加強(qiáng)對檔案數(shù)字化工作的管理管理學(xué)論文
檔案數(shù)字化涉及檔案館內(nèi)部許多部門,因此，加強(qiáng)組織管理工作顯得十分重要。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,要經(jīng)過實(shí)際的調(diào)研和論證，運(yùn)用科學(xué)方法預(yù)測，制定科學(xué)配置各種資源進(jìn)行檔案數(shù)字化的總體規(guī)劃和年度專項(xiàng)計(jì)劃。通過計(jì)劃謀求管理系統(tǒng)的外部環(huán)境、內(nèi)部條件、決策目標(biāo)三者在動態(tài)上的平衡，實(shí)現(xiàn)制定的各項(xiàng)目標(biāo)。
實(shí)施是一個(gè)復(fù)雜的活動過程。檔
案數(shù)字化建設(shè)又是一項(xiàng)全新的工作，技術(shù)含量高，涉及到許多因素，在實(shí)施過程中會出現(xiàn)各種各樣的矛盾和困難，會遇到來自各方面的干擾。實(shí)施特別強(qiáng)調(diào)解決問題的及時(shí)性，通過創(chuàng)新行政管理與技術(shù)管理相互作用的新機(jī)制，實(shí)施有效的組織、指揮、協(xié)調(diào)、激勵工作，保證檔案數(shù)字化計(jì)劃目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。
一、檔案數(shù)字化的指導(dǎo)思想與原
則檔案數(shù)字化的指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向，以利用為目的，充分利用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護(hù)館藏檔案原件完好，保證數(shù)字化檔案真實(shí)準(zhǔn)確，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。
檔案數(shù)字化的原則是：要遵循
重要檔案數(shù)字化的.價(jià)值性、常用檔案數(shù)字化的實(shí)用性、開放檔案數(shù)字化的開放性、褪跡檔案數(shù)字化的搶救性、解密檔案數(shù)字化的及時(shí)性、目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時(shí)效性、檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性等原則。
二、本級為主,分步實(shí)施
1、本級為主。根據(jù)檔案館職能分工和檔案來源原則,各級地方檔案館永久檔案絕大多數(shù)是本級機(jī)關(guān)形成的，這部分檔案自然是當(dāng)?shù)貦n案館數(shù)字化的重點(diǎn)。同時(shí)，地方檔案館都保管著大量的上級檔案文件，館際之間上級檔案文件重復(fù)是必要的，這些紙質(zhì)文件來源一般都是上級機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制的。地方檔案館堅(jiān)持本級為主的原則，根據(jù)需要和可能適時(shí)、適量地進(jìn)行利用頻繁政策性上級檔案文件的全文數(shù)字化，以滿足當(dāng)前工作的急需，盡量減少檔案館多層的重復(fù)勞動。
2、分步實(shí)施。館藏檔案數(shù)字化
不可能一步到位，而且檔案室進(jìn)館范圍檔案陸續(xù)進(jìn)館，進(jìn)館范圍檔案實(shí)施檔案數(shù)字化館室共建、共贏、共享的策略非常重要。在具體實(shí)施過程中，文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是最基礎(chǔ)性的工作，是第一位需要建全的。專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)，是根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要而適時(shí)建立。全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，是滿足信息檢索需要而必須加快建設(shè)的數(shù)據(jù)庫。
三、檔案數(shù)據(jù)庫的管理
1、在建數(shù)據(jù)庫的設(shè)立。在建數(shù)據(jù)庫是為了數(shù)字化加工所設(shè)立的動態(tài)庫，是數(shù)據(jù)不斷變化的數(shù)據(jù)庫，完成的文件級目錄數(shù)據(jù)庫則是成果庫。但是，在鑒定及全文數(shù)字化加工過程中，它又成為全文數(shù)字化加工在建數(shù)據(jù)庫。
2、成果數(shù)據(jù)庫的使用。成果數(shù)據(jù)庫只分配使用權(quán)限，只有特殊需要時(shí)經(jīng)批準(zhǔn)，才分配數(shù)據(jù)改變的操作權(quán)限。
3、數(shù)據(jù)的管理與監(jiān)督。建立技術(shù)負(fù)責(zé)人、超級管理員、數(shù)據(jù)管理員連鎖責(zé)任制。實(shí)行審批者沒有數(shù)據(jù)操作權(quán)；超級管理員只允許分配權(quán)限，不允許使用數(shù)據(jù)操作權(quán)；數(shù)據(jù)管理員只有需要時(shí)經(jīng)批準(zhǔn)使用數(shù)據(jù)操作權(quán)；
用后即刻收回；給予單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)中層干部全部數(shù)據(jù)的查看權(quán)。
四、數(shù)字化檔案利用服務(wù)
數(shù)字化檔案利用服務(wù)工程是以搞活數(shù)字化檔案利用為目的，以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)為平臺，通過建立數(shù)據(jù)安全管理制度、網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行制度和具有法律責(zé)任的網(wǎng)管、數(shù)據(jù)管理員、數(shù)字化加工人員、提供利用人員連鎖責(zé)任制，環(huán)環(huán)相扣，從措施上保證數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確。通過防火墻、CA認(rèn)證、數(shù)字水印、電子簽章、權(quán)限控制等計(jì)算機(jī)新技術(shù)，從技術(shù)上保證數(shù)據(jù)的安全，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的法律效力，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程為利用者提供快捷、準(zhǔn)確數(shù)字化檔案的目標(biāo)。
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