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工程項(xiàng)目采購管理論文
在日常學(xué)習(xí)、工作生活中,大家都有寫論文的經(jīng)歷,對論文很是熟悉吧,論文寫作的過程是人們獲得直接經(jīng)驗(yàn)的過程。那么你有了解過論文嗎?下面是小編為大家整理的工程項(xiàng)目采購管理論文,希望對大家有所幫助。
工程項(xiàng)目采購管理論文1
摘要:
結(jié)合工程項(xiàng)目物資采購管理的實(shí)際,闡述了物資采購管理運(yùn)作過程中如何做好物資市場調(diào)查、編制采購計(jì)劃、確定采購模式,以及供應(yīng)商的確定和管理等工作,提出了降低物資設(shè)備采購成本的建議。
關(guān)鍵詞:
物資采購管理;采購計(jì)劃;供應(yīng)商;采購成本
物資采購管理是工程項(xiàng)目管理的組成部分,與施工全過程有著密切的聯(lián)系,采購管理的好壞與工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益密切相關(guān)。在市場競爭日益加劇的形勢下,項(xiàng)目物資采購工作尤為重要,離開了物資采購管理工作,項(xiàng)目正常運(yùn)轉(zhuǎn)和企業(yè)的長久生存就會成為無稽之談。物資的采購需要花費(fèi)一定的項(xiàng)目資金,如何合理而有效地使用這些資金,如何使有限的資金發(fā)揮其最大的效用,是項(xiàng)目物資采購管理工作所應(yīng)該關(guān)注的問題之一。根據(jù)工程項(xiàng)目總承包合同價(jià)款內(nèi)容的分析,物資采購成本所占的比重為總承包合同價(jià)款的一半以上,而且物資類別品種多、技術(shù)性強(qiáng)、涉及面廣、工作量大,同時(shí),對其質(zhì)量、價(jià)格和使用進(jìn)度都有著嚴(yán)格的要求,具有較大的風(fēng)險(xiǎn)性,稍有失誤,不僅會影響工程的質(zhì)量、進(jìn)度和成本,甚至?xí)䦟?dǎo)致項(xiàng)目虧損。因此,提高對采購管理工作重要性的認(rèn)識,強(qiáng)化采購管理,對工程建設(shè)項(xiàng)目的順利實(shí)施有著重要的意義。物資采購工作一般包含以下幾個(gè)基本程序:物資市場調(diào)查和成本分析、編制采購計(jì)劃及采購進(jìn)度計(jì)劃、初選合格供貨廠商、采購方式的確定、合同供應(yīng)廠商的確定、供需雙方的合同條款洽談、簽訂訂貨合同、催交、檢驗(yàn)和運(yùn)輸、現(xiàn)場交接及供應(yīng)商的管理。以下結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn),就物資采購管理運(yùn)作過程中如何做好物資市場調(diào)查、編制采購計(jì)劃、確定采購模式,以及供應(yīng)商的確定和管理,提出自己的看法。
一、過程管控
1、物資市場調(diào)查和成本分析
項(xiàng)目進(jìn)場后,要根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)做好物資市場調(diào)查工作。物資市場調(diào)查主要內(nèi)容包括當(dāng)?shù)丶爸苓吀鞣N資源狀況、價(jià)格、主要資源供應(yīng)(生產(chǎn))商情況等,分析上述因素對項(xiàng)目物資設(shè)備采購帶來的利弊,做出可行性調(diào)查報(bào)告。結(jié)合市場調(diào)查報(bào)告與項(xiàng)目概算情況,從量、價(jià)、費(fèi)做好成本分析,對項(xiàng)目的盈虧情況做出大致的了解和分析,為下一步物資采購管理工作打下基礎(chǔ)。
2、物資采購計(jì)劃編制
結(jié)合前期的調(diào)查分析結(jié)果,項(xiàng)目及時(shí)編制《分工號主要物資需用量明細(xì)表》,物資部門據(jù)此編制《主要物資總量控制臺賬》,作為整個(gè)項(xiàng)目物資采購、消耗的總控目標(biāo)。根據(jù)項(xiàng)目的施工進(jìn)場順序和工期要求及時(shí)編制物資采購計(jì)劃,為后續(xù)的物資采購工作做好準(zhǔn)備。
3、物資采購方式的確定
目前,筆者所在公司物資采購主要包括(區(qū)域)招標(biāo)采購、戰(zhàn)略采購、網(wǎng)上競價(jià)采購、詢價(jià)采購4種方式,4種不同的采購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。筆者認(rèn)為,在項(xiàng)目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭壓低物資價(jià)格,幫助采購方以最低價(jià)格取得符合要求的物資。同時(shí),多種采購方式的合理組合使用,也有助于提高采購效率和質(zhì)量,有利于控制采購成本,也凸顯了陽光采購的重要性。
4、供應(yīng)商的選擇和確定
供應(yīng)商的選擇是項(xiàng)目物資采購管理工作的重要組成部分。項(xiàng)目采購時(shí),應(yīng)該本著“公平競爭”的原則,給所有符合條件的廠商提供均等的機(jī)會,一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則,另一方面也能對采購成本有所控制,提高采購項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。在滿足物資采購招標(biāo)文件要求的前提下,不能只看哪家的投標(biāo)價(jià)低就確定哪家中標(biāo)。供應(yīng)商的投標(biāo)價(jià)并非越低越好,合理的價(jià)格才能得到合適的產(chǎn)品。俗話說:“一分錢一分貨”,在市場經(jīng)濟(jì)條件下,決定了廠商必然要注重經(jīng)濟(jì)效益,作為供貨商不能無利可圖,絕不會做賠本買賣,物資采購方要有這樣的基本認(rèn)識。以設(shè)備采購為例,有些投標(biāo)單位為了中標(biāo),盡量壓低標(biāo)價(jià)。一旦中標(biāo)后,則在實(shí)施過程中想方設(shè)法追加設(shè)備款或在其他方面想辦法得以補(bǔ)償,形成鉤魚工程。雖然我們可以通過加強(qiáng)現(xiàn)場監(jiān)理來保證產(chǎn)品質(zhì)量,但往往會拖延工期,致使設(shè)備不能按期交貨,不能投入正常使用,發(fā)揮不了效益。表面上看是節(jié)省了設(shè)備投資,實(shí)際上得不償失。因此,對供應(yīng)商的選擇和確定原則上應(yīng)考慮以下因素:一是投標(biāo)廠商的實(shí)力及履約能力;二是根據(jù)對廠商資金和信譽(yù)度的調(diào)查,選擇可靠的供貨商;三是產(chǎn)品質(zhì)量可靠;四是產(chǎn)品價(jià)格合理;五是有無其他優(yōu)惠條件;六是售后服務(wù)等?傊,要進(jìn)行綜合分析比較選擇確定供應(yīng)商,以達(dá)到規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),以及質(zhì)優(yōu)、價(jià)優(yōu)、保障供應(yīng)之目的。另外,工程中大宗物資(如鋼材、電纜等)的采購,對工程進(jìn)度和工程成本影響很大,因此,為了保險(xiǎn)起見,大宗物資的采購要考慮供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題,避免單一貨源,尋求多家供應(yīng)。一般來說,某一種大宗物資設(shè)備的采購,選擇供應(yīng)商的數(shù)量以不超過2~3家為宜,規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)。這種做法的好處是:從采購方來說,尋求多家供應(yīng),保證了所選供應(yīng)商承擔(dān)的'供應(yīng)份額充足,減少了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn),有利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià),提高了采購成本控制的力度;從供應(yīng)商來說,穩(wěn)定的批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢,可以給采購方以商業(yè)折扣,減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用。
5、供應(yīng)商的管理
物資運(yùn)抵施工現(xiàn)場檢驗(yàn)交接后,并不意味著采購管理工作的完成,在物資采購后期的管理工作中,除落實(shí)供應(yīng)商的售后服務(wù)外,還要把對供應(yīng)商的管理做為項(xiàng)目采購管理的一個(gè)部分。通過對供應(yīng)商的管理,一方面可以通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證,另一方面又可在時(shí)間長短和購買批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢,對降低項(xiàng)目采購成本有很大的好處。以下幾點(diǎn)值得注意:一是與供應(yīng)商的合作關(guān)系。對于采購方來說,一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商,應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則,建立一種雙贏的合作關(guān)系,使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢,也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶,以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立,能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。二是供應(yīng)商行為的績效管理。在與供應(yīng)商的合作過程中,應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進(jìn)行績效管理,以評價(jià)供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。例如,建立供應(yīng)商績效管理信息系統(tǒng),對供應(yīng)商進(jìn)行評級,建立量化的供應(yīng)商行為績效指標(biāo)等,并利用績效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作,即增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短合作時(shí)間等,對供應(yīng)商以激勵(lì)和獎(jiǎng)懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為,保證優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)及時(shí)地供貨。三是貨款支付的影響。在施工中,由于各種原因往往會造成業(yè)主對工程款的滯后支付,這樣就會影響到項(xiàng)目部流動資金的緊張,拖欠供貨商貨款的情況也會時(shí)有發(fā)生。若短時(shí)間拖欠貨款,可以通過協(xié)商解決;若長時(shí)間拖欠貨款,采購方應(yīng)該采取積極的應(yīng)對措施,根據(jù)資金情況按輕重緩急盡快支付貨款。否則,采購方的信譽(yù)度將大大降低,物資的及時(shí)、低價(jià)采購及賒欠的能力也隨之降低,給工程項(xiàng)目的運(yùn)作帶來極大的不便。這也是在對供貨商管理過程中值得注意的問題。
二、對降低物資采購成本的幾點(diǎn)建議
1、充分認(rèn)識采購環(huán)境的影響
物資采購的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會產(chǎn)生重要的影響。外部環(huán)境包括國內(nèi)和國際環(huán)境,在全球化的大趨勢下,國際采購環(huán)境的變化,例如,鋼材、有色金屬等價(jià)格的波動,對國內(nèi)原材料的價(jià)格將產(chǎn)生影響;國內(nèi)環(huán)境的影響包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在等各種因素。因此,物資采購策略的制定和采購計(jì)劃的實(shí)施,必須充分考慮國內(nèi)外采購環(huán)境對價(jià)格的影響,并做出正確的評價(jià)、預(yù)測和研判。在滿足現(xiàn)場施工進(jìn)度的前提下,一個(gè)好的項(xiàng)目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項(xiàng)目整體運(yùn)作帶來利益。充分利用采購環(huán)境的一個(gè)重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、了解熟悉國內(nèi)物資的供求信息,建立有關(guān)的市場信息機(jī)制,并根據(jù)項(xiàng)目的資金情況視外部采購環(huán)境和內(nèi)部場地等收料條件,確定采購策略和采購計(jì)劃,以達(dá)到有效利用采購環(huán)境來降低采購成本之目的。另外,目前的國內(nèi)市場物資采購環(huán)境一般來說多為買方市場,充分利用買方市場的優(yōu)勢運(yùn)籌帷幄,利用供應(yīng)商之間激烈競爭組織供應(yīng),可以實(shí)現(xiàn)貨源充足及穩(wěn)定、價(jià)格理想、預(yù)付款不支付或少支付、貨款可延后支付、服務(wù)良好等優(yōu)越條件,科學(xué)組織物資供應(yīng),有效降低采購成本。
2、建立市場信息平臺、資源共享
工程項(xiàng)目部物資管理部門要建立良好的市場信息機(jī)制,做到在項(xiàng)目采購中“知己知彼”,并對采購環(huán)境有充分的了解和把握,使得采購方處于供需雙方的有利地位,獲得價(jià)格上的優(yōu)勢。否則,如果缺乏對相關(guān)信息的掌握,會造成采購工作的延誤、采購預(yù)算的超支,失去成本控制的優(yōu)勢。采購方建立市場信息機(jī)制應(yīng)考慮以下幾個(gè)方面:一是建立重要物資供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫,以便在需要時(shí)能隨時(shí)找到相應(yīng)的供應(yīng)商,以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息;二是建立同一類物資的價(jià)格目錄,以便采購方能進(jìn)行比較和選擇,充分利用競爭的辦法獲得價(jià)格上的利益;三是建立供應(yīng)商績效、信譽(yù)度考核記錄,為物資采購過程中的優(yōu)勝劣汰提供依據(jù);四是對市場情況進(jìn)行分析和研究,作出市場變化的預(yù)測,使采購方在制定采購計(jì)劃、決定采取何種采購方式時(shí),能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。
3、預(yù)測市場價(jià)格的變化適時(shí)備料
工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場的備料,除根據(jù)施工進(jìn)度計(jì)劃對物資的需求以外,還應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目資金情況預(yù)測市場價(jià)格的變化,以降低采購成本。例如,工程鋼材和電纜系大宗物資采購,對工程造價(jià)影響較大,這就要求我們根據(jù)市場價(jià)格浮動的趨勢和工程項(xiàng)目施工計(jì)劃,同時(shí),還要考慮周轉(zhuǎn)資金的有效利用和利率等情況,選擇合適的進(jìn)貨時(shí)間和批量,以避免受外部環(huán)境的影響,物資價(jià)格背離正常水平,造成采購成本的增加。
綜上所述,由于物資的費(fèi)用在整個(gè)項(xiàng)目造價(jià)中所占的比重較大,在項(xiàng)目采購管理中,要充分做好市場調(diào)查、計(jì)劃的編制,以及采購方式的確定等工作,為后期供應(yīng)商的選擇和供應(yīng)商的管理奠定基礎(chǔ)。同時(shí),如何做好供應(yīng)商的管理也是采購工作的重中之重。因此,在加強(qiáng)項(xiàng)目采購管理工作時(shí),應(yīng)該確立采購全過程成本的概念,獲得了低價(jià)的物資固然是成本的降低,但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時(shí)快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。另外,要科學(xué)地籌劃庫存,庫存的多少要通過采購成本的測算來確定,以達(dá)到對整個(gè)項(xiàng)目采購管理總成本的控制和降低。
工程項(xiàng)目采購管理論文2
提要:
由于我國在高端、精密制造方面的局限,每年大量的工程項(xiàng)目建設(shè)中,總有部分比較關(guān)鍵的、重要的設(shè)備、材料依賴于進(jìn)口。同時(shí),由于涉外采購周期長、過程復(fù)雜、牽涉面廣、牽涉事情多,容易因?yàn)楣芾淼牟坏轿挥绊懖少,以至于影響整個(gè)工程進(jìn)度。如何做好涉外采購管理,就是我們相關(guān)公司、相關(guān)人員必須認(rèn)真對待的問題。
關(guān)鍵詞:
工程項(xiàng)目;涉外;采購管理
當(dāng)今,工程項(xiàng)目管理在國內(nèi)的發(fā)展日益成熟,項(xiàng)目的采購管理也日益規(guī)范,但由于工程項(xiàng)目的復(fù)雜性,項(xiàng)目采購人員的素質(zhì)水平問題,以及在采購管理中采購人員和技術(shù)人員、業(yè)主的配合問題,在項(xiàng)目采購過程中經(jīng)常出現(xiàn)問題。尤其涉外采購的物品,通常都是項(xiàng)目中比較特殊、比較關(guān)鍵的設(shè)備、材料、服務(wù)等,不但采購周期長、涉及金額大,而且由于不同的國家不同的文化、法律環(huán)境、距離的遙遠(yuǎn),大都操作難度比較大,對項(xiàng)目的影響大,管理也比較困難,采購管理更容易出現(xiàn)問題。在一些大型工程項(xiàng)目中,經(jīng)常因?yàn)橐恍┥嫱獠少弳栴},導(dǎo)致工程延期,給整個(gè)項(xiàng)目帶來巨大的損失,因此在工程項(xiàng)目采購管理中,必須重視涉外采購管理。
一、項(xiàng)目采購活動中的前期工作
項(xiàng)目確立之后,就要啟動項(xiàng)目的采購工作,確定項(xiàng)目的采購計(jì)劃,落實(shí)項(xiàng)目采購內(nèi)容的構(gòu)成,做出市場分析、技術(shù)分析。
然后,同概算部門聯(lián)系,確定采購內(nèi)容的預(yù)算,制定出詳細(xì)的采購計(jì)劃,根據(jù)采購內(nèi)容的技術(shù)協(xié)議和技術(shù)部門的建議,大體確定項(xiàng)目采購內(nèi)容中涉外采購的范圍,然后根據(jù)采購計(jì)劃,細(xì)分采購內(nèi)容。
1、分解目標(biāo),制定計(jì)劃。
對工程項(xiàng)目的采購內(nèi)容基本確定之后,就需要制定明確的采購計(jì)劃,然后根據(jù)項(xiàng)目的安排、技術(shù)清單、歷史經(jīng)驗(yàn)等,分析采購內(nèi)容,分解采購內(nèi)容,按照采購內(nèi)容的特性,把采購內(nèi)容分解成為便于操作的單體目標(biāo),然后按照分目標(biāo),規(guī)劃目標(biāo)人力資源計(jì)劃,制定分目標(biāo)的采購計(jì)劃,采購管理計(jì)劃要簡明扼要,條理清晰。
2、完善項(xiàng)目采購人員配置,確定相關(guān)責(zé)任人。
采購目標(biāo)分解、計(jì)劃確定之后,就需要按照計(jì)劃配備專業(yè)的采購人員,確保目標(biāo)明確、信息通暢、責(zé)任到人。由于涉及到涉外采購的內(nèi)容一般都比較復(fù)雜、技術(shù)性強(qiáng),在國際采購的招標(biāo)文件中,不同的國家、不同的類別、項(xiàng)目性質(zhì)和工程公司的設(shè)計(jì)概念可能各不相同,采用設(shè)備和材料的標(biāo)準(zhǔn)也有差異。同時(shí),涉外采購過程復(fù)雜。國際采購的物資供應(yīng)程序和手續(xù)復(fù)雜,大致包括:初步選擇貨源、初步詢價(jià)、比價(jià)、推薦供貨商、報(bào)送業(yè)主或監(jiān)理批準(zhǔn)、談判及簽訂合同、辦理進(jìn)口許可、開具銀行支付信用證、港口接收和商檢、辦理免稅、清關(guān)、運(yùn)輸及倉儲、現(xiàn)場物資的調(diào)撥及管理。另外,國際采購貨源廣泛,但優(yōu)選有時(shí)也會比較困難,對于一些比較特殊的設(shè)備、材料,必須經(jīng)過大量的考察。而且國際涉外采購價(jià)格影響因素多,采購內(nèi)容的價(jià)格不僅與特性和質(zhì)量有關(guān),還將根據(jù)采購的數(shù)量、交貨方式、付款條件及服務(wù)要求的內(nèi)容不同而變化;還受國際市場需求、匯率變化以及運(yùn)輸方式及其費(fèi)用、稅率和保險(xiǎn)等影響;再則,國際市場資信水平參差不齊,管理不力容易出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量不滿足要求等問題,進(jìn)而嚴(yán)重影響項(xiàng)目的順利進(jìn)行。為此,對于涉外采購人員的選擇更要嚴(yán)格謹(jǐn)慎。各崗位的人員應(yīng)當(dāng)具備一定的專業(yè)能力和較強(qiáng)的溝通能力,具有較強(qiáng)的法律意識和合同管理能力。專業(yè)能力不僅包括對所負(fù)責(zé)的材料屬性有一定的認(rèn)識,還要對材料管理的流程有一個(gè)清晰的思路。采購人員的素質(zhì)對于項(xiàng)目的采購起著決定性的作用。選定人員之后一定要明確責(zé)任,清晰計(jì)劃,確保采購計(jì)劃能夠有條不紊地進(jìn)行下去。
3、建立完善的檢查及考核獎(jiǎng)懲制度。
確定了采購計(jì)劃及采購人員之后,要想在保證滿足使用需要及優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)上獲得合理的價(jià)格,就必須制定完善的內(nèi)控制度,嚴(yán)格的檢查制度,合理的獎(jiǎng)懲制度,方能進(jìn)行認(rèn)真的市場調(diào)研,采取合適的采購方式,確定合適的供應(yīng)商,簽訂規(guī)范的合同,執(zhí)行嚴(yán)格規(guī)范的驗(yàn)收手續(xù)。嚴(yán)格完善的檢查內(nèi)控制度是規(guī)范采購行為的保障,而合理的獎(jiǎng)懲制度是采購人員工作的動力。因此,一個(gè)高效的采購管理,應(yīng)當(dāng)建立完善的檢查及考核獎(jiǎng)懲制度。
4、建立完善高效的計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)。
為了更加有效地進(jìn)行采購管理,采購管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化是必不可少的,因此采購活動伊始就必須建立完善的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),使得采購管理清晰高效。
二、工程項(xiàng)目涉外采購活動實(shí)施及控制采購活動
經(jīng)過前期的準(zhǔn)備之后,便正是進(jìn)入實(shí)質(zhì)性的采購活動當(dāng)中。通常采購活動的實(shí)施,大都包含如下幾個(gè)過程:
1、詢價(jià)。
由于涉及國際采購,所以所有的采購內(nèi)容都需要準(zhǔn)備英文文件,在這個(gè)過程中,必須注意用詞的準(zhǔn)確,因?yàn)橹杏⑽睦斫獾腵不同造成的對于詢價(jià)文件理解的差異,往往不但會浪費(fèi)大量的時(shí)間澄清,還會造成不必要的麻煩,所以能正確理解文件的準(zhǔn)備是整個(gè)工作能夠順利的基礎(chǔ)。詢價(jià)實(shí)際上是一個(gè)拉大網(wǎng)撈魚的過程,對于一些比較常規(guī)的采購內(nèi)容,往往不用花費(fèi)太大的功夫,但對于一些比較特殊的設(shè)備、材料,則可能需要大量的考察才能夠大概確定一些范圍。在這個(gè)過程中,采購人員需要及時(shí)和設(shè)計(jì)技術(shù)人員聯(lián)系,獲取最準(zhǔn)確、最新的采購內(nèi)容要求,同時(shí)考查廠家相同或相似采購內(nèi)容的過往業(yè)績,以保證詢到的廠家基本能夠滿足要求,如此方能選擇到滿足要求的廠家。
2、供貨商的選擇。
選定幾家大體滿足要求的廠商之后,資格審查是一項(xiàng)在供貨商選擇中非常重要、且必不可少的工作。
審查內(nèi)容包括供貨單位的企業(yè)等級、資質(zhì)、人員、技術(shù)、財(cái)務(wù)、設(shè)備、信譽(yù)及同類產(chǎn)品制造業(yè)績等狀況。目的是拒絕不合格的參與進(jìn)來,確保參加投標(biāo)的單位具有履約能力和一定的信譽(yù),以減輕隨后的工作。
然后,就需要聯(lián)系技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)上的確認(rèn),可選定三四家作為備選供貨商,對于一些比較復(fù)雜、技術(shù)含量高的設(shè)備、技術(shù)必須抓緊時(shí)間組織設(shè)計(jì)技術(shù)人員和供貨商進(jìn)行技術(shù)談判,澄清一些技術(shù)上的問題,確保供貨商能夠理解供貨內(nèi)容的技術(shù)要求,力求供貨商可以提供滿足要求的貨品,考察供貨商的資質(zhì)和業(yè)績,確認(rèn)供貨商有能力提供要求的商品。同時(shí),簽訂技術(shù)協(xié)議,作為合同的一部分。當(dāng)然,對于一些系列化的、或者是標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品,則不需要如此復(fù)雜的過稱,但也要技術(shù)人員確認(rèn)廠家的資質(zhì)。之后就可以組織投標(biāo),從這三四家供貨商中優(yōu)選出采購內(nèi)容的最終提供商。所有這些工作,必須有一個(gè)明確的計(jì)劃,否則由于國際采購文化、距離、時(shí)間上的問題,經(jīng)常會造成進(jìn)度拖延及費(fèi)用的大量浪費(fèi)。
3、合同管理及進(jìn)度管理。
簽訂合同之后,便是授權(quán)供貨商可以開始生產(chǎn)了。在這個(gè)時(shí)間段里,采購人員須做好兩件事。
第一就是合同管理。要監(jiān)控供貨商確保按照合同進(jìn)行組織生產(chǎn),同時(shí)密切聯(lián)系設(shè)計(jì)技術(shù)人員和業(yè)主,使最新的變更能夠及時(shí)的到達(dá)供貨商處,反應(yīng)在合同里面;隨之要做的就是聯(lián)系施工方,確定采購內(nèi)容的施工安裝時(shí)間,密切注意采購內(nèi)容的生產(chǎn)進(jìn)度,確保采購內(nèi)容能夠在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間到達(dá)施工現(xiàn)場,以避免采購內(nèi)容過早或者晚到施工現(xiàn)場而造成工程的浪費(fèi)或者延誤。在供貨商的生產(chǎn)過程中,還可以適當(dāng)?shù)臅r(shí)間組織技術(shù)人員和業(yè)主到供貨方進(jìn)行技術(shù)落實(shí)和檢查。在這個(gè)過程中,盡量避免不相干的人員去隨行檢查,以盡量節(jié)省費(fèi)用。另外,合同管理中很重要的一點(diǎn)就是必須把貨款支付和供貨內(nèi)容的質(zhì)量和進(jìn)度管理納入控制范圍內(nèi),免得出現(xiàn)意想不到的差錯(cuò)。合同貨物起運(yùn)之前需要組織采購內(nèi)容的最終驗(yàn)收,這個(gè)過程中同樣要注意讓負(fù)責(zé)此內(nèi)容的技術(shù)人員去驗(yàn)收,而不是徒然浪費(fèi)資金與時(shí)間讓不相干的人員去。這一點(diǎn)在國際采購過程中出現(xiàn)差錯(cuò)的不在少數(shù)。往往有一些領(lǐng)導(dǎo)或者不相干的人趁著驗(yàn)收的機(jī)會出去,錢花了、時(shí)間也浪費(fèi)了,但驗(yàn)收的目的卻達(dá)不到,使得實(shí)際到貨的物品與實(shí)際要求有差距,再去彌補(bǔ),造成大量的時(shí)間與費(fèi)用的浪費(fèi),嚴(yán)重的造成整個(gè)工程項(xiàng)目進(jìn)度的拖延。
4、涉外采購活動后期的管理。
采購管理的后期便是需要聯(lián)系協(xié)調(diào)供貨商的后期服務(wù),以及零配件服務(wù),零配件以及各類易損件的獲取。售后服務(wù)內(nèi)容包括安裝監(jiān)督、調(diào)試、提供備件、負(fù)責(zé)維修、人員培訓(xùn)等工作,以便工程項(xiàng)目的順利完工及開工。之后便是合同的審計(jì)與歸檔,這是整個(gè)采購管理工作中不可缺少的一環(huán)。
三、工程項(xiàng)目涉外采購管理總結(jié)思考
任何一個(gè)工程項(xiàng)目,尤其是大的工程項(xiàng)目,不管前面做得如何出色,大都在其過程中會出現(xiàn)形形色色的問題,尤其是國際采購活動。所以不管在采購活動過程中,還是在采購活動結(jié)束后,都應(yīng)當(dāng)對這次的采購活動做一個(gè)總結(jié)。
1、采購過程中哪些供應(yīng)商屬于優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商,做一個(gè)備案,以便將來工程項(xiàng)目能夠利用,這樣能夠降低采購成本。
對于一些規(guī)范產(chǎn)品,可以選定一些供應(yīng)商作為長期合作的供應(yīng)商,與供應(yīng)商建立長期的合作關(guān)系,使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢,也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶,以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。同時(shí),可以提高將來同類工程項(xiàng)目采購的效率和質(zhì)量。
2、采購過程中與設(shè)計(jì)技術(shù)人員、施工方、業(yè)主方、供貨方的聯(lián)系是否緊密。
每一個(gè)要求是否都能夠在最短時(shí)間內(nèi)溝通,有哪些地方需要做出改進(jìn),供貨商的監(jiān)控是否到位?這些總結(jié)都會是下一次工程項(xiàng)目采購的寶貴財(cái)富,能夠?yàn)橄乱淮尾少徧峁┯行У亟梃b,從而為將來的采購降低成本打下基礎(chǔ)。
3、檢查總結(jié)整個(gè)采購活動管理是否規(guī)范。
有哪些需要改進(jìn)的地方?一些能夠有效降低采購成本的方式方法有沒有得到充分的利用?整個(gè)采購活動的安全保密工作是否到位?采購管理軟件的運(yùn)用是否有效?找出整個(gè)采購管理活動的漏洞,從而加以改進(jìn)。
四、結(jié)束語
大型的工程項(xiàng)目通常都比較復(fù)雜,影響因素千變?nèi)f化,工程項(xiàng)目的采購活動更是影響項(xiàng)目順利進(jìn)行的關(guān)鍵因素。國際采購因素復(fù)雜,影響大、影響面廣,如果沒有一個(gè)高效的管理,將會給工程項(xiàng)目帶來嚴(yán)重的影響。隨著社會的發(fā)展,國內(nèi)的工程項(xiàng)目越來越多,再加上國內(nèi)工程公司國際市場開發(fā)力度的不斷加強(qiáng),對外承包的國際工程總承包項(xiàng)目也日益增多,涉及到的國際采購活動越來越多。隨著項(xiàng)目管理的不斷成熟與完善,作為項(xiàng)目管理中的重要部分的國際項(xiàng)目采購管理將越來越受到重視,項(xiàng)目采購工作業(yè)績的高低將直接影響到工程項(xiàng)目的利潤,采購活動的有效進(jìn)行是一個(gè)項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)。項(xiàng)目采購管理者應(yīng)積極學(xué)習(xí)與相互借鑒成功經(jīng)驗(yàn),并根據(jù)項(xiàng)目本身的特點(diǎn),在實(shí)踐中摸索出適合自己的國際采購管理方法,從而有效降低工程項(xiàng)目采購管理成本。
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