文件收發(fā)管理制度10篇
隨著社會一步步向前發(fā)展，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準則。到底應如何擬定制度呢？以下是小編為大家收集的文件收發(fā)管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
文件收發(fā)管理制度1
1.目的：為適應當前信息系統(tǒng)管理需要，充分節(jié)約紙張辦公，公司文件采用山西四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。
2.適用范圍：適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。
3.職責
3.1董事長負責批準企業(yè)綜合管理手冊。
3.2總經(jīng)理負責批準各系統(tǒng)管理分手冊。
3.3公司各分管領導對本系統(tǒng)文件進行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標準有關內(nèi)容。
3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。
3.5企業(yè)管理部負責組織企業(yè)管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性，負責山西四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的`管理和電子郵箱地址的管理工作。
3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業(yè)指導書、目標指標等管理性文件的會簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。
3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標準規(guī)范及其他要求，盡量在網(wǎng)絡中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站，資源共享。質量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術管理部每年發(fā)布一次與質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術相關的適用法律法規(guī)及其他要求清單。
3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發(fā)放等管理；
3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。
文件收發(fā)管理制度2
一、總則
1、為提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)文書處理的有關規(guī)定，結合我企業(yè)實際情況，特制定本制度。
2、文件管理內(nèi)容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報、下發(fā)的各種文件、資料。
3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
二、發(fā)文管理
1、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。
2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。
3、發(fā)出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。
4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應統(tǒng)一登記，并標注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負責。
5、發(fā)文辦理工作程序：
（1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。
�。�2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準備。
（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。
（4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。
�。�5）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進行復核，重點看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領導簽署意見成文稿的內(nèi)容，并對待發(fā)文稿進行編注發(fā)文字號，確定份數(shù)后印制。
�。�6）用�。河糜∈侵皋k公室對已印制好的公文進行蓋章。
�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結束后，檔案管理人員按照文書檔案的`歸檔要求對所發(fā)公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
三、收文管理
1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業(yè)務往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送總經(jīng)理閱示或送有關部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。
2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉交，并由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經(jīng)理上報或移交辦公室，直接上報總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質向上級報告或指定專人、轉交其他有關部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。
4、辦公室收到文件，應根據(jù)文件內(nèi)容和性質全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關部門閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱。
6、個人或部門閱讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人，閱讀完后應及時交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程序：
�。�1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公
室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統(tǒng)一進行收文登記。
（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數(shù)、等逐項進行登記。
�。�3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規(guī)定的，辦公室應根據(jù)文件的內(nèi)容、性質、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經(jīng)理批示后交有關部門辦理。
�。�4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。
（5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關部門協(xié)商辦理，并負責回復辦理結果。
�。�6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結果。
�。�7）注結：文件辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。
�。�8）存檔：在收文辦理結束后，應根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。
四、保密文件管理
1、嚴格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴格把關。
2、制發(fā)保密文件時，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報送總經(jīng)理審批后印發(fā)。
3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復印。
4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。
五、文件的銷毀
1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報總經(jīng)理批示。
2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進行銷毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負責解釋。
2、本制度自發(fā)文之日起實施。
文件收發(fā)管理制度3
1、總經(jīng)辦設專人負責文件的管理工作，對收到的'公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內(nèi)或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。
2、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關部門辦理；其余文件均應交公司領導批示后，再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。
3、凡本公司外發(fā)的文件，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規(guī)范，嚴禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進行登記編號。
4、部門或個人借閱文件，應辦理借閱手續(xù)，總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關規(guī)定分類整理，裝訂成冊，歸檔。
5、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢后應立即退回，并核點份數(shù)，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關人員經(jīng)領導批準后在文件保管處閱讀。
6、如文件丟失或違反保密制度，發(fā)生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。
文件收發(fā)管理制度4
文件管理內(nèi)容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內(nèi)部上報下發(fā)的各種文件、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內(nèi)發(fā)統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口管理
一、收文的管理與公文的簽收
1.公司所有文件(除董事長、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對政府部門發(fā)來的文件要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門并登記差錯文件的文號。
二、公文的編號保管
1.文件拆封和簽收后應及時附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號、保管。
2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交總經(jīng)辦進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
三、公文的`閱批與分轉
1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據(jù)文件內(nèi)容和性質閱簽后由收發(fā)員分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急電應立刻呈送主管領導或分管領導閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電郵、單據(jù)等可由總經(jīng)辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件應同各部門聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉收發(fā)員應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門如關系到兩個以上部門應按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。
四、文件的傳閱與督辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應抓緊時間當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過兩天閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”總經(jīng)辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應交收發(fā)員切忌橫傳。
5.總經(jīng)辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得總經(jīng)辦同意后，予以復印或摘抄原件應及時歸檔保存。
6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關部門定期組織學習相關文件�；蛴煽偨�(jīng)辦通知到單位閱文。
五、發(fā)文的規(guī)定
1.公司上報下發(fā)正式文件的權力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向總經(jīng)辦、行政辦公室提出發(fā)文申請并將文件底稿分別交總經(jīng)辦、行政辦公室審核�？偨�(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團體文件由總經(jīng)辦批轉。
3.對公司影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經(jīng)公司領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
六、發(fā)文的范圍
1.凡是以公司名義、總經(jīng)辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.總經(jīng)辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布公司規(guī)章制度
(2)轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件
(3)公布公司體制機構變動或干部任免事項
(4)公布單位重大建設、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定
(5)發(fā)布相關獎懲決定和通報
(6)其他相關重大事項
3.總經(jīng)辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定
(2)同兄弟公司聯(lián)系有關重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常工程、技術、管理、建設工作中有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行一般不用發(fā)文。
5.各部門如會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
七、發(fā)文程序規(guī)定
1.總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿
2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫
3.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級
4.總經(jīng)辦應根據(jù)董事長和總經(jīng)理有關指示精神，相關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿
5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送分管領導核稿對文稿內(nèi)容、質量負責
6.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚
7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后，按批準權限的規(guī)定分別呈送董事長、總經(jīng)理處審定批準簽發(fā)
8.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統(tǒng)一編號送打字室打印
9.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名
10.文件打字后，由總經(jīng)辦派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實情況。
八、文件的借閱和清退
各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人同意，對有密級的文件須分管領導或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。
借閱文件應嚴格旅行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
總經(jīng)辦收發(fā)員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
文件的立卷與歸檔范圍
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負責歸檔
(1)上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批復(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等
(3)高層會議、行政辦公會議、中層干部會議、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經(jīng)理辦公會議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料
(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
九、立卷要求
1.文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的銷毀
1、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，總經(jīng)辦應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)。
2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應在總經(jīng)辦收發(fā)員文書和正副主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。
文件收發(fā)管理制度5
一、編制目的
為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。
三、相關職責
1.公司員工必須嚴格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。
2.綜合辦公室負責文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。
四、文件收發(fā)程序
1.凡上級和有關部門發(fā)、送本公司的文件,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。
2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應立即交總經(jīng)理閱簽。
3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見。
4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需復印、打印的.文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。
5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。
6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印制份數(shù),并逐項將文件標題、文號、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。
7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時需注明,由綜合辦公室按有關規(guī)定辦理。
五、文件輪閱程序
1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將文件送回,待后補閱。
2.輪閱時不得擅自將有關輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經(jīng)辦公室負責人同意,辦理有關登記手續(xù),借閱時間一般不超過五天,復印件應妥善保管。
3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。
文件收發(fā)管理制度6
局辦公室負責我局對外行文和公文的收發(fā)處理工作,為使行文和收文處理規(guī)范化,特規(guī)定如下:
一、行文
(一)凡以我局名義上報或下發(fā)的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等),由承辦科室擬稿,經(jīng)科室負責人、分管領導初審后,送辦公室核稿,經(jīng)辦公室核稿后送局領導簽發(fā)。重要文件需由局領導審核,主管區(qū)領導簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時送有關單位領導會簽,方可發(fā)出。
(二)經(jīng)局領導簽發(fā)的文稿交辦公室統(tǒng)一登記、分類編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂,上行文由辦公室發(fā)送并催辦,平行文和下行文由擬稿科室分發(fā)。
(三)行文規(guī)則參照《國家行政機關公文處理辦法》(國發(fā)[20xx]23號)有關規(guī)定執(zhí)行,行文流程按局辦公處理系統(tǒng)流程進行。
二、收文處理
(一)所有發(fā)至我局的公文(含傳真件公文和附有領導的`批示或上級部門轉我局處理的公文),由局辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號,送局領導閱示或送有關科室辦理。
(二)文件按辦件、閱件進行分類。辦公室負責人根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳閱范圍,提出辦文意見,送局領導批示或交有關科室閱辦。需要辦理的公文,經(jīng)請示局領導后辦理,辦公室根據(jù)文件內(nèi)容、領導批示予以催辦。
(三)對急辦件,辦公室應立即將文件送交局領導批閱。領導不在時,辦公室應根據(jù)文件內(nèi)容及時限要求,交相關業(yè)務科室或人員辦理。事后及時向局領導匯報并做好督辦工作。
(四)一般公文通過局內(nèi)網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。
(五)凡外出開會、學習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。
三、保密文件收發(fā)管理
(一)遵守公司統(tǒng)計報表管理制度,保密資料統(tǒng)一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞、清退和銷毀,并嚴格把好收發(fā)關、傳閱關、清退關“三關”。
(二)制發(fā)文件時,經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍,標明密級、保密期限,確定發(fā)送范圍、數(shù)量,送局領導審批后印發(fā)。
(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進行傳閱,未經(jīng)批準不得擅自擴大傳閱范圍;不準擅自復印或抄錄保密文件,不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的,需經(jīng)局領導批準,并要妥善保管。
(四)復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會上營業(yè)性場所復印。
(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用,并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后,要及時歸還。
(六)對保密文件、保密資料要定期清查,一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對,發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查,防止丟失。
(七)銷毀保密文件、保密資料時,必須登記造冊,經(jīng)主管局領導批準,送區(qū)保密局指定的地點處理,嚴禁將文件出賣給廢品收購站。
文件收發(fā)管理制度7
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)區(qū)建設局關于文書處理的有關規(guī)定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質閱簽后，由收發(fā)員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉，收發(fā)員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應交收發(fā)員(文書)，切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的`規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經(jīng)領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布單位規(guī)章制度；
(2)轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；
(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項；
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報；
(6)其他有關重大事項；
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管領導批準后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定：
1.各科室需要發(fā)文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5.辦公室應根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內(nèi)容、質量負責)；
7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經(jīng)會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；
9.文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā)；
10.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印；
11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔：
(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批復；
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、、領導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄；
(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等；
(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；
(9)單位日志和大事記；
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2.業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。
文件收發(fā)管理制度8
一、收文處理
每次收文之后，首先要與發(fā)文通知單對照檢查，看所收文件是否與通知單上所印文件種類、數(shù)量相同，如有不符，應及時向發(fā)文機關查詢。
二、發(fā)文處理
(一)發(fā)文范圍。文件的發(fā)放，要嚴格按文件特定的發(fā)放范圍和份數(shù)發(fā)放。主干線文件的發(fā)放范圍是市委常委、市政府、市人大、市政協(xié)、市紀檢委、市委各部辦委、各黨委。上級文件的發(fā)放范圍，主要是市人大、市政府、市政協(xié)、市紀檢委。
(二)發(fā)文程序。凡經(jīng)市委辦公室下發(fā)的文件，都由通信員親自送到各單位。
三、文件日常管理
文件登記、分發(fā)、傳閱后，要實行歸類管理。要留出三份文件存檔。剩余文件存入柜內(nèi)，以備查用；領導閱后文件要通過篩選，留有批示文件，其余銷毀。
四、文件的清繳與銷毀
文件清繳一年兩次。上半年的文件在七月中旬清繳，下半年的文件在下一年的'二月中旬清繳，清繳期為十至十五天。每次清繳文件時要下發(fā)文件清繳單。文件的銷毀一年兩次，上半年、下半年各一次。每次清繳文件結束后，對需銷毀的文件，用專車專人送到指定地點銷毀。
五、文件借閱
(一)借閱文件要認真登記。
(二)絕密級文件，僅在閱文室借閱。未經(jīng)主管領導批準，不準將文件帶出閱文室。
(三)文件借閱后三日內(nèi)要追回。
文件收發(fā)管理制度9
第一章總則
第一條為使機關的公文處理工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關文件規(guī)定和工作需要，特制定本制度。
第二條辦公室文件收發(fā)、管理工作在秘書長的領導下進行，由秘書科承擔，各專委會和辦公室其他科室配合。
第三條辦公室秘書科確定專職人員負責文件收發(fā)、管理工作。
第四條辦公室設立文件收發(fā)和保管的檔案室。檔案室按有關要求配置相應設備。
第五條文件收發(fā)、管理工作，必須嚴格執(zhí)行《國家保密法》及相關法律、法規(guī)。
第二章收文處理
第六條簽收。外單位送交的公文，統(tǒng)一由辦公室秘書科負責簽收。非緊急、特殊情況，不得直接送交市政協(xié)領導。簽收公文要認真檢查包裝是否完整，核對投遞單上收文單位和編號與文件袋上的收文單位和編號是否一致，逐件清點，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取處理措施。
第七條登記。秘書科對當日收到的公文要及時逐件進行分類、登記。登記應將公文標題、發(fā)文字號、發(fā)文機關、密級、份數(shù)、收文日期及傳遞辦理情況逐項填寫清楚。急件隨到隨登記，立即分辦送閱。收文登記本和存入電腦的文件目錄應視同機要件保存。
第八條分送。秘書科對當日收到的公文登記后，送分管領導提出擬辦意見。凡涉及到安排市政協(xié)領導出席的重要會議、重要活動，送秘書長閱批協(xié)調。
第九條擬辦。辦公室分管領導根據(jù)公文內(nèi)容，提出公文辦理意見。需提出辦理意見的文件主要是：(1)上級機關主送本機關、并需要貫徹落實的文件；(2)本機關所屬部門主送本機關的請示件；(3)平行機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件。有些重要或機密性較強的文件雖不需辦理，也要提出閱讀分發(fā)意見。做好擬辦工作，要認真研究來文的內(nèi)容和發(fā)文機關的要求，周密考慮適宜的處理方案，擬辦意見應簡明扼要。
第十條傳閱。需主席、副主席、秘書長閱批的公文及信件，由秘書科及時送交主席、副主席、秘書長閱批，領導閱批后，秘書科及時取回辦理。只供閱讀的文件，一般先送主要領導、主管領導，再送其他領導。對需要辦理的文件，則先送主管領導，再送主要領導和其他領導。特殊情況下，也可按實際需要調整傳閱順序。傳閱文件由文件管理人員逐人送取，閱文對象之間不橫傳。收回閱文夾時，要檢查閱文對象是否簽字，清點送閱的文件是否齊全。對領導閱文時作的批示，要及時落實或交辦。
第十一條批辦。政協(xié)領導、秘書長對公文進行批示，提出辦理意見。辦理意見應當簡明，并指明承辦部門或承辦人，緊急公文應注明辦理時限。
第十二條承辦。凡需要市政協(xié)貫徹執(zhí)行的公文，由辦公室或專委會承辦。
(一)承辦公文應按照即來即辦的原則，正確區(qū)分輕重緩急有序辦理，不得延誤、推諉。辦理結果要及時向領導匯報反饋。
(二)對需要轉發(fā)貫徹執(zhí)行的公文，辦公室要根據(jù)領導的指示草擬轉發(fā)文件，并按照發(fā)文程序審批。
(三)對只需要知曉內(nèi)容、了解情況的公文，在公文處理單上簽名即可。
(四)公文承辦完畢，承辦人要在來文處理單上注明承辦結果、承辦人和完成時間。
第十三條催辦。辦公室秘書科對領導批示或轉交有關部門辦理的公文，應當及時催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦。對逾期未辦的公文，要查明情況和責任。需要催辦的公文主要有以下幾類：一是需要答復的上級機關對市政協(xié)的公文；二是向政協(xié)聯(lián)系工作、商洽事務的公文；三是各縣(市)區(qū)政協(xié)向市政協(xié)的請示、報告類公文；四是市政協(xié)轉交辦理，需要對方回復的公文。
第十四條立卷。公文辦結后應及時將公文底稿、文印件和有關材料整理立卷。
第十五條歸檔。公文歸檔應根據(jù)公文的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關的主要工作情況，并便于保管、查找和利用。歸檔文件應設立兩套案卷、及時移交檔案室。
第三章發(fā)文處理
第十六條對以辦公室名義制發(fā)的文件，要認真做好審核、登記、送印、施印、分裝、傳遞、歸檔工作。
第十七條公文簽發(fā)
(一)《政協(xié)株洲市委員會文件》、《中共政協(xié)株洲市委員會黨組文件》，經(jīng)秘書長審核并簽署意見后，由主席、黨組書記或其授權的`常務副主席、黨組副書記簽發(fā)。涉及其他副主席分管的工作，須經(jīng)分管副主席審閱后，再簽發(fā)。
(二)經(jīng)常委會議和主席會議通過的向市委、市政府提出的建議案，經(jīng)秘書長或分管副秘書長審核后，由主席或其授權的常務副主席簽發(fā)；轉送有關部門的調查、視察報告，經(jīng)分管副秘書長審核，分管副主席審閱后，由秘書長簽發(fā)。
(三)《政協(xié)株洲市委員會辦公室文件》、《政協(xié)株洲市委員會辦公室便函》、《政協(xié)株洲市委員會辦公室專報》，經(jīng)分管副秘書長審核并簽署意見后，由秘書長簽發(fā)。
(四)市政協(xié)與市委、市人大、市政府聯(lián)合發(fā)文，經(jīng)分管副主席或秘書長審核并簽署意見后，由主席簽發(fā)；市政協(xié)辦公室與市委辦公室、市人大辦公室、市政府辦公室聯(lián)合行文，由分管副秘書長審核并簽署意見后，由秘書長簽發(fā)。
(五)各專委會需以辦公室名義發(fā)的文件，應送辦公室按程序簽發(fā)。
(六)簽發(fā)文件或修改文稿一律使用鋼筆或毛筆，要簽署本人的姓名、意見和時間。文件起草人、核稿人、翻譯人、打字員、核對人員也要在文件底稿上簽名。
第十八條登記。秘書科要設立專門的發(fā)文登記本，對已經(jīng)領導審簽的文稿進行登記。登記的項目有：發(fā)文字號、文件標題、秘密等級、分發(fā)范圍、印刷份數(shù)、送印日期。登記前，應仔細檢查領導簽發(fā)的手續(xù)是否完備，文件版式格式標注的項目有無遺漏和差錯，附件是否齊全，辦文程序是否正確。
第十九條送印。對擬印的文件作好登記后，文件起草單位要及時送文印室，付印時要履行文稿交接手續(xù)。文稿的校對工作，由文件起草單位負責。
第二十條施印。除會議紀要和有特定版頭的普發(fā)性文件以及鉛印的文件外；其他文件都應加蓋相應的印章。文件施印必須壓蓋文件署名和成文日期，印痕平正。
第二十一條傳遞。文件的傳遞可根據(jù)不同情況，分別采用內(nèi)送和外投的方式，發(fā)辦公室領導和內(nèi)部單位的文件一般采用內(nèi)送方式；受文單位較遠的采用外投方式，一般通過郵政部門投遞到受文單位，也可由文件起草單位派專車、專人直接送達。
第二十二條歸檔。文件發(fā)出后，文件管理人員應將領導批示、文件底稿和若干份數(shù)正式文件以及其他必須歸檔的資料及時收集整理，定期歸檔。
第四章文件管理
第二十三條文件的閱讀傳達。文件的閱讀傳達應嚴格按發(fā)文機關的要求執(zhí)行。如需擴大閱讀傳達范圍，必須經(jīng)發(fā)文機關批準。
第二十四條文件的復制。因工作需要翻印或復制上級機關發(fā)給的文件，須經(jīng)文件制發(fā)機關同意，并請示保密機關。經(jīng)批準同意翻印或復制的文件，翻印件和復制件上要標明翻印、復制機關的名稱。翻印，復印的文件按正式文件一樣管理，不得任意擴大閱讀范圍。
第二十五條文件的匯編。匯編上級機關的秘密以上文件需向上級機關寫出書面請示，并附上匯編文件的目錄，經(jīng)發(fā)文機關批復授權后方可匯編。經(jīng)批準匯編的文件，匯編本應按編入文件的最高密級標注密級，并按機要文件進行管理。匯編文件只發(fā)組織，不發(fā)個人。
第二十六條文件的清退、銷毀。文件管理人員每年要對上年度的文件進行清理，要按要求清退并寫出書面報告。對上交、歸檔以后余留的文件，要進行登記整理，經(jīng)有關負責人批準后，到保密部門指定的地方銷毀。
文件收發(fā)管理制度10
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)集團公司有關規(guī)定，結合我集團的實際情況，特制訂本制度。
第二條 根據(jù)文件信息依賴存儲介質的不同可將文件分為電子版文件和紙質版文件。按性質種類區(qū)分：行政類〈有關規(guī)章制度、事項決策、通知、會議紀要等〉，業(yè)務類〈有關業(yè)務合同、客戶函件等經(jīng)營事項〉，人事類〈有關人員招聘、安排、獎懲等〉，技術類〈有關技術標準、工程技術文件等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內(nèi)容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預結算文件、財務帳套、資產(chǎn)配套的說明書、保修卡等。
第三條 公文的簽收
1.公司所有文件(除領導或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，辦公室文秘需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。
第四條 公文的編號保管
辦公室文秘拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。 2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室文秘進行登記編號保管，不得個人保存，如員工工作需要借閱的可復印或借用。 第五條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及多個公司或部門會辦的文件，由辦公室負責與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉，辦公室文秘應在接到文件的當天或第二天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第六條 文件的傳閱與催辦
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的`文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應交辦公室文秘，切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔。
6.按照閱文范圍，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。
第七條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。 2.部門需要向上反映匯報重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時應分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經(jīng)領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
第八條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發(fā)文范圍。
2.集團或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布單位規(guī)章制度；
(2)轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；
(3)公布單位組織機構變動或人事任免事項；
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術、管理、行政、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報；
(6)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；
(7)其他有關重大事項；
3.集團各單位日常生產(chǎn)、技術、管理工作中，有關圖紙、技術文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。
第九條 發(fā)文程序規(guī)定：
1.各部門需要發(fā)文，應事先向集團或各分公司辦公室提出發(fā)文申請；
2.集團或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應以不違反國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。
4.文稿擬好后，擬搞人應填發(fā)文申請單，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。
5.辦公室應根據(jù)公司領導指示和有關制度規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內(nèi)容負責)；
7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經(jīng)會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；
9.文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送相關領導審定批準簽發(fā)；
10.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號送辦公室打��；
11.文件打印初稿，應由擬稿人校對，并簽名；
12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實情況，向辦公室主任匯報文件抵達情況。
第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫，辦公室主任簽字，并填寫文件借閱單，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十一條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條 辦公室主任對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十三條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負責歸檔：
(1)政府部門來文，包括上級對單位報告、申請的批復；
(2)集團或各分公司辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
(3)公司及部門各種會議記錄；
(4)公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報等；
(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報材料等；
(7)政府領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；
(9)工作日志和公司大事記；
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2.各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負責立卷歸檔。
第十四條 立卷要求
1.文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完
第十五條 文件的時效性
是指文件內(nèi)容在一定時間階段是有效的，超過這個時間段，該文件上記載的信息則是無效的，只供備查使用。超過時效性且無保存價值的文件。進入文件的銷毀管理程序。 第十六條 文件銷毀流程
對于多余、重復、過時和無保存價值的文件（紙張），辦公室應定期責成相關職能部門辦理申請銷毀手續(xù)，認真填寫文件資料銷毀申請表，對無價值文件進行銷毀，并登記造冊。 第十七條 文件銷毀要求
經(jīng)審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和資料分管領導及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。對銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字，以示負責，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。
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