企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)設計研究論文
如今我國的信息技術處于迅猛發(fā)展的階段,企業(yè)業(yè)務與IT系統(tǒng)的融合也越來越密切,許多的大型企業(yè)都是依靠計算機的管理程序進行企業(yè)管理。伴隨著企業(yè)管理日益信息化的發(fā)展進程,越來越多的信息設備被引進和利用,IT資產也成為企業(yè)的重要資產組成部分。企業(yè)IT資產主要是指企業(yè)中能夠為企業(yè)創(chuàng)造價值、帶來收益的硬件、軟件和信息資產。采用IT資產管理系統(tǒng)對企業(yè)進行信息化的管理可為企業(yè)節(jié)省大量的時間、人力和物力,在企業(yè)的業(yè)務成本、運行與管理和工作效率各方面都發(fā)揮著十分重要的作用。但是面對日益激烈的市場競爭,對企業(yè)對IT系統(tǒng)的要求上升到新的高度,更加追求IT系統(tǒng)的可用性、可靠性和安全穩(wěn)定性。可是企業(yè)IT資產系統(tǒng)存在統(tǒng)計成本高,更新管理和信息跟蹤難的問題,且要求管理人員在資產安裝、使用、變更、報廢回收的整個資產生命周期中都能完成科學合理的管理工作,又是對管理人員自身技術能力的一大挑戰(zhàn)。因此進行企業(yè)IT資產管理的優(yōu)化,使其能夠更好地為企業(yè)服務是企業(yè)管理人員首要考慮與解決的問題。
1IT資產和IT資產管理的特點
IT是InformationTechnology的簡稱,即信息技術,IT資產簡單的講就是信息技術個人或集體所屬的資源,具體可分成實物資產,軟件資產和信息資產等。實物資產,即硬件,它的特點是屬于固定資產,易磨損,更新速度快,且更新成本高;軟件資產的特點是屬于無形資產,企業(yè)購買的只是軟件的使用權,并可升級可復制;信息資產的特點是可復制性和依賴性。企業(yè)的IT資產管理系統(tǒng)是指以個人計算機為基礎的綜合資產管理系統(tǒng),是將從企業(yè)中日益增多的個人計算機、各種信息產品、工具、備品、租借品等IT資產的信息通過數據庫進行的一體化管理。使用IT資產管理系統(tǒng)可有效降低成本和自動化資產生命周期,幫助企業(yè)更好的了解資產成本、風險和合同,從而做出更為明智的決策。與IT資產的各個特點相對應的IT資產管理的特點有企業(yè)IT實物資產的管理是實物資產全生命周期的管理,是異構系統(tǒng)集成的管理;對軟件資產的管理是許可證管理、補丁管理、升級管理;對信息資產的管理是對信息要求、獲取、服務與退出的全生命周期的管理,包括信息的檢索、備份、復制和存儲。IT資產管理人員對企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)的設計要立足于IT資產與IT資產管理的特點,進行有針對性的設計。
2現階段我國企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)的發(fā)展現狀
盡管在我國現階段,企業(yè)業(yè)務與IT系統(tǒng)已經相當融合,IT系統(tǒng)在幫助企業(yè)降低成本,提高效率方面做出了杰出的貢獻,但是其中仍然存在著諸多的問題,第一,IT資產統(tǒng)計成本高,企業(yè)需要經常統(tǒng)計企業(yè)內部各個部門的IT資產情況,且每進行一次統(tǒng)計都要消耗大量的人力、物力和財力。第二,IT資產更新管理難,企業(yè)中IT資產的轉移、維修、報廢、升級等都會對IT資產信息的統(tǒng)計造成很大的麻煩。第三,IT資產信息跟蹤難,IT資產數量過于龐大,內容也相當復雜,而且信息的更新速度十分快,這讓企業(yè)對IT資產信息的跟蹤工作難度加大。第四,IT資產效用評估難,IT資產的效益回報都是以隱性服務效益為主的,對它的.效用評估很難有一個清晰具體的把握。如何對IT資產的整個生產周期進行科學有效的管理是每一個管理工作者面臨的挑戰(zhàn)。在進行對企業(yè)的IT資產管理系統(tǒng)的設計時需要充分考慮到當前的發(fā)展問題,以做到研發(fā)最有價值最貼切實際的企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)。
3企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)設計思想及系統(tǒng)需求
企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)是集管理與服務為一身的系統(tǒng),對它的設計應該致力于令它滿足企業(yè)對它的實際需求,即要求企業(yè)的IT資產管理系統(tǒng)能夠正確管理企業(yè)內部各個部門及相應職員的詳細信息;能夠根據用戶的不同身份采取不同的管理手段,為用戶提供相適應的權限;能夠對系統(tǒng)功能的增刪改查進行實時控制;能夠及時收集資產遷移等變動信息,并提供詳細準確的資產使用情況報告;能夠提供相應的系統(tǒng)安全管理,用戶登陸和相應的安全驗證管理;能夠為管理部門的工作決策提供數據支持等等,總之設計企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)的最終目標是利用該系統(tǒng)實現企業(yè)IT資產管理的信息化,幫助企業(yè)降低成本,防范風險,以提高工作效益。另外對企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)的設計還需要注意以下幾點:第一,對系統(tǒng)的設計應力求操作的簡便,使每一個員工都能進行正確的操作。第二,要將系統(tǒng)中的數據格式相統(tǒng)一,使企業(yè)各個部門之間的各種數據得以標準化,這樣的話方便企業(yè)內部的合作,有利于達成數據的一致和成果的共享。第三,要保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性,這是保障整個企業(yè)的工作可以順利進行的關鍵。第四,對企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)的設計要注意系統(tǒng)的發(fā)展環(huán)節(jié),要為系統(tǒng)日后的更新升級留有充足的余地。
4企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)的功能模塊
企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)的功能模塊主要指的是設備管理模塊,配件管理模塊,軟件管理模塊,耗材管理模塊和服務管理模塊五大模塊。對企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)的設計對這五大模塊的建設都有相對應的建設目標。分別是:在IT資產設備入庫時,建立相對應的基本檔案,記錄設備的基本信息、配件、軟件和歷史臺賬等信息,并對設備管理的常用工作提供軟件支持,當設備資產被員工使用時,還需對員工的基本信息進行備案;建立軟件檔案卡,對軟件的介質、使用臺賬、使用人情況等信息進行詳細記錄;做好耗材的登記、領用和庫存的管理工作,提供零庫存查詢功能;對服務合同進行管理,記錄服務合同的基本信息和歷史臺賬信息。除此之外,還有對企業(yè)內員工的管理工作,對每個報障事件的管理服務工作,對操作本系統(tǒng)的用戶進行操作管理等等。簡單的講,對企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)的設計工作主要要做到對IT資產信息的集中管理、分類歸檔管理和全面的查詢統(tǒng)計。
5企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)的總體設計
5.1系統(tǒng)管理模式設計
IT資產在進入企業(yè)內部之時都要事先進行檔案卡的設備,將IT資產的流動過程和維修過程都一一納入檔案卡之中。檔案卡中的數據應分為動態(tài)數據、靜態(tài)數據和配置數據三種,分別記錄檔案卡的流轉記錄;類別、名稱、廠家、登記人、ID、價格、入庫時間、資產所屬等信息;配屬零配件的信息。
5.2系統(tǒng)功能的設計
軟件、設備、配件、耗材、服務、系統(tǒng)、報表等八項管理內容共同組成了管理系統(tǒng)設計的重要內容。具體來說,設備記錄、領取、查詢等相關硬件的管理都屬于設備管理的范疇,而進行設備管理的第一步就是工作人員要對相關設備進行入庫登記,只有經過入庫登記的硬件設備才能夠按規(guī)定領取使用。在具體的管理過程中,需要注意下面幾個原則:第一,通常情況下,入庫的新設備都將被默認為“已入庫可用”狀態(tài);第二,更改入庫設備狀態(tài)時,只有“已入庫不可用”和“已入庫可用”兩種情況下選擇;第三,領用、外借以及等待處理是設備出庫僅有的三種裝填,其中等待處理狀態(tài)的設備可對其進行相關處理,標記“已入庫可用”狀態(tài)的設備能夠進行外借和領用處理;第四,在“報廢”功能中對相關設備進行一定的修改、增加,同時將報廢配件狀態(tài)設置為“已處置”,且在處置原因一欄中填明是報廢;第五,對配件進行相關的管理和設計時,主要是有效實現對配件的入庫登記、領取、處置以及歸還等作用,并將這幾個作用前后有機聯系起來,從而形成一套完整的配件管理體系;第六,對設備進行管理時,還需要注意的是,對那些已經刪除的配件要標記“已入庫狀態(tài)”,且能夠領用。在對設備進行報廢處理時,可以直接進入配件中的“已處置狀態(tài)”,此時的配件將不可以做領用處理。在管理耗材時同樣需要重復上述的方法,將入庫登記、申領等作用有機聯系起來,從而形成一套完整的、科學的耗材管理制度。在對耗材管理進行設計的過程中,可分別對耗材設置“已入庫”、“已領用”、“可領用”、“不能領用”等四種狀態(tài)。管理服務合同可具體分為兩個方面,即外包服務和附屬服務,其中設備的維護、網絡運行以及應急支持等服務屬于外包服務。而合同中規(guī)定的采購服務則屬于附屬服務,與硬件、軟件、配件以及耗材等是相互對應的。軟件管理指的是對軟件進行登記、查詢、領用以及歸還等相關的管理,其也同樣具有四種狀態(tài),即“待入庫”、“已入庫”、“已領用”、“已處置”。管理工作日志指的是記錄每項服務的內容以及提供“服務人”、“服務時間”、“服務客戶”等方面的查詢服務。管理報表統(tǒng)計指的是依據相關的查詢條件,尋找最符合條件的記錄結果集合,以便用戶實現對IT固定資產的統(tǒng)計與管理。管理系統(tǒng)指的是系統(tǒng)管理人員有效實現對組織架構、角色、用戶以及相關權限的有效管理。
5.3技術構架設計
該文所重點分析的技術構架是三層技術構架,總體分成系統(tǒng)平臺、支撐平臺和應用平臺三大部分,其中系統(tǒng)平臺主要是業(yè)務辦公信息處理的平臺,在進行平臺設計時要應采用多層應用體系結構和模塊化的設計方法進行設計,充分保障系統(tǒng)開放性、先進性、可擴展性和跨平臺性優(yōu)勢的發(fā)揮。應用平臺是WEB應用系統(tǒng)提供給用戶的統(tǒng)一的操作平臺,對應用平臺進行設計時需建設和完善業(yè)務處理模塊,并提供對其他業(yè)務系統(tǒng)之間的數據交換接口。所謂的支撐平臺指的是運用組件的形式為事務處理能力提供專項服務,并通過該平臺可有效實現為用戶提供各種服務的功能,且為網絡通訊以及數據庫的讀取提供一定的組件和接口。
6企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)的實現
根據系統(tǒng)功能、IT資產管理系統(tǒng)分為設備管理、配件管理、耗材管理和報表統(tǒng)計等模塊。企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)的實現也主要是指這六大模塊功能的實現。設備管理的功能在于對所有設備的登記、領用、歸還、處置、檔案卡、整合、拆分、查詢、打印,設備登記環(huán)節(jié)包括設備登記、設備修改、設備刪除和設備入庫。對設備入庫的管理主要是對入庫設備設置為可用或不可用,對于不可用的設備、不發(fā)生領用歸還等操作。設備領用是指完成員工做設備的領用登記工作,主要登記更改設備狀態(tài)、增加設備領用的流轉信息、增加設備所攜帶配件的流轉信息。其他的設計工作還包括設備使用人變更、設備歸還、增加和更改配件以及樣本維護。軟件管理實現是指實現軟件管理對全公司所有軟件的登記、領用、歸還、處置、檔案卡、查詢、打印等功能,具體的要求與設備管理相同。服務合同管理的實現主要是實現資產維修管理功能,并實現所有服務登記、檔案卡、打印、查詢等管理功能主要包括資產維修、維修登記、檔案卡三部分。對配件管理的實現是指實現所有配件的登記、領用、歸還、檔案卡、查詢等管理功能,主要包括配件登記、配件領用、配件歸還和檔案卡四部分。對耗材管理的實現也主要指的是企業(yè)內所有耗材的登記、領用查詢、打印等管理功能,主要包括耗材登記、耗材領用和耗材統(tǒng)計三方面。報表統(tǒng)計的實現是將所有的IT資產信息化的過程,要求做到按時間、職能部門、品牌對設備進行統(tǒng)計;按時間、職能部門對軟件進行統(tǒng)計;按時間、職能部門對配件進行統(tǒng)計;按時間、職能部門對耗材進行統(tǒng)計,并且報表統(tǒng)計還支持組合查詢和復雜條件查詢。對工作日志管理的實現主要是維護設備、軟件、配件以及耗材的類別信息,而類別管理主要分為類別添加、類別修改和類別刪除。
7結語
該文對企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)的特點、發(fā)展現狀以及對企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)設計的思路與需求,具體的設計與實現進行了詳細的分析。對日后我國企業(yè)管理的信息化發(fā)展提供了一定的借鑒依據,對促進企業(yè)IT資產管理系統(tǒng)的進一步完善有著十分重要的意義。
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