高職院校學生事務管理信息化建設初探論文
【摘要】21世紀是信息化的時代，信息技術逐步影響到人們日常工作和生活的各個方面。同樣，信息化技術在教育領域中所發揮的重要作用也越來越顯著。利用現代信息技術服務于高校學生工作，特別是為高等職業院校這一職業培養比較強的學校服務，是學生工作適應時代發展的必然選擇，也是學生工作內在規律的必然要求。因此將信息化管理技術引入到學校來進行學生管理工作，減輕管理人員工作量，提高工作效率，強化高校管理水平勢在必行。
【關鍵詞】高職院校學生事務管理信息技術
近年來，隨著信息化技術的迅速發展，信息化管理系統在各行各業及各種領域中都得到了不同程度的應用。作為先進科學技術創造前沿地的高校，更是對這一應用表現出了極大的熱情和依賴，尤其顯著的便是學生工作的全面信息化管理，但是對于高等職業學校實現信息化管理這一先進技術的研究比較少。如何基于網絡建立應用于高職院校的學生事務管理信息化平臺，為提高高職院校學生工作管理水平，學生整體素質和學風建設、學生活動，有很多問題是值得探討的。
一、高職院校學生工作事務管理信息化建設的重要性和必然性
現在我國高職院校的學生信息管理水平普遍不高，有的還停留在紙質基礎上，這種管理方式存在著許多缺點，例如效率低、保密性差，而且時間一長，將產生大量的文件和數據，這給查找、更新和維護帶來了不少困難。這種管理手段已不能適應時代的發展，浪費了許多人力和物力。在當今信息時代這種傳統的管理方法必然被以計算機為基礎的信息管理系統所代替。作為資源的一種，網絡信息資源具有與其他信息資源相同的共性，即它是一種客觀存在的形態，具有一定量的積累，通過它也可以作為一種生產和生活資源為社會創造財富。但是網絡環境下的信息資源不同于以往任何環境下的信息資源。在網絡環境下，信息以計算機可識別的方式存儲于網絡的某一節點上，并且可以在任何需要的時候快速地查找到相應信息。因此加快學生事務管理信息化建設已經逐步成為各高校的共識，更成為各高職院校學生工作的重點。
高職院校學生工作的主要任務除了與各高等學校有相同之處外，還有其獨特的工作特點，即引領學生學以致用，培養應用型人才。所以傳統的學生工作中，依靠原始方法人工完成這些信息的收集、統計、傳遞，一個通知要反復地通知輔導員、班主任，再告知學生，重復勞動多，效率低，時效性差，而借助計算機、網絡等現代信息技術為基礎的學生事務管理系統正好能克服傳統方式下存在的不足。利用學生事務管理信息系統，對于各類學生管理信息進行自動處理，把結果置于網絡上，全校師生可以根據自己的權限進行查詢和處理各種信息。這樣可以大大提高學生管理的工作效率，顯著改善學生的管理水平。
二、高職院校學生工作事務管理系統構建模式及內涵
學生事務管理信息系統是一個龐大而復雜的系統工程，在這個復雜而龐大的系統內，應該有一個總攬全局的核心系統，這個核心系統應該位于中心服務器，擁有一個集合全部與學生管理有關的數據和信息資源數據中心，其他各子系統都是在這個核心系統的框架下進行建設，并且根據不同子系統的權限，可以調用數據中心的有關信息資源。
1．系統構建模式定位：網站模式，構建在校園Intranet/Internet之上的管理平臺
信息技術的深入應用，正在逐漸改變人們的工作方式和生活方式，基于信息化的現代管理思想，不僅要把管理者從以往繁重的手工勞動中解放出來，提供大量的、有效的、實用的`信息咨詢和統計信息，而且還應讓管理者在運用信息化工具的同時，獲得愉快而有價值的工作體驗，在工作中得到自我價值的實現與提升，從而實現信息化“以人為本”的根本出發點。近年來，基于WEB的應用系統支持技術已經很完善，基于Internet的辦公模式也得到了一定程度的實現。因此，我們依據當今信息技術的發展趨勢和高校、高職院校學生工作管理特性，將高校學生事務管理信息系統進一步改革，使高職院校也實現網站模式的學生事務管理信息系統，并且此系統是構建在校園Internet之上。
2．建設內涵：數字化、自動化、網絡化、交互化
依據各高職院校學生工作事務管理所面臨的環境、對象等需要，高職院校學生工作事務管理信息化系統平臺的內涵可以概括為四個方面：
�。�1）信息數字化，即將學生工作的信息以數字化形式加以整理、歸納、運用和共享。這些信息包括學生個體的信息、學生集體的信息、學生家長的信息、與學生工作高度相關者的信息；
�。�2）流程網絡化，即以信息技術來改造學生工作的傳統流程和教育引導方式，實現基于信息化管理平臺的學生工作運行機制；
�。�3）辦公自動化，即依托信息技術實現學生工作的無紙（筆）化辦公，同時突破傳統辦公形式的時空局限，使管理者在可伸縮的時空中愉快地處理學生工作事務；
�。�4）溝通交互化，即依托信息技術實現學院管理者、系部管理者、學生、教師等各主體之間的交互性溝通模式，增強溝通的實時性和有效度。
三、高職院校學生工作事務管理系統功能模塊
圍繞著高職院校學生工作事務管理平臺的建設內涵，此系統的功能模塊包含了我們前面所涉及的全部核心系統和子系統（功能系統），現就部分模塊的基本功能，主要管理者及其主要權限作一個簡要的分析。
1．核心系統
整個管理系統以核心系統為中心，建立一個數據中心，其主要作用是提供全部學生管理工作中的信息收集、處理、存儲、交換以及用戶管理等功能。數據中心中所存儲的數據不僅包含學生自身的詳細信息，而且還包括各種與學生有關的文件資料，它沒有直接用戶，但又同時為所有使用本系統的用戶提供服務。
2．學生工作信息發布平臺
除了學校網站主頁上會發布最新通知和新聞之外，此平臺主要發布學生部分有關通知，保證信息的及時性和公開性。面向所有用戶提供服務，其統一管理權限屬于學院黨委宣傳部，并負責信息發布的審核工作。
3．學生黨建管理系統
這一系統子模塊主要功能包括學生黨員、學生入黨積極分子的管理和培訓、統計等。由于高職院校學制比較短，不能像普通本科院校一樣有較長的時間培養學生黨員工作，所以根據高職院校的特點，主要管理者為學生黨委組織部、黨校和各系部黨支部，主要權限為調用數據中心學生政治面貌為“黨員”或“預備黨員”，或者是政治面貌為團員遞交了入黨申請書的學生數據，并可以進行錄入、修改、審核、統計等。
4．學生后勤服務管理系統
每一學年學生住宿情況的總體安排，住宿費是否繳清，校園一卡通的辦理情況，學生乘車卡的辦理情況，學生證辦理與補辦情況等。主要管理者為負責后勤服務的管理教師。 5．學生綜合測評管理系統
主要提供高職院校的學生進行綜合測評成績的網上打分與成績計算，此系統中還包括每一學期對學生進行心理測評，并形成報表形式。主要管理者為負責此工作的學校管理教師。
6．學生日常管理系統
包括學生日常行為管理、上課考勤、請假管理、校園文化活動管理、學生處分情況管理等，其主要管理者為學生工作部門、學校團委、各系部團總支部等，負責數據的錄入、修改、統計、測評等。
7．學生資助管理系統
主要功能是為困難學生提供勤工儉學的崗位選擇、時間計時、國家獎助學金的申請與發放等。主要管理者為學校資助部門，負責信息的錄入、修改、統計等。
8．家長互動平臺
主要是為家長及時了解自己的孩子在校情況，并為家長參與學生的管理工作提供一條途徑，由學生工作部門負責維護和信息收集。
9．學生就業管理系統
源數據來自數據中心，主要由就業指導負責人和學生工作部門負責維護，在部分授權的條件下，用人單位可以在規定的時間內調閱，用人單位決定錄用畢業生，并簽訂協議書之后，可以將有關畢業生的基本信息復制到其人事管理信息系統，學校將畢業生的有關信息繼續保留在數據中心，作為檔案留存。如果出現工作改簽現象，學生可直接通過網絡向學校提出申請，根據正常手續辦理派遣證改簽事宜。
四、高職院校學生工作事務管理信息化建設的應用成效和展望
通過高職院校學生工作事務管理信息化系統的建立和應用，至少可以為各高職院校帶來以下成就：
1．提高工作效率，轉變觀念，敢于創新
網絡覆蓋全球，通過信息化管理平臺可以實時查詢從學生到相關集體的各項信息，如某個學生在校期間受獎勵或處分等情況；學生參加科技競賽、文體活動、志愿者活動情況；在校期間的到課率、成績及格率、教師評價等等。管理軟件的運用讓學生管理部門工作得心應手，快速地掌握和了解學生、班級、教室、寢室、系部的各項動態數據。改變了傳統的工作方式，轉變教學教育觀念，敢于創新，依據數據可以有針對性地開展工作，大大提高了學校的工作效率。
2．使學生工作項目化、規范化、信息化
將學生工作作為項目進行項目化管理，提高了學校的學生工作管理水平，強化了內部管理，這樣使高職院校的學生工作管理更加規范化，并且初步實現學生信息化管理�？傊�，軟件的運用使系統各類用戶隨時掌握靜態和動態的相關信息，作為學生管理部門可以依據軟件所反映的信息馬上做出反應。
3．實現信息資源共享
作為高職院校學生工作信息管理平臺，將每個用戶賦予權限，各部門都可以查詢所需要的數據，在最大程度上實現資源共享，提高工作效率，使各部門之間的溝通更加便捷，使工作更富有挑戰性。
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