打電話與接電話的禮儀知識(shí)
通話是現(xiàn)代社會(huì)最常見(jiàn)的一種交際方式。它是運(yùn)用電話等現(xiàn)代通訊工具進(jìn)行交往, 具有快捷、方便的特點(diǎn)。盡管不是面對(duì)面地交談, 卻能讓人迅速獲得信息, 及時(shí)進(jìn)行溝通。
在公務(wù)活動(dòng)中, 使用通話交流情況、溝通信息、商洽問(wèn)題、答復(fù)事項(xiàng), 是一種最普遍的工作手段。通話包括打電話和接聽電話。不論是使用普通電話還是
移動(dòng)電話, 都要遵守一定的禮儀規(guī)范。
學(xué)會(huì)通話可以樹立良好的電話形象。如果缺乏電話使用常識(shí), 沒(méi)有掌握通話的技巧和禮儀規(guī)范, 就會(huì)影響公務(wù)活動(dòng)的開展, 甚至損害機(jī)關(guān)單位的形象。
怎樣打電話?
誰(shuí)不會(huì)打電話?也許你會(huì)發(fā)出這樣的疑問(wèn)。打電話確實(shí)是一種最常見(jiàn)的交際方式。但是要正確掌握打電話的方法, 還是需要注意一些問(wèn)題的。
時(shí)間選擇。公務(wù)通話一般要在辦公時(shí)間內(nèi)進(jìn)行, 不要在下班之后打, 更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假時(shí)間打, 除非有特別緊急的`事情。如果是撥打國(guó)際長(zhǎng)途電話, 要注意時(shí)差, 不要擾人清夢(mèng)。要掌握通話的時(shí)間, 一般不宜過(guò)長(zhǎng), 以不超過(guò)五分鐘為好。如果要通話較長(zhǎng)時(shí)間, 最好用面談的方式。如果只能通話, 必須征詢對(duì)方是否方便, 否則就要另約時(shí)間聯(lián)系。
表述得體。通話表述要符合禮儀規(guī)范, 不能高調(diào)門, 語(yǔ)驚四座; 口氣謙恭有禮, 熱情、溫和、親切、自然。語(yǔ)速適中, 過(guò)快了容易讓人聽不清楚, 產(chǎn)生匆忙應(yīng)付的感覺(jué); 慢條斯理, 拿腔拿調(diào), 也容易引起人的反感。
舉止得當(dāng)。打電話要輕拿輕放, 不要急不可耐, 一遇到無(wú)法接通的情況就表現(xiàn)得很不耐煩, 甚至甩話機(jī)。電話接通后, 要等鈴聲響過(guò)六遍后, 確信對(duì)方無(wú)人接聽, 才掛斷話機(jī)。通話時(shí)不要抱著電話四處走動(dòng); 仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通話都是不適宜的。通話時(shí)也不要吃東西、抽煙、喝水、翻報(bào)紙雜志,甚至與旁邊的人閑聊。
注意環(huán)境。打電話要注意周圍環(huán)境。移動(dòng)電話不要在嘈雜的大街上、一些公共場(chǎng)所通話。辦公室打電話, 要避免談話聲、嬉笑聲、咳嗽聲。如果有急事, 可以先整頓一下通話環(huán)境, 待安靜下來(lái)再撥通電話。
怎樣接電話?
接電話要注意以下禮儀:
及時(shí)接聽。電話鈴聲一響, 要及時(shí)接聽, 不要慢騰騰地任由鈴聲響個(gè)不停。一般在聽到完整的鈴聲響后接起電話。同時(shí)響起電話, 要先接起一個(gè), 詢問(wèn)對(duì)方是否介意接聽另一個(gè)電話, 征得同意后才能接聽另一個(gè)電話。不要同時(shí)接聽兩個(gè)電話。
文明應(yīng)答。接聽電話要做到有問(wèn)必答, 依問(wèn)作答。鈴聲響起, 要拿起話筒問(wèn)候?qū)Ψ? 并自報(bào)家門:
你好! 這里是 ( 單位) 或你好! 我是 , 或者詢問(wèn)對(duì)方: 你好! 請(qǐng)問(wèn)找哪位? 如果要找的人不在, 最好告訴對(duì)方不在的原因, 或告訴對(duì)方聯(lián)系方法。一般不宜用 你是誰(shuí)、 你找誰(shuí)、有什么事之類的話發(fā)問(wèn)。與對(duì)方通話, 要盡量每問(wèn)必答,但不要答非所問(wèn), 東拉西扯, 大聊其天。對(duì)方交談內(nèi)容結(jié)束要即時(shí)道別, 說(shuō)聲再見(jiàn)。
做好記錄。公務(wù)電話通常需要做記錄。平時(shí)要做好通話記錄準(zhǔn)備, 電話記錄簿或記錄用紙、筆要準(zhǔn)備好, 不要通話后放下聽筒, 再找紙筆。遇到聽不清楚時(shí), 可以請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)一遍, 特別是對(duì)一些重要內(nèi)容和涉及時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量等, 最好加以核實(shí), 避免記錯(cuò)。
一些特殊電話的接聽。對(duì)打錯(cuò)電話的, 不要大聲斥責(zé)對(duì)方, 要接受對(duì)方的道歉, 說(shuō)聲 沒(méi)關(guān)系 后掛機(jī)。對(duì)一些難纏的電話, 要學(xué)會(huì)說(shuō)不, 設(shè)法擺脫對(duì)方的糾纏, 委婉而堅(jiān)決地拒絕對(duì)方的請(qǐng)求。對(duì)一些諸如你猜猜我是誰(shuí)、想知道我在干什么嗎之類的謎語(yǔ) 電話, 可以用別讓我猜謎了、 我正忙著、我還有一些急事要做呢之類的話加以應(yīng)對(duì)。
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