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      2. 辦公室規(guī)章制度

        時(shí)間:2024-08-15 02:02:21 制度 我要投稿

        辦公室規(guī)章制度范文

          一、辦公室管理?xiàng)l例

        辦公室規(guī)章制度范文

          第一章 總則

          第一條 為加強(qiáng)公司管理,維護(hù)公司良好形象,特制定本規(guī)范,明確要求,規(guī)范行為,創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。

          第二章 細(xì)則

          第二條 服務(wù)規(guī)范:

          1.儀表:公司職員工應(yīng)儀表整潔、大方;

          2.微笑服務(wù):在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場(chǎng)合,應(yīng)注釋對(duì)方,微笑應(yīng)答,切不可冒犯對(duì)方;

          3.用語(yǔ):在任何場(chǎng)合應(yīng)用語(yǔ)規(guī)范,語(yǔ)氣溫和,音量適中,嚴(yán)禁大聲喧嘩;

          4.現(xiàn)場(chǎng)接待:遇有客人進(jìn)入工作場(chǎng)地應(yīng)禮貌勸阻,上班時(shí)間(包括午餐時(shí)間)辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待;

          5.電話接聽(tīng):接聽(tīng)電話應(yīng)及時(shí),一般鈴響不應(yīng)超過(guò)三聲,如受話人不能接聽(tīng),離之最近的職員應(yīng)主動(dòng)接聽(tīng),重要電話作好接聽(tīng)記錄,嚴(yán)禁占用公司電話時(shí)間太長(zhǎng)。

          第三條 辦公秩序

          1.工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無(wú)故離崗、串崗,不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩,確保辦公環(huán)境的安靜有序。

          2.職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行(大廳、會(huì)議室、接待室、總經(jīng)理室)或通過(guò)公司內(nèi)線電話聯(lián)系,如需在個(gè)人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的,時(shí)間一般不應(yīng)超過(guò)三分鐘(特殊情況除外)。

          3.職員應(yīng)在每天的工作時(shí)間開(kāi)始前和工作時(shí)間結(jié)束后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作,保持物品整齊,桌面清潔。

          4.各部門(mén)專用的設(shè)備由其部門(mén)指定專人定期清潔,公司公共設(shè)施則由辦公室負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。

          5.發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備(包括通訊、照明、影音、電腦等)損壞或發(fā)生故障時(shí),員工應(yīng)立即向辦公室報(bào)修,以便及時(shí)解決問(wèn)題。

          第三章 責(zé)任

          本制度的檢查、監(jiān)督部門(mén)為公司辦公室共同執(zhí)行,違反此規(guī)定的人員,將給予50-100元的扣薪處理。

          二、辦公室物資管理?xiàng)l例

          第一章 總則

          為使辦公室物資管理合理化,滿足工作需要,合理節(jié)約開(kāi)支,特制訂本規(guī)定,此規(guī)定的執(zhí)行部門(mén)為辦公室。

          第二章 物資分類

          1.公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實(shí)物資產(chǎn)。

          2.低值易耗品:筆、紙、電池、訂書(shū)釘、膠水等

          3.管制品:訂書(shū)機(jī)、打洞機(jī)、剪刀、美工刀、文件夾、計(jì)算器等

          4.個(gè)人保管物品:個(gè)人使用保管的三百元以上并涉及今后的費(fèi)用開(kāi)銷的物資;

          5.實(shí)物資產(chǎn):物資價(jià)格達(dá)300元以上,如:空調(diào)、計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)。

          第三章 辦公用品物資采購(gòu)

          1.公司辦公用品物資的采購(gòu),原則上由辦公室統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi),屬特殊物資經(jīng)辦公室同意,可由申購(gòu)部門(mén)自行購(gòu)買(mǎi)。

          申購(gòu)物品應(yīng)填寫(xiě)物品申購(gòu)單,300元以內(nèi)物品申購(gòu)交部門(mén)經(jīng)理同意,辦公室批準(zhǔn);300元以上(含300元)部門(mén)主管同意,辦公室審核,總經(jīng)理審批。

          2.物資采購(gòu)由辦公室指定專人負(fù)責(zé),并采取以下方式:

          1)定點(diǎn):公司定大型超市進(jìn)行物品采購(gòu)。

          2)定時(shí):每月月初進(jìn)行物品采購(gòu)。

          3)定量:動(dòng)態(tài)調(diào)整,保證常備物資的庫(kù)存合理性。

          4)特殊物品:選擇多方廠家的產(chǎn)品進(jìn)行比較,擇優(yōu)選用。

          第四章 物資領(lǐng)用管理

          1.公司根據(jù)物資分類,進(jìn)行不同的領(lǐng)用方式:

          2.低值易耗品:直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用

          3.管制品:直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用

          4.貴重物品:根據(jù)專立文件的領(lǐng)用程度來(lái)領(lǐng)用

          5.實(shí)物資產(chǎn):由辦公室設(shè)立實(shí)物資產(chǎn)管理臺(tái)帳,以準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀

          第五章 公司物資借用

          1.凡借用公司辦公器材,需填寫(xiě)物資借用單,并由部門(mén)主管簽字認(rèn)可

          2.借用物資超時(shí)未還的,辦公室有責(zé)任督促歸還

          3.借用物資發(fā)生損壞或遺失的,視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償

          第六章 附則

          1.新進(jìn)人員到職時(shí)有管理部門(mén)通知,向辦公室領(lǐng)用辦公物品;人員離職時(shí),必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續(xù),未經(jīng)辦公室認(rèn)可的,其它部門(mén)不得為其辦理離職手續(xù)。

          2.辦公室有權(quán)控制每位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。

          3.本辦法由人事部解釋、補(bǔ)充、修改時(shí)亦同,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。

          三、傳真使用管理辦法

          (一)、總則:為加強(qiáng)公司傳真使用管理,特制定本辦法。

          (二)、使用范圍

          1.本辦法適用于公司使用傳真機(jī)的各種情況。

          2.使用范圍包括本地、國(guó)內(nèi)、國(guó)際傳真。

          (三)、傳真的接收管理

          1.傳真件的接收納入公司收發(fā)管理辦法范圍內(nèi),由收發(fā)員統(tǒng)一接收。

          2.傳真件接收后,填寫(xiě)收件登記簿,并及時(shí)分發(fā)收件部門(mén)和人員。涉及公司事務(wù)的原件在行政部留存,業(yè)務(wù)部門(mén)留復(fù)印件。

          3.公司傳真機(jī)應(yīng)隨時(shí)處地開(kāi)機(jī)接由狀態(tài)。

          (四)、傳真的發(fā)送管理

          1.各部門(mén)和人員發(fā)送傳真,由收發(fā)員統(tǒng)一發(fā)送;重要文件可由當(dāng)事人親自發(fā)送。

          2.傳真發(fā)送,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),填寫(xiě)發(fā)文登記簿表,并及時(shí)發(fā)送出去;因故不能發(fā)送,應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)當(dāng)事人迅速另行處理。

          3.傳真原件留存行政部。

          (五)、附則

          傳真電話不能被占為普通電話使用,以免延誤傳真收發(fā)。

          四、公司值班管理?xiàng)l例

          一、總則:為保障公司正常工作秩序不間斷和財(cái)物安全,特制定本制度。

          二、管理體制

          1.員工值日:公司依據(jù)自身情況,設(shè)立公司或部門(mén)值日制度;

          2.部門(mén)主管值班:公司依據(jù)自身情況,設(shè)立公司部門(mén)主管值班制度。

          三、管理要點(diǎn)和內(nèi)容

          (一).員工值日。

          1.目的:維護(hù)公司日常工作秩序,及時(shí)聯(lián)絡(luò)、處理事務(wù);

          2.一般以工作時(shí)間為責(zé)任時(shí)間;

          3.值班要點(diǎn):

          1).巡察辦公場(chǎng)所保潔情況;

          2).電話記錄、處理、轉(zhuǎn)送;

          3).領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)。

          (二).部門(mén)主管值班

          1.目的:以公司業(yè)務(wù)工作為主;

          2.一般以下班時(shí)間或節(jié)假日為值班時(shí)間;

          3.值班要點(diǎn):

          1).接待下班后來(lái)客;

          2).處理未完成工作;

          3).處置下班后的突發(fā)、緊急事件;

          4).值班人員接打值班電話,應(yīng)記錄來(lái)電時(shí)間、單位、授話人、主要內(nèi)容;

          5).值班接待來(lái)賓要記錄來(lái)訪時(shí)間、單位、來(lái)訪人、主要內(nèi)容,提出處理意見(jiàn);

          6).值班人員要按規(guī)定準(zhǔn)確填寫(xiě)值班日志。

          四.值班規(guī)定

          1.遵守值班紀(jì)律,按時(shí)交接班,有事須先請(qǐng)假,以便安排臨時(shí)代替人員;

          2.值班時(shí)堅(jiān)守崗位,不得聚眾打牌、看電視、嗑睡;

          3.在規(guī)定的時(shí)間做好防盜、防火等工作,尤其加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)部位的監(jiān)管;

          4.接待來(lái)賓外松內(nèi)緊、熱情招呼,具有高度警惕性,善于鑒別來(lái)人意圖,要守口如瓶,不能隨便亂說(shuō);

          5.值班人員密切關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)行蹤,遇到緊急情況即能取得聯(lián)系,須將公安、消防、醫(yī)院、供水、供氣、供電、通訊等部門(mén)及火車、飛機(jī)、出租車的地址、電話、路線等信息置于明顯處,以備應(yīng)急需要;

          6. 遇到緊急事件,首先要冷靜,敢于負(fù)責(zé),一方面大膽采取應(yīng)急措施,以免貽誤;另一方面及時(shí)匯報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)或和公安部門(mén)報(bào)警。

          五.接聽(tīng)值班電話應(yīng)注意:

          1.禮貌相待:不論打進(jìn)、接入,應(yīng)主動(dòng)通報(bào)公司名稱、職務(wù)、姓名,如對(duì)方未通報(bào),應(yīng)客氣詢問(wèn)清楚;

          2.使用語(yǔ)言文明,切忌粗聲粗氣;

          3.對(duì)重要或較長(zhǎng)的電話內(nèi)容,可請(qǐng)對(duì)方復(fù)述一遍;

          4.對(duì)要求打公司領(lǐng)導(dǎo)的電話,首先問(wèn)清對(duì)方的單位名稱、職務(wù)、姓名,然后婉轉(zhuǎn)回答“請(qǐng)您稍等,我給您找一下”之類的話再處置;

          5. 對(duì)打聽(tīng)事情、咨詢類擔(dān)心條態(tài)度和藹、禮貌對(duì)待、恰到好處地回答;

          6. 除緊爭(zhēng)情況隨時(shí)報(bào)告外,一般將若干電話內(nèi)容集中到一起,有條理地予以報(bào)告;

          7.加大節(jié)假日值班力量,由公司部門(mén)主管帶班,征求下屬中同意后排定值班表,印發(fā)各有關(guān)部門(mén)和人員;

          8.根據(jù)需要,可安排公司單身職工多兼值班工作,并給予適當(dāng)?shù)募影嘌a(bǔ)貼。

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