物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

　　在日新月異的現(xiàn)代社會中，很多場合都離不了制度，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編幫大家整理的物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

　　一、目的

　　1、加強(qiáng)檔案管理工作，保證檔案的及時收集、歸檔、完整和有效利用。

　　1.1適用范圍

　　適用于公司檔案室的各種檔案的管理工作。

　　二、職責(zé)

　　1、主管行政公司領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)外單位〔個人〕查閱檔案的審批。

　　2、行政管理部經(jīng)理：負(fù)責(zé)公司員工借閱檔案的審批。

　　三、檔案員職責(zé)

　　1、檔案員負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放。

　　2、檔案資料的交接。

　　3、辦理檔案的借閱、登記、統(tǒng)計。

　　4、執(zhí)行相關(guān)保密制度。

　　5、檔案室設(shè)備、設(shè)施的管理等。

　　四、工作步驟

　　1、凡屬以下幾類資料均屬歸檔資料：

　　1.1本公司根本情況資料，包括批文、營業(yè)執(zhí)照、代碼本、財產(chǎn)登記臺帳、管理制度、合同、人事勞資、工作根本情況描述等資料；

　　1.2公司行文，包括發(fā)文、發(fā)函、會議紀(jì)要、報告、請示等；

　　1.3各部門資料，包括業(yè)務(wù)、行政管理等材料；

　　1.4外來資料，包括中央、省、市、區(qū)、集團(tuán)公司來文、友鄰單位及其它單位、組織來文及法律法規(guī)等；

　　1.5圖書等參考資料，包括參考書籍、期刊、報紙及其它宣傳資料等。

　　五、檔案編號、檔案分劃

　　為便于系統(tǒng)化管理，根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式特征，將公司檔案劃分為八大類（為一級分類），每一大類下再劃分出假設(shè)干子類（為二、三、四級分類）。

　　1、具體分劃詳見檔案分劃編號表

　　1.1檔案編號

　　為方便查閱檔案資料，根據(jù)檔案分劃對檔案進(jìn)展編號。編號采用八位阿拉伯?dāng)?shù)字。具體編號方法如下：

　　1.2分類圖示：

　　┌─┬─┬─┬─┐

　　│Ｘ│Ｘ│Ｘ│Ｘ│

　　└┬┴┬┴┬┴┬┘

　　│ │ │ └─────第四級類，類數(shù)0～99 │ │ │

　　│ │ └───────第三級類，類數(shù)0～999 │ │

　　│ └─────────第二級類，類數(shù)0～9 │

　　└───────────第一級類，類數(shù)0～99每一編號的具體意義。

　　案卷號、文件順序號按電腦輸入時間自動排序，從00000001開場。

　　2、檔案地址確定

　　檔案存放位置利用分類編號來確定。

　　2.1確定檔案一級類存放區(qū)：根據(jù)各一級類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一級類檔案存放區(qū)。各一級類檔案存放區(qū)依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標(biāo)出。

　　2.2各一級類檔案區(qū)內(nèi)的子級類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。

　　2.3每一份檔案均存放在某一級類的檔案盒內(nèi)。

　　2.4同一個檔案盒內(nèi)的檔案資料按編號順序從上到下排列存放。

　　2.5每一類檔案在柜架存放時均須留有一定余地，以保證新增檔案的存放。

　　六、歸檔前管理

　　1、歸檔前資料管理

　　1.1分散在各部門的資料歸檔前由各部門兼職資料員負(fù)責(zé)管理。

　　1.2各部門必須設(shè)置資料固定存放處，并將資料分類放入不同的卷宗內(nèi)。

　　1.3各部門負(fù)責(zé)人對應(yīng)歸檔資料的完整、完好負(fù)責(zé)。

　　七、歸檔時間

　　各類檔案資料視其類別、性質(zhì)等不同，分別按如下：

　　1、確定歸檔時間

　　1.1公司批文、供水、供電增容方案指標(biāo)下達(dá)執(zhí)行書等重要文件隨時歸檔；

　　1.2法律訴訟、外來文件等資料處理完畢即行歸檔；

　　1.3用戶資料在用戶辦理完各項手續(xù)后即行歸檔；

　　1.4各項工程資料在驗收后一個星期內(nèi)歸檔；

　　1.5各部門當(dāng)年的業(yè)務(wù)、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內(nèi)歸檔；

　　1.6圖書資料購置后即歸檔，期刊、雜志半年歸檔一次。

　　2、其它資料按公司領(lǐng)導(dǎo)確定的時間歸檔。

　　八、歸檔要求

　　1.歸檔資料必須完整，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計圖紙及其更改通知等都必須齊全。

　　2.歸檔的文件資料必須是原件。部門須常用的資料可留用復(fù)印件，原件歸檔。書寫材料必須是耐久的紙張、墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆，純蘭墨水。

　　3.歸檔資料必須準(zhǔn)確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確〞，設(shè)計的修改也須在圖紙上反映出來。

　　九、檔案資料移交

　　1.資料歸檔前各部門須按類整理好，并填寫檔案資料移交清單。

　　2.移交時，檔案員須仔細(xì)核對移交的資料，核對無誤后，交接人在移交清單上簽字。

　　3.移交清單一式兩份，交接人各留存一份。

　　十、資料編號歸檔

　　1.檔案員把各類移交資料按編號方法進(jìn)展整理、編號。

　　2.檔案員須把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時間等逐一登記在登記冊上。

　　3.編號后的檔案，按“檔案地址確定〞的規(guī)定上架排列存放。

　　十一、檔案管理

　　檔案室由行政管理部負(fù)責(zé)管理，行政管理部指定檔案員負(fù)責(zé)具體管理工作。

　　十二、檔案員崗位職責(zé)

　　1.檔案員必須熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識，了解、掌握公司職能活動和檔案材料情況。

　　2.檔案員負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放、管理等工作。

　　3.檔案員負(fù)責(zé)催促各部門檔案資料的移交工作。

　　4.檔案員負(fù)責(zé)檔案資料的借閱、登記、統(tǒng)計等工作。

　　5.各部門兼職資料員必須配合公司檔案員做好有關(guān)檔案資料的收集、整理及交接等工作。

　　6.檔案員必須按要求做好保密工作。

　　7.檔案員必須做好檔案室設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)工作。

　　8.檔案員必須完成公司安排的其它相關(guān)工作任務(wù)。

　　十三、檔案保管

　　1.檔案架合理排放，既保證光線充足、通風(fēng)，又能方便使用。

　　2.檔案室必須每天清潔一次，每周大掃除一次，保持清潔衛(wèi)生。

　　3.檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，室內(nèi)須配滅火器材，檔案員必須掌握正確使用滅火器材的方法。

　　4.保持檔案室枯燥，定期在柜架中投放枯燥劑。

　　5.雨季加強(qiáng)檢查，每逢大雨必須檢查檔案室有無漏水、滲水現(xiàn)象，雨后即檢查檔案有無潮霉現(xiàn)象。

　　6.檔案柜架內(nèi)須定期投放防霉、防鼠藥品，定期檢查檔案有無霉變、鼠咬現(xiàn)象。

　　7.發(fā)現(xiàn)檔案有潮霉、鼠咬情況，應(yīng)立即采取措施加強(qiáng)防范，對已造成損壞的檔案進(jìn)展修復(fù)、補(bǔ)制。

　　8.下班時或檔案員離開時應(yīng)仔細(xì)關(guān)好、鎖好門窗。檔案室鑰匙除檔案員外，其他人不得持有。

　　十四、檔案鑒定與銷毀

　　1.文書檔案資料保存期限分別為短期15年、長期25年、永久三類。

　　2.城建檔案的保存期限分為短期30年，長期70年，永久三類。

　　3.公司抽調(diào)各部門有關(guān)人員組成檔案鑒定小組，鑒定小組負(fù)責(zé)審議、鑒定檔案資料的保存期限。

　　4.鑒定小組于每年的最后一個季度內(nèi)召開一次鑒定會，審議、鑒定新增資料的年限及應(yīng)銷毀的資料。

　　5.檔案資料的銷毀由檔案員具體執(zhí)行，鑒定小組委派一人監(jiān)視執(zhí)行。

　　十五、銷毀檔案編號的處理

　　1.經(jīng)鑒定不需保存但暫時不能銷毀的檔案，將其從原存放架上取出，用X（表示暫存記號）標(biāo)識記號，并將其裝訂放入專門存放區(qū)內(nèi)。

　　2.檔案銷毀情況均須登記在物業(yè)管理檔案銷毀登記表上。

　　十六、檔案借閱

　　1.檔案資料一般只限于公司員工及集團(tuán)公司需要查閱的人員查閱。

　　2.外單位及個人因工作需要查閱檔案的，必須經(jīng)主管行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　3.檔案一般只限于在檔案室內(nèi)查閱，因工作需要借出時，必須填寫檔案借閱申請審批表。

　　4.審批表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后，交行政管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字，方可借出檔案。

　　5.借出檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點等，不得缺頁、遺失、私自復(fù)印，并保證如期歸還。

　　6.檔案借還情況須在登記本上登記。

　　十六、檔案統(tǒng)計

　　1.檔案資料定期進(jìn)展清理、統(tǒng)計。

　　2.檔案員必須每季度統(tǒng)計一次檔案增刪、使用及管理情況，并將統(tǒng)計結(jié)果報行政管理部負(fù)責(zé)人。

　　十七、檔案管理意外事件處理程序

　　檔案失盜、借出檔案人喪失或損毀檔案、潮霉鼠咬損毀檔案等均屬于檔案管理中的意外事件。

　　1、處理程序

　　1.1發(fā)生意外事件時，首先應(yīng)立即將事件情況報告行政管理部負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　1.2當(dāng)發(fā)生檔案失盜或借出檔案人喪失檔案事件時，應(yīng)立即設(shè)法追回所失檔案。

　　1.3當(dāng)發(fā)生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時，應(yīng)立即對損毀檔案設(shè)法進(jìn)展修補(bǔ)、復(fù)原。

　　1.4假設(shè)無法追回、修補(bǔ)損失的檔案，那么應(yīng)請有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。

　　1.5在進(jìn)展補(bǔ)救工作的同時，對意外事件發(fā)生的原因進(jìn)展調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。

　　1.6根據(jù)意外事件發(fā)生的性質(zhì)及檔案損毀程度，對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)展行政和經(jīng)濟(jì)處分。