駐外辦事處管理制度

時間：2023-04-24 09:13:52 管理制度我要投稿

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駐外辦事處管理制度

　　在發展不斷提速的社會中，我們都跟制度有著直接或間接的聯系，制度具有合理性和合法性分配功能。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編為大家收集的駐外辦事處管理制度，希望對大家有所幫助。

駐外辦事處管理制度

駐外辦事處管理制度1

　　1.目的

　　加強銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作,減少失誤,提高公司經濟效益,保障公司經營工作的健康發展。

　　2.適用范圍

　　銷售分公司駐外辦事處

　　3.執行

　　銷售分公司駐外辦事處人員

　　4.職責

　　銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業務員簽訂,駐外辦事處經理審核,銷售分公司經理批準。

　　5.制度

　　5.1銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前,必須認真了解對方當事人的情況,主要包括:對方當事人主體資格、經營權限、履約能力、資信情況以及對方簽約人的簽約權限等。做到既要考慮我方的經濟利益,又要考慮對方的履約條件和能力,確保所簽合同有效、有利。

　　5.2營銷人員應加強學習《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同,必須嚴格遵守國家的法律、法規、政策及其它有關規定。簽訂合同時,必須以維護公司的合法權益和提高經濟效益為宗旨,嚴禁借簽訂銷售合同假公濟私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實、不公,造成我方經濟損失的,應按其過失或故意所造成的損害后果,承擔相應的行政責任,經濟賠償責任甚至法律責任。

　　5.3銷售合同在正式簽訂前,必須按規定執行公司的合同管理辦法、程序與權限,以各種方式(書面、電話、傳真、電子郵件等)上報審查,經銷售分公司經理批準后,方能正式簽訂。對合同所涉及的信息費、傭金、回扣等費用的支付,必須執行公司的《財務管理辦法》。

　　5.4銷售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴密性和可行性。簽訂合同的.營銷人員作為合同的履約責任人,對合同的履行、款項的回收承擔責任,負責到底。責任人必須完整地收集合同執行過程中產生的全部書面憑證,并妥善保管。

　　5.5如合同履約過程中出現困難或問題,需要變更、補充或解除的,一律采用書面形式(包括當事人雙方往來的函電等),執行合同簽訂的審批程序,獲得批準后,方可執行。

　　5.6如合同履行過程中,出現糾紛的,經雙方協商達成一致意見的,簽訂書面協議,由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經協商仍無法解決的,由公司指派專人負責提交仲裁機構或人民法院依法處理。

　　5.7經濟合同專用章應嚴格按授權范圍使用,不準濫用、代用或借用,嚴禁在空白合同文本上蓋章。經濟合同專用章應由專人妥善保管,若有遺失,除立即登報聲明作廢和向公安機關報案外,還要追究有關責任人的經濟責任和行政責任。

　　5.8綜合管理部按業務部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個公司統一的編號。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補充、解除合同的協議(包括文本、函電)等,均應妥善保管,如有丟失,公司將追究有關人員責任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯系人、聯系電話及用戶的自然情況等。

　　6管理

　　6.1綜合管理部按業務部門分別建立合同檔案,由分公司統一編號,檔案內容包括:

　　6.1.1合同正本、副本、附件。

　　6.1.2文本簽收記錄。

　　6.1.3變更、補充、解除合同的協議。

　　6.2綜合管理部/駐外辦事處應按用戶/客戶建立用戶檔案,內容包括。

　　6.2.1用戶名稱、地址、聯系人、通訊方式。

　　6.2.2用戶自然情況。

　　6.2.3我公司提供產品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。

　　6.2.4履行合同情況

　　6.2.5質量/技術問題處理情況(表格)

　　6.3綜合管理部按產品/備件建立管理臺帳一式二份,一份于次月5日前上報財務部,一份銷售分公司保管備查,內容包括:

　　6.3.1合同號

　　6.3.2合同標的

　　6.3.3簽約日期,結算日期,經辦人。

　　6.3.4用戶名稱

　　6.3.5產品/備件名稱,數量/明細

　　6.4合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證,有關人員應保守合同秘密,嚴禁有意或無意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺帳應嚴格保密,未經允許,無關人員不得查閱。

　　6.5公司定期對合同管理工作進行考核,并逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺帳記錄情況等納入公司對營銷人員和駐外辦事處的工作業績考核范圍。任何人私自轉讓合同,一經發現,公司對有關責任人給予開除處理,并追究其法律責任。

　　7本規定發布之日起執行。

駐外辦事處管理制度2

　　一、目前，國內大多數的公司對駐外辦事處都采取的是辦事處負責人負責制。

　　即辦事處負責人直接對公司負責，同時負責本辦事處的人員招聘、工資發放、日常考核等，對駐外辦事處招聘人員總公司擁有監管權，被聘人的個人資料及辦事處對他的考核方案必須報總公司人事部門備案，財務監督執行。總公司對辦事處的主要考核在于業績考核，根據業績決定辦事外日常的費用開銷。而對于其它方面的管理，如福利、社會保險等，若對公司利益和對外形象沒有影響的話，總公司一般不過多參與。但對于售后則一般由總公司來做，這樣有利于客戶資料及市場資料的收集，不會產生走了一個辦事處負責人而丟失一片市場的情況。

　　二、另一種方法就是由總公司派人員到駐外辦事處工作，派出去人員的工資、福利、社會保險均由總公司負責，同時給予外派人員一定的業務提成。

　　這樣，外派辦事處人員直接由總公司管理，即人事管理和業績考核由總公司負責考核管理，而對于日常的考勤等管理由辦事處自行考核。

　　針對以上兩種情況，各有利弊：有利點：方法一，

　　1、由于辦事處負責人有絕對的領導權，因此，在日常的管理上總公司就不需要再投入過多的精力，總公司要做的就是找到一個優秀的辦事處負責人。

　　2、由于辦事處負責人對當地情況比較熟悉，能夠較好的`結合當地的情況對辦事處進行管理，特別是人員招聘、工資評定及考核。

　　3、因公司主要根據業績決定日常的開銷，在費用上更容易控制。方法二：

　　1、由于辦事處人員均為公司外派出去的，因此相對于在外招聘的來講，穩定性較好，客戶資料及市場也就相對來說比較穩定。

　　2、此種方法的辦事處人員由于各項福利、社會保險待遇都由總公司負責，各項費用比較好控制弊端：方法一：

　　1、同樣，由于辦事處負責人擁有絕對的領導權，因此，如果辦事處負責人挑選的不好或辦事處負責人離職，會給公司帶來較大的損失。

　　2、由于采用此方法的話由業績__決定日常的開銷，因此業績提成的核算就比較重要，若核算不好的話容易影響到員工的工作積極性。方法二：

　　1、因各地情況不一樣，同樣外派出去的員工可能會因為所派地區的業務開展難易程度不同而產生調換工作區域的想法。

　　2、因各地情況不一樣，給外派出去的員工的工資、福利待遇就不會相同，因此，公司就需要針對不同地區的情況來制定不同的工資、福利考核辦法。這樣在管理方法公司所付出的精力就比較大。