接電話(huà)有哪些文明禮儀

接電話(huà)有哪些文明禮儀

　　電話(huà)不僅僅是一個(gè)傳遞信息的工具，還在很大程度上體現(xiàn)通話(huà)者個(gè)人的修養(yǎng)和素質(zhì)。我們當(dāng)然不應(yīng)該像上述“午夜兇鈴”的制造者那樣打電話(huà)。那么，作為一個(gè)秘書(shū)工作者應(yīng)該怎樣打電話(huà)呢？

　　接電話(huà)有哪些文明禮儀

　　打電話(huà)時(shí)，需注意以下幾點(diǎn)：

　　1、要選好時(shí)間。打電話(huà)時(shí)，如非重要事情，盡量避開(kāi)受話(huà)人休息、用餐的時(shí)間，而且最好別在節(jié)假日打擾對(duì)方。

　　2、要掌握通話(huà)時(shí)間。打電話(huà)前，最好先想好要講的內(nèi)容，以便節(jié)約通話(huà)時(shí)間，不要現(xiàn)想現(xiàn)說(shuō)，“煲電話(huà)粥”，通常一次通話(huà)不應(yīng)長(zhǎng)于3分鐘，即所謂的“3分鐘原則”。

　　3、要態(tài)度友好。通話(huà)時(shí)不要大喊大叫，震耳欲聾。

　　4、要用語(yǔ)規(guī)范。通話(huà)之初，應(yīng)先做自我介紹，不要讓對(duì)方“猜一猜”。請(qǐng)受話(huà)人找人或代轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)說(shuō)“勞駕”或“麻煩您”，不要認(rèn)為這是理所應(yīng)當(dāng)?shù)摹?/p>

　　打電話(huà)的一些技巧

　　1、注意自己的聲音與心態(tài)。

　　電話(huà)只靠聲音傳達(dá)消息，因此開(kāi)口的第一句話(huà)，以及語(yǔ)調(diào)、語(yǔ)氣都相當(dāng)重要。如果心無(wú)誠(chéng)意，對(duì)方多少也能聽(tīng)出來(lái)。接到電話(huà)應(yīng)該專(zhuān)心聆聽(tīng)，且把要點(diǎn)記下，切莫一邊聽(tīng)一邊做其他工作。

　　2、通話(huà)以簡(jiǎn)潔為主。

　　每一句話(huà)都要有適當(dāng)?shù)膯?wèn)隔，并且主旨明確，不要拖泥帶水，說(shuō)了半天也沒(méi)有直入核心。養(yǎng)成在打電話(huà)之前，先寫(xiě)下要點(diǎn)的習(xí)慣，就不會(huì)有這種現(xiàn)象。

　　3、避開(kāi)電話(huà)的高峰時(shí)段。

　　若在對(duì)方的公司最忙碌的時(shí)段打電話(huà)給對(duì)方，會(huì)經(jīng)常由于“通話(huà)中”而無(wú)法通話(huà)。因此，必須有一套避開(kāi)電話(huà)高峰時(shí)段的方法。

　　一般公司的高峰時(shí)段是這樣的。上班后的一二小時(shí)內(nèi)。午間休息后的一二小時(shí)內(nèi)。即將下班的時(shí)間。無(wú)論如何，在打通的時(shí)候別忘了說(shuō)一句；“對(duì)不起，在您工作忙碌的時(shí)候打擾了您……”。

　　電話(huà)禁忌用語(yǔ)

　　在接電話(huà)時(shí)切忌使用“說(shuō)！”“講！”。

　　說(shuō)講是一種命令式的方式，即難讓人接受，又不禮貌。有的人在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，一接起電話(huà)?cǎi)R上說(shuō)：“說(shuō)”或“講”，或者多加一兩個(gè)字“聽(tīng)到，說(shuō)！”

　　這種行為在公司、企業(yè)內(nèi)部也許還可以理解，由于某種原因工作繁忙，時(shí)間緊張，沒(méi)有太多的時(shí)間應(yīng)對(duì)電話(huà)，希望對(duì)方直截了當(dāng)，別浪費(fèi)時(shí)間。但這種硬邦邦的電話(huà)接聽(tīng)方式顯得過(guò)于粗魯無(wú)禮，有一種盛氣凌人的氣勢(shì)，好像是擺架子。給人的感覺(jué)是“有什么話(huà)快說(shuō)，老子沒(méi)空和你在電話(huà)里啰嗦！

　　有的人對(duì)這樣的電話(huà)應(yīng)答方式也懶得再“說(shuō)”，干脆一聲不吭將電話(huà)掛了。本來(lái)還想聯(lián)系一些業(yè)務(wù)或者提供一些信息，一聽(tīng)他這口氣就不舒服，說(shuō)了等于白說(shuō)，這種人懶得理他。

　　大家每個(gè)人都希望別人以禮相待，有誰(shuí)愿意同不懂得禮貌的人打交道呢？所以，在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，一定要注意應(yīng)有的禮貌。

　　接電話(huà)有哪些文明禮儀

　　■轉(zhuǎn)接電話(huà)拿著話(huà)筒和放下話(huà)筒一個(gè)樣

　　很多人在拿著話(huà)筒時(shí)，通常會(huì)比較注意自己的語(yǔ)言，會(huì)說(shuō)“您找哪位？請(qǐng)您稍等�！狈畔码娫�(huà)找人時(shí)，往往忘了對(duì)方也能聽(tīng)見(jiàn)，變得隨心所欲，就像前面案例中所說(shuō)的，變成了“是個(gè)男的”，或者說(shuō)“一個(gè)有外地口音的人”，“一個(gè)聲音挺嬌的小姑娘”。當(dāng)對(duì)方在電話(huà)里聽(tīng)到這些形容方式時(shí)，會(huì)感到不愉快。因此轉(zhuǎn)接時(shí)，要同樣用客氣的方式叫人，或者應(yīng)該用手捂上話(huà)筒，注意隔音。

　　■做好電話(huà)記錄

　　如果對(duì)方要找的人不在，要盡量做好電話(huà)記錄工作。記錄內(nèi)容包括什么人、什么時(shí)間打的電話(huà)、大概是要說(shuō)什么事(如果對(duì)方不愿意不必強(qiáng)問(wèn))、對(duì)方有什么要求(一看到字條馬上回電話(huà)，還是晚上再打電話(huà)等)。通常很多人在轉(zhuǎn)接電話(huà)時(shí)不予記錄或者記錄得非常簡(jiǎn)單，只有一個(gè)姓和一個(gè)電話(huà)號(hào)碼，這樣對(duì)方要找的人工作繁忙的話(huà)，這種電話(huà)可能得不到及時(shí)回復(fù)。

　　■確認(rèn)對(duì)方姓名身份盡量用褒義詞語(yǔ)

　　替人轉(zhuǎn)接電話(huà)，確認(rèn)對(duì)方姓名時(shí)，盡量要用褒義詞語(yǔ)。不要脫口而出，用習(xí)慣用語(yǔ)去確認(rèn)對(duì)方的姓名。比如“您姓孫，是孫子的孫嗎？”“您姓冷，是冷淡的冷嗎？”諸如此類(lèi)，讓對(duì)方聽(tīng)了感到不快。其實(shí)可以改成“是孫子兵法的孫嗎？”“是冷熱的冷嗎？”在記錄對(duì)方電話(huà)號(hào)碼時(shí)，則一定要重復(fù)，以免記錯(cuò)。

　　■未經(jīng)要接電話(huà)者同意不要輕易將手機(jī)號(hào)碼告訴對(duì)方

　　轉(zhuǎn)接電話(huà)時(shí)，如果來(lái)電者要找的人不在，對(duì)方詢(xún)問(wèn)手機(jī)號(hào)碼時(shí)，轉(zhuǎn)接者一定要經(jīng)過(guò)要接電話(huà)者同意才能把手機(jī)號(hào)碼告訴對(duì)方。否則可能?chē)?yán)重干擾到要接電話(huà)者的工作或生活。

　　■講究口德不亂傳閑話(huà)

　　如果轉(zhuǎn)接到了一個(gè)敏感人物的電話(huà)，比如大家懷疑某某跟某某有特殊關(guān)系，恰好某某打電話(huà)找某某時(shí)被你接到了，這種時(shí)候千萬(wàn)不要捕風(fēng)捉影，不要去轉(zhuǎn)告第三人“誰(shuí)給誰(shuí)來(lái)電話(huà)了”，更不能在旁邊偷聽(tīng)對(duì)方的電話(huà)內(nèi)容。不論是緋聞還是面對(duì)關(guān)系過(guò)于緊密的上下級(jí)，接電話(huà)者都不能妄自猜測(cè)，隨意傳播。就像案例中所說(shuō)的小飛的例子，隨意猜測(cè)傳播嚴(yán)重破壞了正常的人際關(guān)系。

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