最小的事也要形成文本教學(xué)隨筆
期末考結(jié)束后，總有那么兩三天時間在忙于改卷、登分、算總評、寫總結(jié)，教務(wù)處這時會發(fā)一個通知，要求各任課老師將期中、期末、總評三成績錄入校內(nèi)OA系統(tǒng)中，以便班主任編制打印成績報告單。
從發(fā)通知到編印報告單，期間隔最多一天，這一天里，班主任常常會動用各種信息手段，QQ、微信、電話、短信，不斷催促任課老師趕快輸錄好成績。
任課老師這時會亂成一團(tuán)糟，辦公室猶如鬧哄哄的菜市場，有不知登陸密碼而大叫的，有忘了操作步驟而亂問的，有無視操作細(xì)節(jié)重來而哀怨的，等等。
我以前就是這辦公室里典型的“健忘一族”，不到最后期限不會去錄入成績的，找旁邊老師問，不是說不知道，就是講不清楚，打電話問計算機(jī)老師又常接不通，有時急了就頂著烈日跑過去找人，辦公室里也是空無一人——估計這時候計算機(jī)老師是最吃香的。
每到期末階段，這種“校內(nèi)OA常忘使用”的熱鬧場景總會重復(fù)一次又一次。
為什么辦公室經(jīng)常會重復(fù)出現(xiàn)這種場景呢？
仔細(xì)分析，原因有三：
1、間隔時間長容易忘記。對于任課老師說，OA系統(tǒng)一般一學(xué)期只用一次，每次使用的間隔時間長達(dá)半年，忘記了也屬正常；
2、有些人怕忘了，就寫下了具體的操作流程，結(jié)果要用還是不知如何找到；
3、依賴心理在作怪，反正不會操作我可以問其他老師。
這樣的狀態(tài)如果長期存在，工作效率會大打折扣。我思考了解決辦法。
■怎樣讓間隔時間長，過程復(fù)雜的操作變得簡單，輕松呢？
要讓間隔時間長，過程復(fù)雜的操作變得簡單、輕松，關(guān)鍵是要及時記下這一操作的全部過程，即一邊操作一邊記錄，記錄時要盡量詳細(xì)，不怕麻煩。要達(dá)到“零基礎(chǔ)者也能輕松學(xué)會”這一程度。
我是這樣記錄“校內(nèi)OA登陸輸入”的使用過程的：
打開校園網(wǎng)初中部→點(diǎn)擊“中文”→點(diǎn)擊網(wǎng)頁下方小字：校內(nèi)OA→輸入用戶名、密碼進(jìn)入→點(diǎn)“教育教學(xué)”欄→點(diǎn)“必修課程”欄→點(diǎn)“某班語文”→右邊點(diǎn)“查看學(xué)生”→點(diǎn)“單次成績”→導(dǎo)入成績→點(diǎn)“學(xué)生名單導(dǎo)出”欄下→載班級學(xué)生名單至桌面→在名單上錄入成績→保存至桌面→點(diǎn)“瀏覽”，從桌面上找到成績單（Excel格式）→雙擊保存→點(diǎn)“取消”→點(diǎn)“教育教學(xué)”欄→點(diǎn)“必修過程”欄→點(diǎn)某班語文→右邊點(diǎn)“查看學(xué)生”，看學(xué)生的成績是否錄入→返回，重復(fù)上述步驟，輸?shù)诙䝼�成績。
這樣的過程記錄看起來?xiàng)l理并不清楚，會覺得很繁雜，所以還要將記錄提煉成關(guān)鍵詞進(jìn)行整理，并形成流程。
經(jīng)過提煉整理，這一操作過程可分六個關(guān)鍵點(diǎn)：
1、登陸：打開校園網(wǎng)→點(diǎn)擊“中文”→點(diǎn)擊“校內(nèi)OA”→輸入用戶名、密碼進(jìn)入
2、進(jìn)入：教育教學(xué)→必修課程→某班語文→查看學(xué)生→單次成績
3、導(dǎo)入：學(xué)生名單導(dǎo)出→下載學(xué)生名單至桌面→錄入成績→保存至桌面→點(diǎn)“瀏覽”，從桌面上找到成績單（Excel格式）
4、保存：雙擊保存→點(diǎn)“取消”
5、查看：點(diǎn)“教育教學(xué)”→必修過程→某班語文→右邊點(diǎn)“查看學(xué)生”，看成績是否錄入→返回
6、重復(fù)：重復(fù)上述步驟，輸?shù)诙䝼�成績，直至最后完成。
為了保證下次操作依然快速、輕松地完成，某些關(guān)鍵點(diǎn)要作說明，比如“在名單上錄入成績”旁要注明“一次只能錄入一個成績，而且要核對名單與成績是否一致”，否則很容易出錯。又比如在“雙擊保存成績”后，要注明“對跳出來的頁面要點(diǎn)擊‘取消’，”否則前面的操作將全部作廢。
“OA系統(tǒng)登陸輸入”是如此，我想其它一些類似之事也可仿此記錄、提煉，形成流程，如微課制作用的'“E板會使用流程”，教師培訓(xùn)用的“培訓(xùn)報名及評價流程”，“出境游前的物品準(zhǔn)備流程”等。
■怎么比較快地找到已建好的流程文檔呢？
一個問題解決了，另一個問題也接踵而至：我寫下的流程待到要用時卻怎么也找不到了。
最簡單的辦法是將這種不常用的流程文檔打印出來貼在電腦旁，比如在賓館，我就發(fā)現(xiàn)在房間電腦邊貼有“如何使用電腦上網(wǎng)流程”，我使用電腦時一看就知道該如何上網(wǎng)了，不需要再問服務(wù)員了。
但放在電腦邊的流程容易丟失，我碰到過。所以，我想了另一種辦法，就是將這一流程文檔歸入可查詢的“不常用操作流程”這系統(tǒng)之中，為此我建立了“不常用操作流程”系統(tǒng)，建系統(tǒng)時我遵循“定名稱”“編目錄”等步驟就很快速建立起來。
在電腦中建一個電子系統(tǒng)的同時，我還建了一個同內(nèi)容紙質(zhì)系統(tǒng)，以便隨時查詢。這一紙質(zhì)系統(tǒng)就是一個30頁的塑料文件夾，文件夾里編有“首頁目錄”，“分頁頁碼”，文件夾脊背部也標(biāo)有跟正面一樣的“系統(tǒng)名稱”。寫好的流程文檔按照目錄，依次放入。
目錄
1、OA系統(tǒng)登陸輸入P1
2、E板會使用流程P2
3、教師培訓(xùn)報名及評價流程P3
4、出境游前的物品準(zhǔn)備流程P6
……
這樣的文件夾（紙質(zhì)子系統(tǒng)）建多了后，又會對查詢造成新的困難，為此我還建一個“總系統(tǒng)”文件夾，將各個子系統(tǒng)的“名稱”錄入“總系統(tǒng)目錄”之中。總系統(tǒng)文件夾適宜放在一排子系統(tǒng)文件夾的左邊，并養(yǎng)成要查詢先看“總系統(tǒng)文件夾”，再看“子系統(tǒng)文件夾”的習(xí)慣。
總系統(tǒng)目錄
1、學(xué)校計劃
2、備課組工作
3、學(xué)生管理
4、測試成績
5、教師考核
6、不常用操作流程
……
■如何克服長期依賴的心理
好幾個學(xué)期，我對辦公室“期末鬧哄哄”現(xiàn)象不以為然，認(rèn)為，覺得“做事寫流程，歸入系統(tǒng)”的做法太麻煩，此等小事臨時問一下同事或相關(guān)專業(yè)人士即可。
其實(shí)，細(xì)究起來，問題并非你所想象那么簡單，這一小事每次依賴別人，那個小事也依賴別人，最后工作效率就低了。
學(xué)校是一個團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員不是為依賴，而是互賴，在團(tuán)隊(duì)中同事或相關(guān)專業(yè)人士讓你咨詢，但你必須學(xué)會成長。互賴是以獨(dú)立為基礎(chǔ)的。
什么是互賴呢？互賴不等于依賴，互賴指一個團(tuán)隊(duì)在完成一個項(xiàng)目時，各成員既要有獨(dú)立處事的習(xí)慣和能力，充分發(fā)揮各自的長處，又要有互助合作的思想和行為。這里所謂的“獨(dú)立處事”是指團(tuán)隊(duì)成員能獨(dú)立又熟練地完成職責(zé)范圍內(nèi)的事。
“校內(nèi)OA登陸輸入”，第一次我可以請教別人，但第二次我自己成長，第三次我可以為其他同事提供咨詢，那整個團(tuán)隊(duì)就一起成長了。
一個團(tuán)隊(duì)只有在各成員獨(dú)立完成自己職責(zé)范圍內(nèi)的事的基礎(chǔ)上，通過互助協(xié)作，才能成功做事，這就好比一輛汽車的開動，只有汽車的各個零部件各就各位，獨(dú)立又熟練地完成各個操作才可實(shí)現(xiàn)，如果有一個部件不能獨(dú)立運(yùn)作，很可能會導(dǎo)致整輛汽車都開動不了。
記得在一次“肯得基——一個成功的商業(yè)系統(tǒng)”的案例分析中，提到“最小的事也要形成文本”。
由此看來，最小的事也要形成文本，對已形成的文本不是束之高閣，而是要反復(fù)提煉其要素，從中尋找事情背后的規(guī)律和原則，形成流程和標(biāo)準(zhǔn)，并歸入相應(yīng)的位置，形成系統(tǒng)。
這樣，團(tuán)隊(duì)成員的為人處事就會變得簡單、輕松、快樂。
創(chuàng)建系統(tǒng)和運(yùn)用系統(tǒng)，是一種高境界。
基于以上認(rèn)識，我的“不常用做事操作流程與標(biāo)準(zhǔn)”的系統(tǒng)文件夾放在辦公桌上，每每有人問我一些不經(jīng)常做的事情，如成績輸入、培訓(xùn)點(diǎn)評、寫總結(jié)等處理過程的流程與標(biāo)準(zhǔn)，我馬上就可以給到他，這大大節(jié)約了我和大部分老師的時間，工作效率明顯提高。
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