辦公室電話的技巧與禮儀
1、融入笑容的聲音
即使你不看到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對(duì)待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語調(diào)和心情，你需要把你全部的注意力投入在電話中。你的態(tài)度應(yīng)該是有禮貌的，聲音是適中的、清晰的，柔和的，不要在電話里喊叫或聲音很尖。有趣的是，如果你要使你電話里的聲音好聽，你試一試帶著微笑，但他聽到你的聲音時(shí)就像你在微笑。這個(gè)試驗(yàn)?zāi)悴环猎囋�，非常有效，人們能通過你的聲音辨別你的心情是快樂還是煩惱。
2、辦公室電話禮儀
�。�1）接聽電話
在一個(gè)跨國公司的辦公室里，來電必須在第二聲鈴響之后訊即接聽。公司接電話應(yīng)該是非常正規(guī)的，在禮貌稱呼之后，先主動(dòng)報(bào)出公司或部門的名稱。如：“您好，羽西公司。canihelpyou?”如果是一位秘書，則應(yīng)說：“您好！這里是（某先生∕小姐）辦公室，我是（名字）。canihelpyou?”切忌拿起電話劈頭就問：“喂！找誰！”
如果一時(shí)騰不出空來，讓電話響了四次以上，拿起電話就應(yīng)先向?qū)Ψ街虑福骸皩?duì)不起，讓您久等了�！�
當(dāng)來電話的人說明找誰之后，不外乎三種情況，一是剛好是本人接電話；二是本人在，但不是他接電話；三是他不在辦公室里。
第一種情形，說：“我就是，請(qǐng)問您是哪位？”
第二種情形，接話人說：“他要旁邊，請(qǐng)稍候�！�
第三種情形，接話人則說：“對(duì)不起，他剛好出去。您需要留話嗎？”切忌只說一聲“不在”，就把電話掛了，打電話人需要留話，應(yīng)清晰地報(bào)出姓名、單位、回電號(hào)碼和留言，但要注意言語簡潔，節(jié)約時(shí)間。
我常要從美國打長途電話到國內(nèi)找朋友，但因?yàn)樗耐禄蚣胰藳]有禮貌，我不能留言，浪費(fèi)了很多錢和時(shí)間，需要再撥一遍找人。替你的同事留個(gè)言是很容易做到的事，這不難，而后這個(gè)舉手之勞同時(shí)幫助了兩個(gè)人，為什么不做呢？
最好在別人方便的時(shí)候打電話給他，而不僅只是你方便的時(shí)候。談話可以這樣開始：
“現(xiàn)在與您交談合適嗎？”——你還要考慮到別人是否方便與你在電話中長時(shí)間交談。
要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛上電話，不可只管自己講完就掛斷電話。
無論什么原因，電話中斷，首先打電話的人應(yīng)該再撥。
如果你和某人在他的辦公室談話，而他突然接到了一個(gè)緊急電話，你應(yīng)該問：“我該出去一會(huì)嗎？”而他在接電話的時(shí)候也應(yīng)該說：“對(duì)不起，我一定要接這個(gè)電話。”
當(dāng)你通話時(shí)，注意背景不要太吵。有太鬧的電視或收音機(jī)，請(qǐng)盡量調(diào)輕一點(diǎn)。
當(dāng)你打長途電話給別人請(qǐng)求幫助，正好對(duì)方不在，你應(yīng)該選合適的時(shí)間再打去，最好不要讓對(duì)方回電，因?yàn)閷?duì)方可能會(huì)顧慮到昂貴的電話費(fèi)。
如果打電話撥錯(cuò)了號(hào)碼，應(yīng)當(dāng)說一聲：“對(duì)不起，我撥錯(cuò)了號(hào)碼�！比绻拥綋苠e(cuò)的電話，應(yīng)當(dāng)客氣地告訴對(duì)方打錯(cuò)了，請(qǐng)他重?fù)�，不要使�?duì)方難堪。
�。�2）秘書應(yīng)有的電話禮儀
如果你用了一個(gè)新秘書，應(yīng)該教你的秘書有一個(gè)良好的電話禮儀，并逐漸把所有要領(lǐng)灌輸給她。
首先是讓她不要過多地參與你的電話，使你幾乎不能直接和來電人聯(lián)系。為此，作為她的老板，你至少應(yīng)該給她提供如下的名單：
你的至親的人——家人、朋友、醫(yī)生、老師……那些可以立刻與你取得聯(lián)系的人。接到這類電話，秘書會(huì)說：“我知道老板很想立即與你通話�！�
你的重要客戶——如果你有時(shí)間就和他們通話。如果暫時(shí)沒有時(shí)間，秘書應(yīng)說：“我知道老板很想接你的電話，他現(xiàn)在正在接另一個(gè)長途電話，等他處理完，我會(huì)叫他打回電給你的�！�
你不想接聽電話的人——接到這類電話，秘書則說：“我很抱歉，老板目前仍在開會(huì)，他沒有時(shí)間來接電話。所以我只能建議你把你要說的寫封信，然后寄到辦公室來�！�
同時(shí)要告訴秘書，不要讓任何人等待超過15秒，如果你不得不持續(xù)時(shí)間長一點(diǎn)，讓他告訴來電的人你會(huì)在幾分鐘之內(nèi)回電給他！然后務(wù)必要做到。
此外，還要教你的秘書怎樣將電話轉(zhuǎn)給其他的人。換句話說，讓她多了解公司，什么人是負(fù)責(zé)什么事的，以便當(dāng)你不在的時(shí)候，她可以知道將電話轉(zhuǎn)給其他也有能力解決此類問題的人。
�。�3）做好電話留言
當(dāng)別人給你打電話時(shí)，有禮貌的做法是當(dāng)天回電給對(duì)方。但是如果你沒接到電話，最好是兩天之內(nèi)回電。如果你沒辦法回電，那么，你應(yīng)該在兩天之內(nèi)，請(qǐng)別人替你回電話。
在辦公室里，每個(gè)人上班、下班及中間離開或外出的時(shí)間都不一樣，當(dāng)接聽同事的電話時(shí)，要替同事做好電話留言，記下別人的姓名、電話。在這方面我們要互相幫助。在家中也是一樣的。無論是生活中，還是工作中，我們都應(yīng)當(dāng)多替他人想。
現(xiàn)在許多人都在電話上安裝錄音裝置。外出時(shí)將裝置打開，就可以把打來的電話留言錄下來。在錄制自己的'話音時(shí)，要注意措詞的語調(diào)，說：“對(duì)不起，××現(xiàn)在不在家，請(qǐng)留言�！�
當(dāng)你聽到留言，應(yīng)該直接說出你要留下的信息。留言時(shí)，最重要的就是清晰地說出你的姓名，慢慢地講出你的回電號(hào)碼和簡潔的信息，最好將電話號(hào)碼慢慢地重復(fù)一遍。
�。�4）留意時(shí)間差
我在美國的家，有時(shí)候在凌晨5點(diǎn)，會(huì)接長途電話，這實(shí)在是太沒有禮貌了。打國際長途尤其要注意時(shí)間差。
若你真的十分需要在半夜打電話，可以看看當(dāng)?shù)氐碾娫捁居袥]有callwaiting的設(shè)備，以便讓別人知道有沒有人打電話給他。
時(shí)間選擇，包括選擇打電話的時(shí)間和電話交談所持續(xù)的時(shí)間的長短。除了要緊事或事前約定好，一般不在早上7：00以前或晚上10：30以后打電話，以免影響人家休息。同時(shí)還應(yīng)注意到各個(gè)國家和地區(qū)的時(shí)間差。比如美國，東海岸和西海岸就有3個(gè)小時(shí)的時(shí)差。夏威夷和東海岸有8個(gè)小時(shí)的差別。
（5）不要煲“電話粥”
當(dāng)你有急事，對(duì)方一直戰(zhàn)線，你一定會(huì)心急如焚。然而，你自己是否也曾有過煲“電話粥”的情形呢？打電話，切忌喋喋不休、不分重點(diǎn)、嘮嘮叨叨、說個(gè)沒完，而要簡明扼要，節(jié)省時(shí)間。
電話交談所持續(xù)的時(shí)間，以談話內(nèi)容多少來定：事多則長，事少則短。如果不是預(yù)約電話，時(shí)間須5分鐘以上的，那么就應(yīng)首先說出自己的通話大意，并征詢對(duì)方現(xiàn)在講話對(duì)對(duì)方是否合適；若不方便，就請(qǐng)對(duì)方另約時(shí)間。
有時(shí)候來電話的人啰啰嗦嗦，你不愿再花費(fèi)時(shí)間和他無聊在談下去，你可以以禮貌地說：“我不想占你太多的時(shí)間，以后再談，行嗎？”
3、家中電話禮儀
在我家中電話旁，常備一支筆和一本小筆記本，以便記錄來電中的重要事項(xiàng)。這必須是事先準(zhǔn)備好的。因?yàn)檫@些東西在辦公室隨處可見，而在家中有時(shí)還需要現(xiàn)找，以致讓人久等。
家中的電話在鈴響起后也應(yīng)馬上接聽。
當(dāng)你打電話時(shí)，要注意周圍的噪音。你的電視機(jī)和立體聲音響的聲音從對(duì)方話筒里面聽是巨響的；你嘴里咀嚼食物的聲音聽起來好像是暴風(fēng)雨；如果你吃口香糖發(fā)出霹霹啪啪的聲音，那聽上去像機(jī)關(guān)槍開火。
有些人打電話時(shí)一邊說話一邊干別的事情，或一邊說話一邊跟身旁的人說說笑笑，這都是不禮貌的，所以，如果你要邊吃東西邊談話，一定要先抱歉并說：“你介意嗎？對(duì)不起，我在吃東西。”
孩子獨(dú)自在家如何接聽電話？
為你的孩子寫一個(gè)簡單的電話號(hào)碼清單和怎樣接聽電話的禮貌，并把它貼在電話機(jī)旁以便隨時(shí)提醒他。
如果一個(gè)陌生人打電話來問：“你媽媽爸爸在家嗎？”孩子又沒能聽出聲音是誰，應(yīng)該教你不要給對(duì)方任何信息，可以教他說；“對(duì)不起，她現(xiàn)在不能馬上來聽電話，請(qǐng)留言，我讓她回電話給你。”如果陌生人進(jìn)一步說：“好吧，她去開會(huì)了嗎？”或“她要公司嗎？”這時(shí)孩子應(yīng)該回答：“她現(xiàn)在正在忙，不能被打擾！”
這并不意味著在教你的孩子撒謊，他她只是簡單地說媽媽現(xiàn)在不能馬上來聽電話。你還可以裝作陌生人給孩子通話，讓你的孩子做正確的回答，不斷在反復(fù)幾次，這會(huì)在你孩子的腦中加深印象，從而，教會(huì)你的孩子正確接聽電話的方法。
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