(duì)的是手工的帳簿、憑證。電算化后憑證、帳簿是放在磁盤中、計(jì)算機(jī)內(nèi)部，肉眼是看不到的。大部分單位會(huì)把磁盤中憑證、帳簿打印出來(lái)，但是，這些紙質(zhì)的資料，往往是在工作完成后，過(guò)了一段時(shí)間才打印出來(lái)。如總帳、明細(xì)帳要等到單位年度結(jié)帳后才可以打印。有時(shí)結(jié)帳工作要到次年的3、5月份。有一些原始憑證，如營(yíng)業(yè)場(chǎng)所，零售收入，由于量大、難以一一打印輸出，這些資料可能永遠(yuǎn)存放在磁盤中。這樣一來(lái)，就要求審計(jì)人員掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行審計(jì)。
提高審計(jì)工作質(zhì)量。開(kāi)展審計(jì)電算化，才能將被審計(jì)對(duì)象的真實(shí)性及其有關(guān)的公允性審查清楚，才能確保審計(jì)證據(jù)可靠性和有效性，使審計(jì)工的作更加準(zhǔn)確和及時(shí)、更有邏輯性。從而有利于保證審計(jì)結(jié)論和審計(jì)意見(jiàn)的正確性，提高審計(jì)工作質(zhì)量。
可以提高審計(jì)工作效率。電算化審計(jì)對(duì)數(shù)據(jù)處理、查詢、核對(duì)的速度加快，減輕審計(jì)人員的工作強(qiáng)度，加快審計(jì)工作進(jìn)程。
將逐步規(guī)范審計(jì)工作程序，有利于逐步提高審計(jì)人員的素質(zhì)。電算化審計(jì)的開(kāi)展對(duì)審計(jì)理論和審計(jì)技術(shù)都產(chǎn)生重要的影響，使審計(jì)的具體目標(biāo)、審計(jì)程序和審計(jì)方法發(fā)生了相應(yīng)的變化，促進(jìn)審計(jì)的現(xiàn)代化進(jìn)程。
二、電算化審計(jì)的方法
1、繞過(guò)電腦系統(tǒng)，進(jìn)行手工審計(jì)。把手工記錄的審計(jì)資料，輸入電腦，進(jìn)行后期的處理。
2、借助于被審計(jì)單位的電腦和軟件，進(jìn)行審計(jì)。
3、使用專業(yè)的審計(jì)軟件，進(jìn)行審計(jì)。
4、對(duì)未采用電算化的單位，也可以進(jìn)行電算化審計(jì)。
繞過(guò)電腦系統(tǒng)，進(jìn)行手工審計(jì)：
被審單位采用了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，按財(cái)政部關(guān)于開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的要求，采用計(jì)算機(jī)代替手工記帳的單位應(yīng)該把會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表打印成紙質(zhì)資料。把磁盤資料、紙質(zhì)資料同時(shí)送檔案部門存檔。因?yàn)橛辛舜蛴〕鰜?lái)的紙質(zhì)資料，審計(jì)人員可以用傳統(tǒng)的審計(jì)方法進(jìn)行查帳、審計(jì)。這樣一來(lái)，可以饒過(guò)電腦系統(tǒng)，不必審查電腦內(nèi)部的資料。
這種方法便于沒(méi)有掌握計(jì)算機(jī)審計(jì)技術(shù)的人員。但是，這種方法，有一定的局限性。因?yàn)殚_(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的單位，其帳簿平時(shí)一般不打印，直到次年，正式結(jié)平本年度帳務(wù)后，才會(huì)打印成冊(cè)，這樣，年度中期，次年年初，因?yàn)闆](méi)有紙質(zhì)的帳簿，手工審計(jì)，就無(wú)法開(kāi)展。如果被審計(jì)單位紙質(zhì)憑證、帳簿不全，紙質(zhì)資料與磁盤資料不符，有些原始憑證，如零售營(yíng)業(yè)收入、商品采購(gòu)，存、取款記錄等，數(shù)量記錄量特大，無(wú)法打印制紙資料。手工審計(jì)也就無(wú)法進(jìn)行了。
借助于被審單位的電腦和會(huì)計(jì)軟件，進(jìn)行審計(jì)：
應(yīng)用于電算化系統(tǒng)的電腦有，大型機(jī)、中型機(jī)、微機(jī)、微機(jī)，單機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等。會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)有，大型數(shù)據(jù)庫(kù)版軟件、小型數(shù)據(jù)庫(kù)版軟件。如華興、用友、金蝶等。軟件系統(tǒng)有DOS版、Windows版。
開(kāi)展電算化審計(jì)時(shí)，在對(duì)方有關(guān)人員的協(xié)助下，開(kāi)啟對(duì)方的電腦系統(tǒng)，調(diào)用相應(yīng)的會(huì)計(jì)軟件華興、用友、金蝶等，這時(shí)需要有一個(gè)用戶名和密碼，可以要求被審計(jì)的單位，給審計(jì)人員臨時(shí)加入一個(gè)或幾個(gè)用戶名和密碼，用于審計(jì)人員進(jìn)行審計(jì)查帳工作。為了在審計(jì)時(shí)，不回修改，損壞對(duì)方的數(shù)據(jù)，可以把權(quán)限設(shè)置為只讀，不可寫(xiě)，如憑證、帳簿、報(bào)表查詢，不能輸入、修改，這樣可以防止因?qū)徲?jì)人員誤操作而修改了對(duì)方的數(shù)據(jù)。
進(jìn)入軟件界面后可以用查詢菜單調(diào)出，相應(yīng)的憑證、帳簿、報(bào)表，可以借助于有些軟件有另存的功能，在軟件查詢時(shí)，可以把查到的，需要記錄下來(lái)的憑證、帳簿、報(bào)表，通過(guò)打印機(jī)打印出來(lái)，或另存為文本文件，報(bào)表文件、Word文檔資料。
這種做法的優(yōu)點(diǎn)是，比手工查帳速度快；缺點(diǎn)是：需要對(duì)方的配合，需要對(duì)方提供密碼，要學(xué)會(huì)并掌握各種會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用技術(shù)。對(duì)審計(jì)人員要求較高。
對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)較高的同志，可以把對(duì)方的數(shù)據(jù)庫(kù)復(fù)制、備份出來(lái)，用工具軟件，如Access、Foxprow、Ms—SQL、Oracle，可直接打開(kāi)軟件中的數(shù)據(jù)庫(kù)，利用過(guò)濾器、Filter、Select等語(yǔ)句進(jìn)行查詢、過(guò)濾，并把結(jié)果打印出來(lái)、或另存為文本文件，報(bào)表文件、Word文檔資料等�？梢苑奖愕鼐幹茖徲�(jì)記錄、審計(jì)工作底稿。
這種做法的缺點(diǎn)是：需要審計(jì)人員掌握許多計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、英文基礎(chǔ)要較好。
借助專業(yè)的審計(jì)軟件進(jìn)行審計(jì)：
目前我國(guó)的審計(jì)軟件，有用軟盤、光盤、U盤，作為載體。目前福建省開(kāi)發(fā)的金網(wǎng)審計(jì)卡，陜西省開(kāi)發(fā)的金劍審計(jì)軟件、北京有通審審計(jì)軟件。華興金網(wǎng)軟件就是以U盤作為載體。下面我們以華興金網(wǎng)審計(jì)卡為例，介紹借助專業(yè)審計(jì)軟件進(jìn)行審計(jì)的方法。
1、把金網(wǎng)審計(jì)卡插入被審單位的電腦。
2、對(duì)方電腦若是WINDOWS98系統(tǒng)，要安裝本卡的驅(qū)動(dòng)程序WINDOWS2000/ME/XP可省略本步。
3、運(yùn)行審計(jì)軟件，在新的盤上找到“審計(jì)軟件”雙擊左鍵。
4、查找被審對(duì)象的電腦中有幾套帳。點(diǎn)“查找”鍵。
5、吸取被審對(duì)象的數(shù)據(jù)，點(diǎn)“→”鍵。
6、把審計(jì)卡從對(duì)方電腦中取回，插入到審計(jì)人員的電腦中。
7、運(yùn)行審計(jì)卡上的審計(jì)軟件、選定審計(jì)套帳。
8、查憑證、帳簿，可用分類、模糊、關(guān)鍵字、快速查詢等方法。
9、發(fā)送到審計(jì)工作底稿，（數(shù)據(jù)表、文本、報(bào)表）。
10、匯總審計(jì)分錄。
11、輸入審計(jì)調(diào)整分錄。
12、生成審計(jì)調(diào)整前、后資產(chǎn)負(fù)債表。
13、進(jìn)行審計(jì)財(cái)務(wù)分析。比率分析、圖表輔助分析。
14、查詢審計(jì)相關(guān)制度法規(guī)。
15、查詢與被審對(duì)象相關(guān)的制度法規(guī)。
16、編制電子審計(jì)文檔資料。審計(jì)記錄、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)分析圖表、審計(jì)決定書(shū)。
17、開(kāi)展網(wǎng)上審計(jì)，從網(wǎng)上查詢最新的、與被審單位相關(guān)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度，對(duì)于沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)輸出接口、比較偏僻的財(cái)務(wù)軟件，其數(shù)據(jù)的審計(jì)可以網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行審計(jì)。
查找被審對(duì)象的計(jì)算機(jī)或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上有那些財(cái)務(wù)軟件，有那幾套財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)。進(jìn)入軟件的畫(huà)面，點(diǎn)擊“查找”，可以查出當(dāng)前國(guó)內(nèi)各大財(cái)務(wù)軟件公司的財(cái)務(wù)軟件及其財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。
這樣通過(guò)計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)原理，可以查找到對(duì)方硬盤內(nèi)的所有數(shù)據(jù)，包括隱蔽的帳套、內(nèi)帳、多套帳。
如何查憑證？
在憑證中，先確定查閱憑證的時(shí)間段和起止號(hào)碼，再選擇起止科目號(hào)，可以輸入金額范圍、摘要中可能包含的字、詞，點(diǎn)擊“確定”即可把您要查閱的憑證顯示出來(lái)。
對(duì)符合條件的憑證，可以按隨機(jī)抽樣的方法，進(jìn)行抽樣調(diào)查，輸入抽樣概率電腦自動(dòng)抽出相應(yīng)的憑證，您可以打印、抄錄下來(lái)，對(duì)這些憑證作重點(diǎn)檢查。
在“摘要”框內(nèi)輸入摘要的關(guān)鍵字就可以模糊查詢有關(guān)的憑證。
如何審計(jì)帳簿？
點(diǎn)擊審計(jì)—帳簿菜單，選擇科目，確定起止時(shí)間，按“確定”則顯示該科目的明細(xì)帳本內(nèi)容。
可以把部分的憑證、帳頁(yè)、科目余額表的內(nèi)容導(dǎo)出到文體文件、審計(jì)記錄文件或EXCEL報(bào)表中。
用軟件輔助審計(jì)的方法其缺點(diǎn)是：受到軟件品種、軟件版本的限制。目前國(guó)內(nèi)有幾十種財(cái)務(wù)軟件在使用，任何一套審計(jì)軟件都無(wú)法適用于所有的財(cái)務(wù)軟件。如新開(kāi)發(fā)的財(cái)務(wù)軟件、使用量少的，比較偏僻的財(cái)務(wù)軟件就無(wú)法審計(jì)了。因此需要借助網(wǎng)絡(luò)審計(jì)，遠(yuǎn)程審計(jì)專家協(xié)作進(jìn)行計(jì)算機(jī)審計(jì)等工作。
優(yōu)點(diǎn)是：因?yàn)槭占瘮?shù)據(jù)速度快，不會(huì)占用對(duì)方的電腦，不會(huì)影響對(duì)方的正常工作，在沒(méi)有對(duì)方提供密碼的情況下也可以進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)。具有初級(jí)計(jì)算機(jī)知識(shí)的審計(jì)人員，經(jīng)過(guò)短期培訓(xùn)可以掌握，無(wú)需很高的計(jì)算機(jī)技術(shù)。審計(jì)效率高，可以用模糊查詢、抽查、另存等方法。速度快，記錄幾百?gòu)垜{證，只需幾秒，匯總幾百筆審計(jì)記錄，也只需幾秒鐘。編制調(diào)整前、后的審計(jì)報(bào)表只需幾分鐘。
運(yùn)用計(jì)算機(jī)編制審計(jì)報(bào)告，可借助于WORD、EXCEL等常用的軟件，用復(fù)制、粘貼、插入等方法調(diào)用已有的電子文件，可以編制出圖文并茂的審計(jì)工作報(bào)告。
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