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論文：公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的研究
摘 要 公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)的核心，在介紹公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中工作流的基礎(chǔ)上，對目前國內(nèi)外公文流轉(zhuǎn)用到的相關(guān)技術(shù)進(jìn)行了總結(jié)，最后對公文流轉(zhuǎn)的發(fā)展方向進(jìn)行了展望。
關(guān)鍵詞 公文流轉(zhuǎn)；辦公自動化；工作流
1 前言
隨著信息技術(shù)在我國的普及，各類信息化技術(shù)手段在政府企業(yè)中不斷得到應(yīng)用，極大地提高了政府企業(yè)的辦公效率，對行政辦公模式的變革產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。日常公文處理在政府機(jī)關(guān)或者企業(yè)的工作中是一項(xiàng)繁雜而重要的工作，在工作中，往往會因?yàn)閭�(gè)人文書管理不當(dāng)，產(chǎn)生文件遺失，過時(shí)未批，或者出差在外，無法及時(shí)批閱等情況。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件是一份份厚重的文件檔案及紙制文件，要查詢一份歷史數(shù)據(jù)就要到文件的歸檔部門，再去查詢歸檔的年份，找到歸檔的檔案，即耗時(shí)又煩瑣。因此，需要開發(fā)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，讓人員從長期繁雜的辦公事務(wù)中解放出來，提高工作效率，降低行政成本，實(shí)現(xiàn)辦公自動化。
辦公自動化(OA)是20世紀(jì)70年代興起的基于數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件工程技術(shù)發(fā)展起來的一門技術(shù)科學(xué)。目前，OA已經(jīng)從最初的漢字輸入、文字處理、排版編輯、查詢檢索等的單機(jī)應(yīng)用軟件逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)[1]。
公文流轉(zhuǎn)是OA的核心，也是實(shí)現(xiàn)無紙辦公的重要標(biāo)志。政府和企事業(yè)單位正在積極采用辦公自動化系統(tǒng)提高辦公效率。公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)作為所有OA的公共構(gòu)件，它利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計(jì)算機(jī)控制的嚴(yán)格準(zhǔn)確性實(shí)現(xiàn)公文的處理，對目前傳統(tǒng)公文處理而言，很大程度上提高了公文處理效率和準(zhǔn)確性[2]。
本文將從多個(gè)方面全面論述目前公文流轉(zhuǎn)的相關(guān)技術(shù)和國內(nèi)外研究現(xiàn)狀，分析公文流轉(zhuǎn)的優(yōu)缺點(diǎn)。論文首先介紹公文流轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢，然后開始介紹公文流轉(zhuǎn)的一些概念和需要用到的相關(guān)技術(shù)，以及目前國內(nèi)外的研究現(xiàn)狀，最后對未來公文流轉(zhuǎn)的研究提出自己的觀點(diǎn)。
2 公文流轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢
事實(shí)上，現(xiàn)在的辦公已經(jīng)不再是簡單的文檔處理，不再是單純的行政事務(wù)了�，F(xiàn)代辦公的任務(wù)是提高整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作效率，進(jìn)而提高企業(yè)的核心競爭力。知識管理可以幫助企業(yè)解決知識共享和再利用的問題。因此將來的辦公自動化系統(tǒng)的核心是知識，實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)技術(shù)是知識管理。
同樣現(xiàn)在以及未來的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，也需要在現(xiàn)有的辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展基礎(chǔ)上得以進(jìn)一步的發(fā)展。綜觀現(xiàn)在國內(nèi)外的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)以及辦公自動化系統(tǒng)中的公文流轉(zhuǎn)，能夠輕易的發(fā)現(xiàn)未來的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)朝著以下幾方面發(fā)展：
�。�1）集成�，F(xiàn)代企業(yè)和許多政府除了擁有公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)之外，還有許多其他的管理系統(tǒng)。由于大量的信息孤島式的建設(shè)，他們之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來。就前端來說，經(jīng)常需要進(jìn)行退出一個(gè)系統(tǒng)然后再進(jìn)入另一個(gè)系統(tǒng)，并且發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)常常不一致，可以比較肯定地說，目前中國具有信息系統(tǒng)的企業(yè)和政府絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個(gè)供應(yīng)商提供的多個(gè)系統(tǒng)，但很少集成。也有少數(shù)企業(yè)采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企業(yè)鳳毛麟角，也可能正在產(chǎn)生之中。因此，現(xiàn)在或者未來所需的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)是需要一個(gè)能夠集多種功能于一體的系統(tǒng)。
（2）完全基于Web。從目前用戶的使用技能和接受程度以及系統(tǒng)的維護(hù)成本考慮，Web界面最容易接受。另外從集成方面來講，必須采用人人支持的Web標(biāo)準(zhǔn)如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML，JAVA等才能在一個(gè)界面下容納，否則的話，技術(shù)難度就會導(dǎo)致集成不可能實(shí)現(xiàn)。
�。�3）流程優(yōu)化。對于流程，熟悉公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的人就會想起收發(fā)文的流程。那是非常完善的、符合層級結(jié)構(gòu)的、效率低下的流程。對于如何優(yōu)化該流程，如果基于原有的思維模式和知識領(lǐng)域，就無法獲得更多。必須基于現(xiàn)代的流程管理思想對目前的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組。
�。�4）基于知識。進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人人都是知識工作者，要求公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)必須具有知識內(nèi)涵，或者說是基于知識。
3 公文流轉(zhuǎn)中的工作流3.1 工作流的基本概念
根據(jù)工作流管理聯(lián)盟 （WFMC） 的定義，工作流是一類能完全或部分自動執(zhí)行的經(jīng)營過程，且能根據(jù)一系列的過程規(guī)格、文檔、信息或任務(wù)在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞和執(zhí)行[3]。簡單地說，工作流就是一系列相互銜接、自動進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動或任務(wù)。
3.2 公文流轉(zhuǎn)中工作流的特點(diǎn)
與一般意義上的工作流不同，公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中的工作流有自己的特點(diǎn)和特殊要求。公文流轉(zhuǎn)就是辦公文件從擬稿到歸檔并在各部門之間逐級審批的流轉(zhuǎn)過程。
根據(jù)參考文獻(xiàn)[4]，公文流轉(zhuǎn)的模式一般可歸納為以下四種：直流模式，分流模式，合流模式和回流模式。
直流模式是最簡單的流轉(zhuǎn)模式，表示文檔在人員之間一對一的傳送，通常用于申請審批類流程，如一份公文信息單經(jīng)部門經(jīng)理批示后直接交給下一個(gè)經(jīng)辦人處理。
分流模式表示企業(yè)中人員之間一對多的傳送，比如一些通知。
合流模式表示企業(yè)中人員之間的多對一的送達(dá)，如總經(jīng)理分發(fā)給多個(gè)下一級部門經(jīng)辦人的信息單經(jīng)不同的經(jīng)辦人員處理完成后匯總給總經(jīng)理進(jìn)行查看批示。
回流模式表示公文流轉(zhuǎn)過程中可能會出現(xiàn)的退回、重做等情況，從而在流程中形成回路，這種情況也十分常見。
這些基本的流進(jìn)行組合可形成更復(fù)雜的流。此外，通過對以上公文流轉(zhuǎn)模式的研究，可以整合和確立各個(gè)操作節(jié)點(diǎn)之間的關(guān)系。4 國內(nèi)外相關(guān)技術(shù)
目前，國內(nèi)外開發(fā)公文流轉(zhuǎn)的技術(shù)多種多樣，下面我們主要介紹Lotus Notes、ASP、Visual Studio、JAVA等主要的技術(shù)手段以及它們具有的不同特點(diǎn)和在不同的領(lǐng)域發(fā)揮的不同優(yōu)勢。
1) 基于Lotus Notes的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)
Lotus Notes被視為最成熟的公文流轉(zhuǎn)平臺，由于其本身具有強(qiáng)大的工作流(workflow)設(shè)計(jì)能力，與公文流轉(zhuǎn)復(fù)雜的工作流相適應(yīng)，
因而成為大型公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)開發(fā)的首選技術(shù)手段。利用Lotus Notes既可以實(shí)現(xiàn)B/S模式的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，也可以使之適應(yīng)C/S的應(yīng)用模式，其完善的文檔數(shù)據(jù)庫和權(quán)限管理系統(tǒng)為公文流轉(zhuǎn)的順利實(shí)現(xiàn)提供了強(qiáng)有力的保障。但Lotus Notes的靈活性較差，外在表現(xiàn)形式單一，開發(fā)成本較高。
2) 基于Exchange Server的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)
Exchange Server與Lotus Notes有相似之處，都具有強(qiáng)大的工作流設(shè)置能力，在早期的辦公自動化系統(tǒng)中，Exchange Server 被廣泛使用，在客戶端使用OutLook等電子郵件系統(tǒng)進(jìn)行操作，但是在使用上不直觀，靈活性差，同時(shí)基于Exchange Server的二次開發(fā)難度也較大，系統(tǒng)之間的兼容性和擴(kuò)展性差，目前在市場上單純地基于Exchange Server的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)比較少見[5]。
�。�) 基于Windows .Net框架的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)
Windows .Net框架具有很強(qiáng)的靈活性和擴(kuò)展性，能夠與操作系統(tǒng)平臺進(jìn)行良好的結(jié)合，與各類應(yīng)用程序可進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞，其系統(tǒng)同時(shí)可用語B/S和C/S兩種模式，在外在表現(xiàn)形式上十分靈活，開發(fā)難度和成本低，能夠方便的使用各類中間件。
Windows .Net框架下的開發(fā)工具很多，主要有VB、VC、ASP等，作為一種通用的開發(fā)手段，Windows .Net框架的應(yīng)用范圍很廣，但它的專業(yè)性不強(qiáng)，在開發(fā)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)時(shí)需要進(jìn)行復(fù)雜的重定義工作，同時(shí)在規(guī)模大的應(yīng)用過程中穩(wěn)定性一般。目前廣泛使用的基于瀏覽器，使用ASP開發(fā)的辦公自動化系統(tǒng)一般具有簡單的公文流轉(zhuǎn)功能，從技術(shù)手段上分可將其劃為本類。
�。�) 基于JAVA的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)
Java具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理功能和穩(wěn)定性，在大規(guī)模數(shù)據(jù)處理和安全性方面占優(yōu)勢，適合開發(fā)瀏覽器形式的應(yīng)用系統(tǒng)，J2EE的開發(fā)模式適合工作流性質(zhì)的軟件開發(fā)，有比較強(qiáng)的靈活性，在開發(fā)模式上與ASP相似。目前市場上還沒有完全基于Java的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，由其實(shí)現(xiàn)的公文流轉(zhuǎn)功能主要表現(xiàn)在一些有Java開發(fā)的辦公自動化系統(tǒng)中。目前使用的Struts框架及MVC模式，結(jié)合JSP開發(fā)出來的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)在市場上具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性。
5 結(jié)論與展望
目前公文流轉(zhuǎn)研究已經(jīng)初步處于成熟階段，不過其理論和方法還有待于進(jìn)一步完善�；谀壳肮牧鬓D(zhuǎn)的現(xiàn)狀，以下方面的研究將得到更多的關(guān)注：
�。�1）系統(tǒng)的集成性，換句話說，就是現(xiàn)在或者未來我們所需要的是一個(gè)能夠集多種功能于一體公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。
�。�2）完全基于網(wǎng)絡(luò)，也是能夠開發(fā)出完全基于B/S的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，這樣才能有利于系統(tǒng)的維護(hù)和系統(tǒng)集成的實(shí)現(xiàn)。
�。�3）對公文流轉(zhuǎn)流程的合理優(yōu)化。我們必須要基于現(xiàn)代的流程管理思想對目前的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組、優(yōu)化，這樣才能提高公文流轉(zhuǎn)的效率。
參考文獻(xiàn)
[1] 沙海燕，崔浩.辦公自動化系統(tǒng)中工作管理系統(tǒng)模型[C].OA’99全國學(xué)術(shù)會議論文集，1999.11
[2] 謝波，姜賢塔，陳根才.公文流轉(zhuǎn)中復(fù)雜工作流程的通用設(shè)計(jì)[J]計(jì)算機(jī)工程與應(yīng)用，2000，(11)：94 95
[3] WFM-TC-1003，The workflow referce model[S].1995.
[4] 陳江東.辦公自動化系統(tǒng)的系統(tǒng)分析[J].計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用，1998，(10)：12-14
[5] 蘇新宇，吳鵬，朱曉峰. 電子政務(wù)技術(shù)[M]. 國防工業(yè)出版社，2003.1：12-15 頁
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