大型國企工程項(xiàng)目前期文件創(chuàng)新管理模式初探論文
一、引言
筆者所在單位是一家大型國企，重視檔案工作是該單位的一貫傳統(tǒng)。1978年12月，在成立之初，該大型國企就設(shè)立了專門的檔案資料工作機(jī)構(gòu)。1986年6月，該大型國企形成了布局全面、分層合理的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。經(jīng)過三十年的實(shí)踐發(fā)展，該大型國企在檔案管理方面形成了一套比較全面成熟的模式，尤其是工程項(xiàng)目檔案管理，一直處于行業(yè)領(lǐng)先水平。這家大型國企實(shí)行工程項(xiàng)目技術(shù)資料和檔案一體化管理，使得形成的檔案可溯、可控和可靠。工程項(xiàng)目前期文件的管理是工程項(xiàng)目檔案管理的基礎(chǔ)，做好工程項(xiàng)目前期文件管理工作，是保障工程項(xiàng)目順利開展的前提。工程項(xiàng)目檔案管理中前期文件的管理一直是行業(yè)內(nèi)的一個(gè)難點(diǎn)。由于前期文件形成時(shí)間跨度大、保存較分散、管理滯后等原因，其管理質(zhì)量和效率一直難以保證。近期，該大型國企在前期文件的管理實(shí)踐探索中，有了新的突破，提出了全新的“按盒歸檔”的管理模式，有效提高了前期文件的管理質(zhì)量和效率。
二、工程項(xiàng)目前期文件研究綜述
本文的工程項(xiàng)目前期文件不僅指項(xiàng)目開工前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件，還包括項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件。工程項(xiàng)目前期文件主要包括12大類：立項(xiàng)報(bào)批文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，工程建設(shè)許可備案文件、開工審批文件，合同及招投標(biāo)文件，勘察、測繪、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件，設(shè)計(jì)文件，建設(shè)工程竣工備案文件，專項(xiàng)竣工驗(yàn)收文件，生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備及試生產(chǎn)文件，結(jié)算、決算文件，總結(jié)、后評估報(bào)告、竣工驗(yàn)收會議等文件和房地產(chǎn)權(quán)證。
在中國期刊全文數(shù)據(jù)庫中以“前期文件”為主題進(jìn)行檢索，共檢出51篇文章，剔除內(nèi)容重復(fù)和弱相關(guān)文章，得到17篇文章。這些文章主要內(nèi)容涉及前期文件的四個(gè)方面：形成、定義及內(nèi)容、管理和控制。
一是，從前期文件的形成來看，具有形成不確定性、[1，2]文件來源分散性、[3，4]時(shí)間跨度大[5]和雙重性[6]等特點(diǎn)。雙重性是指前期文件具有文書檔案和科技檔案雙重屬性。前期文件的形成特點(diǎn)是導(dǎo)致其管理困難的主要原因。
二是，從前期文件的定義及內(nèi)容來看，前期文件的定義目前主要參照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）中的定義，即指項(xiàng)目開工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。姚蘭和高宇華界定前期文件的主要內(nèi)容包括立項(xiàng)報(bào)批文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，工程建設(shè)許可、備案文件、開工審批文件，合同及招投標(biāo)文件，勘察、測繪、設(shè)計(jì)文件，以及財(cái)務(wù)審計(jì)文件等。[7，8]
三是，從前期文件的管理來看，任紅提出，前期文件的管理存在重項(xiàng)目建設(shè)、輕文件管理，文件管理漏洞多，文件收集與項(xiàng)目建設(shè)不同步等問題，[9]包括按“件”管理和按“卷”管理兩種方式。徐繼銘也提出，應(yīng)將項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等材料，以“件”為整理單位，其好處在于簡化了整理環(huán)節(jié)、提高了歸檔質(zhì)量；保持了檔案原貌、延長了檔案壽命；彌補(bǔ)了工作中可能出現(xiàn)的歸檔遺漏問題；提高了工作效率，檔案利用更加安全方便等。[10]這種管理模式是基于前期文件的雙重屬性，具有一定的合理性，但是成套性是科技檔案區(qū)別于文書檔案的主要屬性，如若對前期文件實(shí)行按件管理，不利于保持工程項(xiàng)目檔案的完整性和成套性。
四是，從前期文件的控制來看，叢巧克指出，前期文件控制存在檔案意識不高、文件控制不足等問題。[11]王金榮認(rèn)為，應(yīng)通過建立文檔管理制度、建設(shè)信息管理平臺、文檔部門積極參與項(xiàng)目各階段建設(shè)等方式來加強(qiáng)控制。[12]加強(qiáng)對前期文件的控制能力是解決其管理問題的關(guān)鍵。
綜上可知，當(dāng)前對工程項(xiàng)目前期文件的研究側(cè)重于基礎(chǔ)性問題研究，比如形成特點(diǎn)、定義及內(nèi)容、管理等，缺少解決問題方法等方面的應(yīng)用研究。本文提出按“盒”管理的解決對策，彌補(bǔ)了前人研究的不足，具有一定的積極作用，有力地推動(dòng)了工程項(xiàng)目前期文件的規(guī)范化管理。
三、大型國企工程項(xiàng)目前期文件現(xiàn)有管理模式分析
在按盒管理模式提出之前，該大型國企工程項(xiàng)目前期文件采用按“卷”管理的方式，其工程項(xiàng)目前期文件主要由投資管理部負(fù)責(zé)歸檔，投資管理部將其形成的項(xiàng)目文件分為經(jīng)濟(jì)類和技術(shù)類，分別由內(nèi)設(shè)的兩個(gè)部門負(fù)責(zé)整理歸檔。檔案室設(shè)專門負(fù)責(zé)人對接投資管理部，定期接收投資管理部形成的項(xiàng)目文件，再按照項(xiàng)目對應(yīng)的區(qū)塊進(jìn)行分發(fā)，由相應(yīng)的檔案整編人員按要求立卷歸檔。在立卷管理時(shí)期，形成的項(xiàng)目文件以紙質(zhì)文件為主。這種管理模式理論上能夠遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管利用，但是在實(shí)際應(yīng)用中逐漸暴露出以下問題。
�。ㄒ唬w檔滯后
由于前期文件形成時(shí)間跨度長，投資管理部歸檔時(shí)間嚴(yán)重滯后，導(dǎo)致前期文件管理滯后。前期文件中，通常最后形成的是項(xiàng)目后評價(jià)報(bào)告，是在項(xiàng)目竣工后，對其進(jìn)行整體總結(jié)評價(jià)，這份文件與項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)間相比一般會有3-5年的時(shí)間差。投資管理部在項(xiàng)目后評價(jià)報(bào)告形成后，才對全部前期文件歸檔，移交檔案室整編，容易產(chǎn)生遺失等問題。
（二）歸檔質(zhì)量較差
投資管理部根據(jù)部門資料管理規(guī)范，將需歸檔的前期文件分為經(jīng)濟(jì)類和技術(shù)類兩大類，其中經(jīng)濟(jì)類主要有四項(xiàng)：項(xiàng)目內(nèi)部審批文件、施工招投標(biāo)及合同、建安費(fèi)用結(jié)算管理和項(xiàng)目總投資決算管理。這與檔案室前期文件立卷分類標(biāo)準(zhǔn)并不一致，導(dǎo)致檔案室接收文件后，需要對文件重新分類組卷，花費(fèi)很多時(shí)間。與此同時(shí)，投資管理部將經(jīng)濟(jì)類和技術(shù)類文件分開歸檔，歸檔時(shí)間大多不一致，內(nèi)容重復(fù)率高。
（三）歸檔效率較低
由于投資管理部并未嚴(yán)格按照檔案部門的'歸檔目錄進(jìn)行文件的初步整理，管理規(guī)范模糊，導(dǎo)致許多歸檔文件找不到對應(yīng)的案卷，立卷內(nèi)容因管理人員的理解差異而產(chǎn)生不同。前期文件整理不規(guī)范，影響了歸檔文件的質(zhì)量和效率。
由上可知，該大型國企工程項(xiàng)目前期文件按卷管理模式存在歸檔滯后、質(zhì)量較差和效率偏低等問題。為了解決這些問題，該大型國企檔案室在實(shí)踐中不斷摸索改進(jìn)，順應(yīng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的趨勢，探索出了更高效的管理方式——按盒管理。
四、大型國企工程項(xiàng)目前期文件按盒管理模式的應(yīng)用
所謂按盒管理，是指歸檔文件根據(jù)盒號歸檔，一盒內(nèi)包含多個(gè)案卷，每個(gè)案卷作為盒內(nèi)的一份獨(dú)立文件。盒內(nèi)文件目錄只打印案卷目錄，不需打印案卷內(nèi)文件目錄，每份案卷以在首份文件右上角粘貼二維碼的方式識別。這種管理方式綜合了按“件”管理和立卷管理的優(yōu)點(diǎn)，不但保持了文件在更大范圍內(nèi)的內(nèi)在聯(lián)系，還增強(qiáng)了文件管理的靈活性。按盒管理模式需要制度、流程和技術(shù)三方面的保障。
�。ㄒ唬┲贫w檔目錄清單
在制度保障上，該大型國企檔案室積極與職能部門溝通，雙方就前期文件歸檔范圍進(jìn)行了深入溝通和交流，最終根據(jù)雙方的工作需求，制定了統(tǒng)一的精確到文件級的歸檔目錄清單。該清單明確了文件類別、文件名稱以及案卷題名。該歸檔清單將前期文件分為立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、建安采購、后評價(jià)、投資、財(cái)務(wù)和施工等七大類，并在每一大類下列出所有文件以及文件對應(yīng)的案卷，從制度上保證了歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，從源頭上加強(qiáng)了對歸檔文件的控制。
�。ǘ﹨⑴c前端控制管理
在流程保障上，該大型國企檔案室真正參與到項(xiàng)目工程檔案前期文件的形成過程中。在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)提出文件材料的歸檔要求；在檢查項(xiàng)目進(jìn)度的同時(shí)檢查文件材料的形成情況；積極參與合同談判，規(guī)范文件材料的形成；參與工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，實(shí)現(xiàn)對前期文件的全過程管理和前端控制，保障前期文件在流程上真正可控。
（三）實(shí)現(xiàn)在線流轉(zhuǎn)歸檔
在技術(shù)保障上，該大型國企工程項(xiàng)目前期文件歸檔目錄清單在制定之初，就是以在線方式存在的，它是檔案管理信息系統(tǒng)的一個(gè)基礎(chǔ)管理模塊，對接前端各業(yè)務(wù)OA端口。文件經(jīng)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)到投資管理部，投資管理部根據(jù)項(xiàng)目各階段文件積累情況，在OA端直接分類打包到檔案管理系統(tǒng)。這種模式打通了各相關(guān)溝通渠道，提高了文件處理速度和文件管理效率。
五、工程項(xiàng)目前期文件按盒管理的優(yōu)點(diǎn)
該大型國企檔案室推行的按盒管理模式，與按“件”管理和按“卷”管理相比，具有明顯優(yōu)勢，如上表所示。
從按盒管理的優(yōu)點(diǎn)來看，歸檔目錄清單重新梳理了文件之間的關(guān)系，確保案卷中都是強(qiáng)關(guān)聯(lián)的文件。所有文件隨到隨做，更加方便靈活。一般來說，一個(gè)案卷內(nèi)不超過五份文件，新立卷的文件體量小，案卷的劃分更加具體。同時(shí)，在實(shí)際整編過程中，一個(gè)工程項(xiàng)目檔案的前期文件基本可以放在同一盒內(nèi)，打破了前期文件分類的概念界限，立卷的概念相對弱化，強(qiáng)化了盒在前期文件歸檔中的地位。此外，按盒管理簡化了管理環(huán)節(jié)，節(jié)約了管理資源。按盒歸檔，也有助于提供利用。不足之處是對文件略有損傷，這一點(diǎn)主要是對紙質(zhì)文件而言。從長遠(yuǎn)來看，按盒管理妥善解決了目前前期文件管理存在的問題，具有更廣泛的適用性。
總體看來，工程項(xiàng)目前期文件按盒管理，是在信息化環(huán)境下對項(xiàng)目文件管理模式的一種積極嘗試。它對于解決行業(yè)內(nèi)前期文件存在已久的歸檔滯后、可控性差以及管理效率低等問題具有顯著效果，補(bǔ)齊了工程項(xiàng)目前期文件管理的短板，有助于提升業(yè)內(nèi)工程項(xiàng)目檔案管理的綜合水平，為工程項(xiàng)目的順利開展和竣工保駕護(hù)航。
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