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3W式結(jié)構(gòu)的英文簡(jiǎn)歷
3W式結(jié)構(gòu)
一封商務(wù)信函的全文結(jié)構(gòu)可以用3W 來(lái)表示，即：Why do you write the letter? (第一部分) ；What’s the detailed reason? (第二部分) ；What do you expect your reader to do? (第三部分)。我們?cè)谏衔闹幸呀?jīng)提到過(guò)，商務(wù)信函寫作的最主要目的就是溝通和交流。收信人或許每天都要看很多的信函，一封冗長(zhǎng)、拖沓、空洞、開頭就不得要領(lǐng)的信函第一眼看到會(huì)讓人感到厭煩，從而對(duì)寫信人的印象大打折扣。
1、第一部分（Why do you write the letter?）：在信函的一開頭就要目的明確、簡(jiǎn)明扼要告訴讀信者為什么要寫這封信，如：
例（１）：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.
這樣的開頭直接告訴對(duì)方寫信是為了回復(fù)對(duì)方4月15日讓己方對(duì)三月份的訂貨付款的來(lái)信。這樣可以使得讀信人立刻知道寫信的意圖,在讀信的時(shí)候可以有充分的心理準(zhǔn)備,或者把注意力集中在問(wèn)題的重點(diǎn)上。不會(huì)因?yàn)橐恍o(wú)關(guān)緊要的寒暄而分散注意力。
在這方面，我們最應(yīng)該注意的就是避免中國(guó)式的寒暄和問(wèn)候，不要為了追求客氣而落入俗套。
例（２）：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.
這樣的信函開頭不僅羅嗦、冗長(zhǎng)，而且會(huì)給收信人一種錯(cuò)覺(jué)：這是一封朋友之間相互問(wèn)候的私人信件。因而將它擱置一邊，待自己較為空閑時(shí)再看，很可能會(huì)因?yàn)檠舆t閱讀而給雙方帶來(lái)無(wú)可彌補(bǔ)的損失。
2、第二部分（What’s the detailed reason?）：即商務(wù)信函的征文，敘述事實(shí)或者理由來(lái)支持信里的第一句。會(huì)顯出你鄭重其事、思想縝密。把所要列舉的事實(shí)或者理由合并成最重要的一點(diǎn)或者兩點(diǎn)，在不影響清楚準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上越簡(jiǎn)潔越好。如：
例（３）：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.
簡(jiǎn)明地告訴對(duì)方未按時(shí)付款的原因是因?yàn)闀?huì)計(jì)生病了，沒(méi)有一句多余的話，既解釋了未按時(shí)付款的原因，又道了歉。沒(méi)有讓人感覺(jué)既討厭又煩人的羅嗦。要記�。耗悴皇窍虢o收信人添麻煩，而是想讓他同意你的意見(jiàn)，接受你的要求。所以，寫商務(wù)英文信函的一個(gè)主要原則和技巧就是要寫的簡(jiǎn)潔明白。
3、第三部分(What do you expect your reader to do?) ：結(jié)尾是提出要求或者提請(qǐng)注意。不要有任何多余的話，因?yàn)槟菢涌赡軙?huì)使寫信人的要求不夠明確突出，簡(jiǎn)潔的表達(dá)更能突出重點(diǎn)，以便對(duì)方對(duì)你的來(lái)信及信中提到的內(nèi)容做出及時(shí)迅速的處理。如：
例（４）:Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.
短短的一句話就告訴了對(duì)方兩層意思：①隨信附上了100萬(wàn)美元的支票；②受到支票后請(qǐng)通知寫信人。
以上例（１）、（３）、（４）構(gòu)成了一封重點(diǎn)突出、清楚明白的商務(wù)回復(fù)信。簡(jiǎn)明扼要，沒(méi)有一句冗言、廢話，也沒(méi)有一句虛禮客套。套用一句稱贊美女的話說(shuō)就是“增之一分嫌多，減之一分嫌少。”，可謂商務(wù)英文信函中的上佳之作。
當(dāng)然，我們還需要注意要求簡(jiǎn)潔并不是要使商務(wù)信函像電報(bào)一樣，沒(méi)有一個(gè)多余的詞。有時(shí)為了給書信增添幾分人情味，加上一些詞語(yǔ)和句子也屬于商務(wù)書信寫作的一種策略和技巧。問(wèn)題是寫作者如何把握好“簡(jiǎn)”和“繁”之間的這個(gè)“度”。刪繁就簡(jiǎn)是必須的，但是我們主張刪除的是那些不增加任何新的信息的無(wú)實(shí)際意義的、重復(fù)和累贅的字、詞、短語(yǔ)和句子。
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