合同范本使用說明
合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。有關(guān)合同范本使用說明，歡迎大家一起來借鑒一下！
實踐中，很多法律糾紛都是因為合同條款設(shè)置存在缺陷所造成的。與完善合同管理規(guī)定、開展合同實務(wù)培訓(xùn)等工作相比，編制一套高質(zhì)量的合同范本才是提升企業(yè)合同管理水平，切實防范企業(yè)法律風(fēng)險的更為有效和快捷的手段。
合同是經(jīng)濟(jì)活動的載體和基礎(chǔ)，有句西諺“財富的一半是合同”，形象道出了合同在經(jīng)濟(jì)活動中的重要性。合同不僅是明確相關(guān)當(dāng)事人之間權(quán)利義務(wù)的法律文件，也是增進(jìn)企業(yè)財富、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的基本保障，是企業(yè)規(guī)范開展經(jīng)營活動的重要和不可或缺的工具和手段。很多大型企業(yè)，尤其是國有企業(yè)和民營上市公司逐漸意識到合同文本之于經(jīng)營活動的重要意義，在合同管理上投入了很多人力和財力，比如制定完善的合同管理規(guī)定，進(jìn)行合同實務(wù)培訓(xùn)、開展合同履約法律風(fēng)險檢查等等。而實際上，與以上工作相比，編制一套高質(zhì)量的合同范本才是提升企業(yè)合同管理水平，切實防范企業(yè)法律風(fēng)險的更為有效和快捷的手段。筆者長期參加政府、行業(yè)協(xié)會和大型中央、國有能源企業(yè)合同范本的編制工作，完成合同范本近五百份，下面與大家分享自己的一些經(jīng)驗和體會。
合同范本的作用
企業(yè)編制合同示范文本至少具有以下方面的意義：
�。ㄒ唬┯行岣吆贤谋举|(zhì)量，降低企業(yè)法律風(fēng)險。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)送審的合同文本中相當(dāng)一部分存在較為嚴(yán)重的問題，如：合同內(nèi)容不完整、條款前后矛盾、不具有操作性、甚至違反法律強(qiáng)制性規(guī)定、對客戶利益保護(hù)不充分、表述不規(guī)范甚至邏輯錯誤等等。而實踐中，很多法律糾紛都是因為合同條款設(shè)置存在缺陷所造成的。在編制合同范本過程中律師或法務(wù)人員可以利用專業(yè)技能和經(jīng)驗將上述問題集中全面予以解決，大大提高合同文本的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，有效降低企業(yè)發(fā)生合同法律風(fēng)險的概率。
�。ǘ┯欣诖龠M(jìn)經(jīng)驗交流，充分實現(xiàn)資源共享。很多大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)中，同一類合同，不同單位，甚至同一單位不同業(yè)務(wù)人員使用的文本都截然不同。有些系統(tǒng)內(nèi)單位或業(yè)務(wù)人員對于某些合同已經(jīng)總結(jié)積累了好的經(jīng)驗，但并沒有在其他單位或其他人員所使用的同類合同中得到體現(xiàn)；律師或法務(wù)人員對某一單位或業(yè)務(wù)人員送審的合同文本的審查意見也難以被其他單位或個人掌握或借鑒。造成已有資源的不合理浪費。通過編制合同范本可以將企業(yè)內(nèi)不同單位或業(yè)務(wù)人員在工作中總結(jié)出的好的經(jīng)驗和做法在合同范本中體現(xiàn)，并通過合同范本在企業(yè)內(nèi)部的全面實施，實現(xiàn)經(jīng)驗互通和資源共享。
�。ㄈ┯欣谔岣吆贤瑢彶楣ぷ餍省：贤侗就ǔ８鼮橐�(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)，在使用過程中只需對少量待定內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充；大部分（如通用性標(biāo)準(zhǔn)條款）一般不允許或不必進(jìn)行修改，確需修改的也應(yīng)在指定位置集中進(jìn)行。對于使用合同范本編制的合同，律師和法務(wù)人員在進(jìn)行合同審查時，一般只需關(guān)注業(yè)務(wù)人員結(jié)合具體交易所填寫或修改的內(nèi)容，其他條款不必再進(jìn)行一一核實（這項工作在編制合同范本時已提前完成）。這樣，審查合同文本的工作量可從之前的幾十頁、十幾頁縮減為幾頁甚至一兩頁，如果合同只是填寫金額、期限等商務(wù)條款，律師和法務(wù)人員甚至可以不再進(jìn)行審查。這無疑將大大提升合同法律審查的工作效率，使法務(wù)人員不必再疲于應(yīng)付合同審查事務(wù)，從而騰出時間進(jìn)行其他重大法律問題的研究。
�。ㄋ模┨岣吆贤芾順�(biāo)準(zhǔn)化水平，促進(jìn)企業(yè)形象提升。低質(zhì)量的合同文本不僅可能加大企業(yè)發(fā)生法律風(fēng)險的概率，也會讓交易對方對企業(yè)的實力和管理水平產(chǎn)生質(zhì)疑，并最終對企業(yè)形象產(chǎn)生不利影響。編制合同范本可以使企業(yè)使用質(zhì)量低劣、版本大相徑庭合同文本的問題得以解決，大大提升企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化平；另外，編制合同范本過程可將律師和法務(wù)人員在以往合同審查中發(fā)現(xiàn)的問題和積累的經(jīng)驗在范本中體現(xiàn)或進(jìn)行提示，有助于企業(yè)業(yè)務(wù)人員整體專業(yè)水平的提高。而較高質(zhì)量的、風(fēng)格規(guī)整統(tǒng)一的合同文本也是展現(xiàn)企業(yè)整體實力、提升企業(yè)對外形象的重要途徑。
合同范本的編制準(zhǔn)備
（一）確定合同范本編制立場
企業(yè)編制合同范本首先需要確定合同范本的立場，即合同范本重點保護(hù)哪一方的利益，合同條款應(yīng)站在哪一方的角度進(jìn)行設(shè)置。這也是企業(yè)合同范本與政府、行業(yè)協(xié)會等發(fā)布的合同范本有所不同的地方，政府、行業(yè)協(xié)會等發(fā)布的合同范本需要保持中立，盡量做到當(dāng)事人各方的權(quán)利義務(wù)相對公平，而這一點在編制企業(yè)合同范本時則不需要進(jìn)行過多考慮。絕大部分組織編寫合同范本的企業(yè)都要求在設(shè)置合同條款時對己方利益有更強(qiáng)的保護(hù)，同時對合同對方的權(quán)利進(jìn)行一定的限制。這也是企業(yè)編制合同范本的初衷之一。
基于上述情況，很明顯合同范本應(yīng)該站在編制方的立場進(jìn)行編制。那么是不是所有企業(yè)都適合編制合同范本呢?顯然也不是，適不適合編制合同范本有一個衡量標(biāo)準(zhǔn)，即所編制的合同范本是否能夠被推廣使用。試想，如果合同范本在編制者看來很完美，但卻無法在實際交易中被采用，那又有什么意義呢?而能夠編制既保護(hù)自身利益、又能推廣使用的合同范本的編寫者應(yīng)當(dāng)是什么企業(yè)呢?很顯然，一定是在交易中相對比較強(qiáng)勢的一方，通常大家稱之為“甲方”。也就是說，合同范本通常應(yīng)當(dāng)由經(jīng)常擔(dān)任合同甲方的企業(yè)編制，這樣才能充分發(fā)揮合同范本的作用。合同乙方編制的合同范本（筆者不建議合同乙方編制合同范本）通常只能起到內(nèi)部培訓(xùn)學(xué)習(xí)或在商簽合同時提示乙方如何盡最大可能爭取保護(hù)自身利益的作用，很難被作為雙方簽訂合同的基礎(chǔ)文本。
（二）搜集整理合同參考文本
編制合同范本之前需要進(jìn)行充分的準(zhǔn)備工作，其中之一是確定參考文本（或基礎(chǔ)文本）�？赡苡行┤藭J(rèn)為，編制合同范本就是要起草一份新的合同文本，這其實是一種誤解。因為，從頭起草合同范本在大多數(shù)情況下是不必要的。首先，絕大部分已經(jīng)開展的交易都有相應(yīng)的合同文本，在已有文本基礎(chǔ)上進(jìn)行合同范本的編寫一定比從零做起要更有效率，也更加安全。只是有些文本可能需要專門進(jìn)行搜集。另外，很多企業(yè)編制合同范本并不是因為沒有合同文本可用，只是所使用的合同文本不夠規(guī)范，希望能在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行修改完善，因此沒有必要重新起草合同范本。
參考文本主要可分為以下幾類：1.編制企業(yè)自身正在使用的合同文本；2.其他同類或類似企業(yè)所使用的合同文本；3.政府主管部門、行業(yè)協(xié)會頒布的合同范本。
參考文本的使用應(yīng)遵循以下原則：如果政府主管部門、行業(yè)協(xié)會已頒布同類合同范本，以政府主管部門、行業(yè)協(xié)會頒布的合同范本為基礎(chǔ)，結(jié)合客戶需求進(jìn)行合同范本的編制；如果政府主管部門、行業(yè)協(xié)會未頒布同類合同范本，則以企業(yè)目前正在使用的合同文本為基礎(chǔ)進(jìn)行合同范本的編制；如果政府主管部門、行業(yè)協(xié)會未頒布同類合同范本，本企業(yè)亦無正在使用的合同文本或者所使用的合同文本質(zhì)量很差，則以其他同類企業(yè)所使用的合同文本為基礎(chǔ)進(jìn)行合同范本的編制。
（三）進(jìn)行合同編制工作溝通訪談
編制合同范本的終極目的，是讓業(yè)務(wù)人員能夠愿意使用、樂于使用，解決企業(yè)經(jīng)營活動中的實際問題，不是做秀、搞面子工程。因此，在編制合同范本之前以及編制過程中要與具體使用合同和制作合同的業(yè)務(wù)人員保持充分溝通，聽取他們的意見和建議。比如，有些文本形式上很高大上，表述很專業(yè)，內(nèi)容也法言法語，但是業(yè)務(wù)人員理解不了，很難落地，這樣效果就不會好。與業(yè)務(wù)人員訪談溝通，首先是了解他們在合同起草、履行過程中遇到的具體問題以及他們的建議，以便有針對性的在合同范本中解決，使合同范本能夠落地，發(fā)揮最大效用；其次是多了解合同范本所涉及交易的專業(yè)特點，讓合同范本條款和企業(yè)的專業(yè)性特點和要求充分結(jié)合，避免最后完成的合同與企業(yè)實際業(yè)務(wù)形成兩張皮，表面看是專為特定企業(yè)編制的合同范本，但實際上放之四海而皆準(zhǔn)，缺乏專業(yè)性和針對性。最后，與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行訪談溝通，有利于獲取合同范本在使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時對合同范本進(jìn)行改進(jìn)和完善。
合同范本的起草
（一）文本結(jié)構(gòu)
合同范本文本結(jié)構(gòu)通常分為三段式體例和單一體例兩種，三段式體例即合同正文（不包括附件）由協(xié)議書、通用條款、專用條款三部分構(gòu)成。其中，協(xié)議書一般僅包括雙方當(dāng)事人名稱、合同金額、合同標(biāo)的簡要描述、履行期限、生效條款、簽約時間等簡略內(nèi)容，篇幅為一到兩頁紙；通用條款包括全部合同內(nèi)容，詳盡具體，對于需根據(jù)具體交易情況臨時確定的合同事項（少量）則由專用條款約定；專用條款主要是指需根據(jù)具體交情況確定的合同內(nèi)容，如合同金額、期限、違約責(zé)任等，以及對通用條款的修改（少量）。單一體例指合同正文是一個統(tǒng)一整體，所有合同條款均集中在正文部分，不區(qū)分為協(xié)議書、通用條款、專用條款。
三段式體例通常適用于內(nèi)容較為復(fù)雜、篇幅較長的合同，比如常見的工程類合同：施工承包合同、EPC總承包合同、大型設(shè)備采購合同、勘察設(shè)計合同等。三段式體例的優(yōu)點是標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容和特殊約定分離，可以大大減輕業(yè)務(wù)人員的工作量。在三段式體例合同中，篇幅最長的通用條款部分（內(nèi)容一般為合同協(xié)議書和專用條款的四、五倍以上）原則上是不允許改動的（少量修改在專用條款部分體現(xiàn)），商簽合同時雙方通常只需關(guān)注協(xié)議書和專用條款部分即可，工作強(qiáng)度勢必大為降低。如果長篇幅合同采用單一體例，則意味著每次簽約時業(yè)務(wù)人員均需對全部條款通讀一遍，然后再一一對相關(guān)條款進(jìn)行補(bǔ)充完善，耗時將大為增加，且很容易遺漏相關(guān)內(nèi)容，導(dǎo)致合同出現(xiàn)不完備情況。
單一體例適用于內(nèi)容相對簡單的'合同，一般篇幅不超過十頁紙。因為，這種合同采用三段式和單一體例，從方便使用的角度看并不會相差很多，沒有必要再進(jìn)行分拆。需要注意的是，對于采用單一體例的合同范本，在使用時僅允許在正文中填寫空白內(nèi)容，而不應(yīng)直接對其他條款進(jìn)行修改。確需對條款進(jìn)行修改的，建議集中在正文末尾特定位置進(jìn)行，以便保持文本內(nèi)容的統(tǒng)一性和方便審查。
（二）編制原則
在編制合同范本時應(yīng)遵循以下原則：
1.合法性。應(yīng)保證編制的合同范本內(nèi)容完全符合現(xiàn)行法律的強(qiáng)制性規(guī)定，如果由于法律變更或新法頒布導(dǎo)致合同范本內(nèi)容不符合規(guī)定的，應(yīng)及時進(jìn)行修正；
2.完備性。立求在合同中將可能涉及到問題均作出規(guī)定，避免因文本不完善在執(zhí)行時發(fā)生爭議；
3.可操作性。除了內(nèi)容全面以外，范本還應(yīng)從“做什么”、“怎么做”、“何時做”等角度進(jìn)行合同條款的設(shè)置，使條款具有較強(qiáng)的可操作性；
4.嚴(yán)謹(jǐn)性。合同范本應(yīng)杜絕前后矛盾和不一致的情況，表述力求準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、易懂，不出現(xiàn)歧義；禁止使用土話、白話或未被普遍接受的縮略語；
5.統(tǒng)一性。企業(yè)編制系列合同范本時間，應(yīng)做到文本在體系上的統(tǒng)一性，對合同范本的封面、篇章結(jié)構(gòu)、文本格式、條款編號及共性條款等均進(jìn)行統(tǒng)一安排。使每一份合同范本在風(fēng)格和外在形式上保持一致。
6.代表性。合同范本的具體條款應(yīng)具有代表性、通用性，不宜將特定交易、特定背景下的特殊情況作為一般情形列入合同中。在借鑒相關(guān)實務(wù)合同時應(yīng)進(jìn)行甄別和歸納，不應(yīng)簡單照搬。必要時，可將實際合同中的特定條款作為示例條款供使用人參考；
7.適當(dāng)?shù)膬A向性。合同文本可在法律允許的程度內(nèi)，適當(dāng)有傾向性地對范本編制方的利益進(jìn)行保護(hù)，嚴(yán)格約束對方履行合同義務(wù)；
8.業(yè)務(wù)相關(guān)性。合同文本的編制和條款設(shè)置應(yīng)盡可能考慮范本編制方的業(yè)務(wù)特點，借鑒范本編制方正在執(zhí)行的相關(guān)合同中的合理內(nèi)容，使范本具有更強(qiáng)的針對性和實用性。
（三）合同內(nèi)容
合同范本必須做到內(nèi)容完整，一般應(yīng)包含以下條款，相關(guān)填寫說明和建議供參考：
1.標(biāo)的（如貨物名稱、承包（服務(wù)）內(nèi)容、質(zhì)量要求、需提交的成果等）；
2.價格（如貨物價款、工程款、服務(wù)費等，應(yīng)明確合同價格所對應(yīng)的范圍及是否固定）；
3.支付（每份合同范本均應(yīng)約定明確的支付條款，包括支付條件、支付期限、支付金額等，必要時提供示例條款）；
4.期限（如交貨期限、完工期限、服務(wù)期限、合作期限等，應(yīng)注意不要將此期限與合同有效期混淆。合同中原則上不出現(xiàn)有效期條款）；
5.合同生效（合同生效條款可按照附條件生效格式編寫，未填寫生效條件的視為合同經(jīng)簽字蓋章生效）；
6.違約責(zé)任（需盡量詳盡列舉違約責(zé)任的具體情形，供使用者參考；不應(yīng)只作原則性規(guī)定）；
7.爭議解決（爭議解決條款應(yīng)明確列出可供選擇的爭議解決方式，并說明注意事項）。
根據(jù)具體情況，部分合同范本還可設(shè)置以下全部或部分條款：定義和解釋條款、合同結(jié)構(gòu)條款、安全環(huán)保衛(wèi)生條款、監(jiān)理條款、進(jìn)度條款、采購條款、價格調(diào)整條款、交付條款、項目經(jīng)理條款、運輸條款、檢查條款、報關(guān)清關(guān)條款、監(jiān)造條款、保管條款、竣工驗收條款、接收條款、結(jié)算條款、保修條款、售后服務(wù)條款、擔(dān)保條款、知識產(chǎn)權(quán)條款、保密條款、保險條款、分包和轉(zhuǎn)讓條款、變更解除條款、稅費條款、不可抗力條款、索賠條款、適用法律條款、通知和聯(lián)絡(luò)條款等。
（四）使用說明
為了便于業(yè)務(wù)人員正確掌握和使用合同范本，充分發(fā)揮合同范本的作用，最終合同范本完成后還應(yīng)針對每一份文本起草相應(yīng)的使用說明。合同范本使用說明一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1.合同范本的立場。即合同范本是站在哪一方的角度起草的，更傾向于保護(hù)哪一方的利益，以免業(yè)務(wù)人員錯誤選用文本。比如企業(yè)在合同中是甲方，則應(yīng)當(dāng)使用站在甲方立場起草的合同范本；否則，應(yīng)當(dāng)使用站在乙方立場起草的合同；
2.合同范本的適用范圍。主要描述合同范本適用于哪些交易類型和交易金額，比如有些采購合同分為主機(jī)設(shè)備采購合同和備品備件采購合同，這時就需要明確哪些是主機(jī)設(shè)備，哪些是備品備件；有些合同范本分為大額和小額合同，則應(yīng)明確具體金額標(biāo)準(zhǔn)；
3.條款填寫說明。填寫說明主要用于指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員如何完成最終的合同文本。比如如果合同為三段式體例的，應(yīng)明確，除了合同范本專用條款中允許當(dāng)事人填寫的地方之外（比如空白處），對合同范本的任何修改或補(bǔ)充，均應(yīng)在專用條款中進(jìn)行約定，不得直接對通用條款進(jìn)行改動；
4.條款修改程序。為了最大程度保護(hù)自身利益，加強(qiáng)對合同范本的使用管理，有些企業(yè)不允許業(yè)務(wù)人員自行修改合同范本中的部分重要條款，比如支付條款、違約條款等。確需修改的，需經(jīng)上級單位、有權(quán)部門或人員的批準(zhǔn)。此時，合同范本使用說明中需要有關(guān)于合同條款修改程序的規(guī)定，比如哪些條款是業(yè)務(wù)人員可以自行決定修改與否的，哪些是需要申請批準(zhǔn)的。
5.腳注和批注。有些合同填寫說明更適合采用腳注和批注的形式。比如，對于合同范本中需補(bǔ)充完善但不易掌握、或經(jīng)常出現(xiàn)錯誤的部分條款，可以以腳注或批注的形式增加填寫、補(bǔ)充說明，或提供具體的示例條款，以便于業(yè)務(wù)人員能夠準(zhǔn)確的完成此類條款的填寫和補(bǔ)充工作。需要注意的是，對于腳注和批注，尤其是用于提示業(yè)務(wù)人員如何保護(hù)編制者利益的腳注和批注，在文本發(fā)送合同對方前，應(yīng)予以刪除。
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