人事檔案管理制度（精選13篇）
在社會(huì)發(fā)展不斷提速的今天，越來(lái)越多人會(huì)去使用制度，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。想學(xué)習(xí)擬定制度卻不知道該請(qǐng)教誰(shuí)？下面是小編精心整理的人事檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
人事檔案管理制度 1
1.目的：
為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便于檔案材料的使用和管理。
2.制定依據(jù)：
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程序。
3.試用范圍：
公司各部門。
4.制度內(nèi)容：
4.1人事檔案的定義：
是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經(jīng)歷、學(xué)歷、培訓(xùn)、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)懲等個(gè)人情況的文件材料；
4.2人事檔案的類別：
4.2.1員工人事檔案類型：基本信息檔案、薪酬檔案、績(jī)效檔案、培訓(xùn)檔案、技術(shù)檔案、履職檔案、健康檔案等七類。
基本信息檔案：包括檔案編號(hào)、姓名、性別、身份證號(hào)碼、學(xué)歷、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌等。
薪酬檔案：包括員工試用期工資、轉(zhuǎn)正工資、調(diào)薪記錄等。
績(jī)效檔案：包括轉(zhuǎn)正考核記錄、年度考核記錄、履職考核記錄等。
培訓(xùn)檔案：包括年度參加內(nèi)訓(xùn)、外訓(xùn)、職業(yè)資格、技術(shù)培訓(xùn)等記錄等。
技術(shù)檔案：包括所持資格證書(shū)、技術(shù)職務(wù)評(píng)定等記錄等。
履職檔案：包括員工入職之前的履職經(jīng)歷、本公司內(nèi)部崗位變動(dòng)情況、競(jìng)職申請(qǐng)、聘任決定、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等。
健康檔案：包括員工健康證、體檢記錄等。
4.3 人事檔案的建立：
4.3.1電子檔案建立：
4.3.1.1根據(jù)檔案類別核定員工編碼及檔案編號(hào)。
4.3.1.2按檔案編號(hào)在“人事管理信息”中錄入員工個(gè)人基本信息：包括檔案編號(hào)、姓名、性別、身份證號(hào)碼、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌、行業(yè)年限、健康證期限、所持資格證等信息。員工考核、競(jìng)職、獎(jiǎng)勵(lì)(獲得獎(jiǎng)金和榮譽(yù)證書(shū))、處罰(書(shū)面嚴(yán)重警告、無(wú)薪停職檢查、開(kāi)除)，由勞動(dòng)關(guān)系管理員根據(jù)相應(yīng)文件錄入“人事管理信息”，并存入員工個(gè)人檔案袋中。
4.3.1.3電子檔案的動(dòng)態(tài)管理：
4.3.1.3.1員工電子檔案是關(guān)于員工全面信息存儲(chǔ)、跟蹤的重要工具。
4.3.1.3.2員工入司時(shí)，在錄入員工電子檔案的同時(shí)，必須對(duì)員工照片進(jìn)行掃描記入個(gè)人電子檔案。
4.3.1.3.3員工入職時(shí)，必須詳細(xì)錄入員工入司前經(jīng)核實(shí)的從業(yè)經(jīng)歷和有關(guān)個(gè)人職業(yè)發(fā)展的重要信息，如取得的主要工作經(jīng)驗(yàn)、成果和業(yè)績(jī)等；
4.3.1.3.4員工的培訓(xùn)經(jīng)歷是關(guān)系員工職業(yè)發(fā)展的主要依據(jù)，員工入司時(shí)，必須詳細(xì)記錄員工的職業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷和獲得的培訓(xùn)證書(shū)和取得的培訓(xùn)成果。員工在公司工作期間的培訓(xùn)經(jīng)歷必須及時(shí)記入電子檔案，以便查詢。
4.3.1.3.5有關(guān)員工信息的變更，必須當(dāng)月在員工個(gè)人電子檔案中進(jìn)行登記更新。每月末，對(duì)檔案進(jìn)行備份。以確保電子檔案的安全管理。
4.3.1.4員工合同信息由勞動(dòng)關(guān)系組按批次提供合同簽訂匯總表和合同原件，勞動(dòng)關(guān)系管理員根據(jù)合同簽訂匯總表核對(duì)合同，確認(rèn)無(wú)誤后在合同簽訂匯總表上簽字，勞動(dòng)關(guān)系管理員根據(jù)合同在“人事管理系統(tǒng)”中更改員工合同信息，更改完畢后將合同放入員工檔案中存檔。
4.3.2 紙介質(zhì)檔案建立：
錄入系統(tǒng)后的員工檔案按七類檔案分類統(tǒng)一裝入“檔案袋”中,在“檔案袋”清單上填寫(xiě)檔案資料名細(xì)，檔案袋上寫(xiě)明員工姓名、性別及檔案編號(hào)。按檔案類別順序存放在相應(yīng)的檔案柜中。(當(dāng)月入職的員工資料應(yīng)在當(dāng)月完成檔案錄入及存放工作)。
4.4人事檔案的'管理：
4.4.1人力資源部對(duì)收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離職人員檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、排架。
4.4.2對(duì)人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，建立各類檔案名冊(cè)。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對(duì)安全和準(zhǔn)確無(wú)誤。
4.4.3根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。
4.4.4對(duì)人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按借閱程序辦理。
4.4.5人事檔案調(diào)動(dòng)：
4.4.5.1調(diào)動(dòng)：?jiǎn)T工因工作需要調(diào)動(dòng)時(shí)應(yīng)按規(guī)定填寫(xiě)“調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表”(跨部門調(diào)動(dòng)和部門內(nèi)部調(diào)動(dòng))。勞動(dòng)關(guān)系管理員接到已審批完畢的調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表后，在“人事信息管理”中錄入調(diào)動(dòng)信息并將其信息調(diào)入相應(yīng)的部門或分公司，打印新崗位工作牌，調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表于每月中旬或月底統(tǒng)一存入員工個(gè)人檔案袋中。
4.4.5.2任免：?jiǎn)T工因工作需要被任免后，根據(jù)公司的任免文件，在“人事信息管理”中錄入任免信息，并將任免文件復(fù)印件存入員工個(gè)人檔案袋中。
4.4.5.3離職：?jiǎn)T工辦理完畢離職手續(xù)后，將其相關(guān)證件的原件退還離職員工本人，并將其檔案歸入離職人員檔案。
4.4.5.4信息變更：?jiǎn)T工個(gè)人相關(guān)信息發(fā)生變更時(shí)(如：個(gè)人基本信息、身份證更換、資格證的補(bǔ)充等)，該員工應(yīng)在變更之日起一個(gè)月內(nèi)將信息或相關(guān)證件的復(fù)印件提交至人力資源部勞動(dòng)關(guān)系管理員處備案。勞動(dòng)關(guān)系管理員應(yīng)根據(jù)員工提交的資料在“人事信息”中及時(shí)更新，并將相關(guān)證件復(fù)印件于每月15日、30日進(jìn)行存檔整理。
4.5人事檔案的使用：
4.5.1檔案的查詢、借閱：
4.5.1.1副經(jīng)理級(jí)以下員工原則上只能查詢/借閱個(gè)人檔案；
4.5.1.2副經(jīng)理(含)以上人員可直接查詢/借閱所管部門員工檔案，跨部門查詢/借閱員工檔案需附有分管總監(jiān)審批的簽呈經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查詢/借閱。(附件一)。
4.5.1.3檔案中的個(gè)人資料只用于公司辦理相關(guān)事務(wù)，原則上人力資源部人事勞動(dòng)關(guān)系管理員不對(duì)個(gè)人提供檔案辦理其它事務(wù)(如照片、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證復(fù)印件等)。
4.5.1.4以上查詢/借閱需在“檔案查詢/借閱登記本”上做登記，查詢/借閱檔案者不得私自復(fù)印員工檔案，工作原因需復(fù)印的須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后由勞動(dòng)關(guān)系管理員操作復(fù)印。借閱檔案者應(yīng)在規(guī)定借閱期按時(shí)歸還完整的檔案，逾期者按每天5元進(jìn)行處罰；如將借出的檔案丟失者，視情況將給予XXX處罰。
4.5.1.5檔案管理人員、借閱人應(yīng)嚴(yán)守檔案機(jī)密，不得擅自泄漏或傳播員工個(gè)人資料信息，經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案管理人員、借閱人給予XX處罰，并對(duì)其部門負(fù)責(zé)人給予XX處罰。
4.6本制度由公司職工代表大會(huì)審議通過(guò)后以公司名義發(fā)布執(zhí)行
4.7本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
4.8附件：
附件一：檔案查詢記錄
人事檔案管理制度 2
根據(jù)中組部、國(guó)家檔案局《干部檔案工作條例》及中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《干部檔案整理工作細(xì)則》要求，結(jié)合兵團(tuán)干部人事檔案工作實(shí)際，制定本制度。
一、干部人事檔案管理部門工作職責(zé)
(一)按照干部管理權(quán)限依法管理好干部檔案，為國(guó)家積累檔案史料。
(二)及時(shí)收集、鑒別和整理干部檔案材料，把好檔案材料入口關(guān)，及時(shí)清理所缺材料并告知有關(guān)部門補(bǔ)充齊全。
(三)按照規(guī)定辦理干部人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞。
(四)為有關(guān)部門提供干部人事檔案材料的情況。
(五)認(rèn)真做好干部人事檔案的安全、保密、保管和保護(hù)工作。
(六)及時(shí)了解干部人事檔案工作的新情況，制定、完善相關(guān)規(guī)章制度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
(七)推廣、應(yīng)用干部檔案現(xiàn)代管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。
(八)定期向檔案局移交死亡干部檔案。
(九)辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。
二、干部人事檔案材料收集制度
(一)按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則，重點(diǎn)收集反映干部自然情況和德、能、勤、績(jī)、廉等方面的材料，并根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和組織工作的需要，不斷充實(shí)完善干部人事檔案的內(nèi)容。
(二)干部人事檔案材料形成部門，必須按照有關(guān)規(guī)定規(guī)范制作干部人事檔案材料，建立干部人事檔案材料收集歸檔機(jī)制，在材料形成之日起1個(gè)月內(nèi)按要求送交干部人事檔案管理部門并履行移交手續(xù)，任何組織和個(gè)人不得以任何理由積壓歸檔材料。
(三)干部人事檔案管理部門應(yīng)建立聯(lián)系制度，及時(shí)掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動(dòng)向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關(guān)方面收集干部人事檔案材料。
(四)干部人事檔案管理部門必須嚴(yán)格審核歸檔材料，重點(diǎn)審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對(duì)象明確、齊全完整、內(nèi)容真實(shí)、填寫(xiě)規(guī)范、手續(xù)完備。成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記并及時(shí)收集補(bǔ)充。
(五)歸檔材料填寫(xiě)不規(guī)范，手續(xù)不完備，或材料上的姓名、出生時(shí)間、參加工作時(shí)間和入黨時(shí)間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應(yīng)當(dāng)重新制作，補(bǔ)辦手續(xù)，或者由具有干部管理權(quán)限的組織(人事)部門審改(或出具組織說(shuō)明)并加蓋公章。形成干部檔案材料的部門，有責(zé)任按規(guī)定認(rèn)真辦理。
(六)干部人事檔案原件存正本，復(fù)制件可存副本。證明、證件等特殊情況需用復(fù)印件存檔的，必須注明復(fù)制單位、復(fù)制日期，并加蓋材料制作部門單位公章或干部人事關(guān)系所在組織(人事)部門公章。
(七)干部人事檔案材料的載體使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)297毫米，寬210毫米)或16開(kāi)型(長(zhǎng)260毫米，寬184毫米)的公文用紙，材料左邊應(yīng)當(dāng)留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)要求，用鋼筆或毛筆填寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
(八)干部人事檔案工作人員對(duì)收集到的干部人事檔案材料應(yīng)認(rèn)真審查鑒別，對(duì)不屬于規(guī)定歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔；對(duì)符合歸檔要求的材料進(jìn)行登記，在接收之日起1個(gè)月內(nèi)放入干部本人檔案，1年內(nèi)整理歸檔。
三、干部檔案材料鑒別歸檔制度
(一)干部人事檔案材料的鑒別歸檔工作，必須根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)和文件精神，堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問(wèn)題具體分析，根據(jù)形成材料的.歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值，嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。
(二)凡收集的材料，在歸檔前必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真審查、鑒別，符合要求的才能歸檔；
(三)未經(jīng)鑒別，任何人都不得擅自銷毀干部人事檔案材料，不得私自將不屬于歸檔范圍的材料歸檔或從干部人事檔案中撤出材料；
(四)對(duì)干部人事檔案材料進(jìn)行鑒別，必須判定材料是否屬于所管干部的材料及應(yīng)歸入干部檔案的內(nèi)容，必須審查材料是否齊全、完整，手續(xù)是否完備。
(五)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治問(wèn)題或其他重要問(wèn)題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入干部檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理。
(六)鑒別時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料，要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充；
(七)凡是干部人事檔案材料歸檔或從干部人事檔案中撤出材料，必須由專人把關(guān)，對(duì)比較重要材料的取舍，應(yīng)請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)。
(八)經(jīng)鑒別應(yīng)銷毀的干部人事檔案材料要進(jìn)行登記，履行批準(zhǔn)手續(xù)后方可銷毀。
(九)鑒別工作應(yīng)納入干部檔案工作正常業(yè)務(wù)，應(yīng)隨時(shí)或定期進(jìn)行。
四、干部檔案整理制度
(一)嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求進(jìn)行，整理工作做到真實(shí)、完整、規(guī)范。
(二)干部檔案管理部門要配備齊全相關(guān)設(shè)備(切紙刀、打孔機(jī)等)，使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案卷夾、類號(hào)等文具用品，確保檔案整理工作質(zhì)量。
(三)嚴(yán)格執(zhí)行分類、編排、修整、打印、裝訂的檔案整理程序，做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確；編排有序，層次清楚；技術(shù)科學(xué)，修補(bǔ)完整；目錄清楚，打印工整；兩邊對(duì)齊，裝訂美觀。
(四)干部檔案整理人員應(yīng)認(rèn)真、仔細(xì)，不得折皺或損壞檔案材料。對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)用紙的檔案材料，要進(jìn)行裱糊或折疊、剪裁等技術(shù)加工。
(五)干部檔案整理人員不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料，不得擅自處理或銷毀檔案材料。檔案整理后，要認(rèn)真復(fù)核，合乎要求方能入卷。
(六)每?jī)赡陮?duì)管理的檔案進(jìn)行一次新材料的補(bǔ)充和整理工作。對(duì)整理后的檔案，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)后，方可入庫(kù)。
五、干部人事檔案查借閱制度
(一)干部人事檔案原則上不對(duì)外提供使用。有下列用途之一的，經(jīng)干部人事檔案管理部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查借閱。
1.干部考察、任免、調(diào)動(dòng)、政治審查、組織處理、入黨、出國(guó)(境)、退(離)休、工資待遇、治喪、制作檔案副本等組織人事工作；
2.辦理案件；
3.辦理社會(huì)保險(xiǎn)、公證；
4.經(jīng)批準(zhǔn)進(jìn)行的編史修志、撰寫(xiě)大事記或人物傳記、舉辦展覽或紀(jì)念活動(dòng)。
(二)除組織人事部門因工作需要外，任何人不得查閱和借用上級(jí)和同級(jí)干部的檔案。除辦理案件外，查借閱單位只能查借閱人事關(guān)系在本單位的干部檔案。任何人不得查閱和借用本人及親屬的檔案。
(四)查閱干部人事檔案的單位須派兩名正式中共黨員干部，持《干部檔案查(借)閱審批表》按干部管理權(quán)限辦理審批手續(xù)，不得以一般行政介紹信、調(diào)查材料介紹信等證明材料或工作證、身份證等為憑證查閱干部檔案。
(五)查閱兵團(tuán)黨委管理的干部檔案，按照下列程序辦理：
1.查借閱正廳級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案，由各單位黨委(黨組)主要負(fù)責(zé)人簽字，蓋黨委(黨組)印章；查閱其他領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案，由單位分管組織人事部門的領(lǐng)導(dǎo)簽字，蓋組織人事部門印章；
2.因辦理案件需查閱干部檔案的，由紀(jì)委、法檢部門主要負(fù)責(zé)人簽字，蓋紀(jì)委、法檢部門印章。
(六)查閱干部檔案材料一般只能摘抄。特殊情況需要復(fù)制的，須事先在《干部檔案查借閱審批表》中列出需要復(fù)制的材料明細(xì)，并經(jīng)批準(zhǔn)方可復(fù)制。
(七)查閱干部檔案時(shí)，不得喝水、吸煙、吃零食，應(yīng)保持檔案整潔；不準(zhǔn)拆散檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上涂改、畫(huà)圈、批注、污損或抽取、撤換檔案材料；嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外公布檔案內(nèi)容。
(八)干部檔案一般不予外借。因治喪等特殊情況確需借出使用的，必須履行嚴(yán)格的審批程序，本地區(qū)單位必須在借出之日起五個(gè)工作日內(nèi)歸還，外地區(qū)單位必須在借出之日起十個(gè)工作日內(nèi)歸還。借出使用的檔案和摘抄、復(fù)制的檔案材料，要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)無(wú)關(guān)人員和干部本人翻閱。
(九)持有《查閱干部檔案審批表》，但審批手續(xù)不完備，未寫(xiě)明查閱理由，查檔人不符合規(guī)定，查閱本人及其直系親屬檔案的，干部人事檔案管理人員有權(quán)拒絕提供查閱。
六、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
(一)干部人事檔案應(yīng)隨著干部管理權(quán)限的變化及時(shí)轉(zhuǎn)遞。干部人事檔案管理部門在接到干部任免、調(diào)動(dòng)或管理權(quán)限變動(dòng)通知后，應(yīng)在30天內(nèi)將調(diào)出的干部檔案轉(zhuǎn)給新的干部人事檔案主管部門。
(二)轉(zhuǎn)遞干部人事檔案必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格密封，通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，嚴(yán)禁將干部人事檔案交干部本人自帶或公開(kāi)郵寄。
(三)轉(zhuǎn)出的干部檔案，要嚴(yán)格按照《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求整理裝訂成卷，材料必須齊全，不得扣留材料或?qū)⒉牧戏峙D(zhuǎn)出。
(四)轉(zhuǎn)遞干部人事檔案必須按規(guī)定填寫(xiě)《干部檔案材料轉(zhuǎn)遞單》，并詳細(xì)登記轉(zhuǎn)遞情況。凡轉(zhuǎn)出的干部檔案，要按時(shí)間先后順序編入歷年的干部檔案轉(zhuǎn)出名冊(cè)，以便查找。
(四)接收干部檔案的單位，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并立即將回執(zhí)退回轉(zhuǎn)出單位；對(duì)個(gè)人自帶的檔案，檔案部門有權(quán)拒絕接收。
(五)對(duì)轉(zhuǎn)出的干部檔案，逾期一個(gè)月未見(jiàn)回執(zhí)退回，要及時(shí)發(fā)函、發(fā)傳真、電話催取，以防丟失。回執(zhí)退回后，將其貼在轉(zhuǎn)遞通知單的存根上。
(六)對(duì)已出現(xiàn)的“無(wú)頭檔案”，要認(rèn)真查找，確實(shí)查不到干部下落的，凡有保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)移交干部原籍檔案館保存。
(七)干部因病去逝，按照干部管理權(quán)限，有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)通知干部檔案管理部門，并將干部生平歸入干部檔案；干部檔案管理部門據(jù)此調(diào)整干部檔案名冊(cè)，五年后將死亡干部檔案轉(zhuǎn)入同級(jí)檔案部門保管。
七、干部檔案檢查核對(duì)制度
(一)在干部檔案的接收、轉(zhuǎn)遞、借用及日常工作中，必須檢查核對(duì)檔案，干部名冊(cè)應(yīng)與檔案相符，干部檔案目錄應(yīng)與干部檔案材料相符。
(二)接收干部檔案時(shí)，看是否屬于本部門管理范圍；看單位、姓名、職務(wù)是否相符；看檔案內(nèi)容是否與檔案轉(zhuǎn)遞單開(kāi)列的材料項(xiàng)目相符；看有無(wú)不需歸檔的材料；看檔案材料是否完整齊全，整理裝訂是否符合要求。
(三)轉(zhuǎn)遞干部檔案時(shí)，一要清點(diǎn)材料，整理裝訂；二要注銷檔案名冊(cè)，注明轉(zhuǎn)出去向；三要辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。
(四)接待查閱檔案時(shí)，檔案的取出和收回要清點(diǎn)材料，以防丟失。
(五)每半年檢查一次借出檔案退回情況，逾期未還者，要及時(shí)催回入庫(kù)或補(bǔ)辦續(xù)借手續(xù)。
(六)每半年按干部名冊(cè)核對(duì)一次干部檔案名單，管人與管檔相一致，杜絕有人無(wú)檔或有檔無(wú)人的現(xiàn)象。
八、干部檔案保管和安全保密制度
(一)要專設(shè)干部人事檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫(kù)房面積每千卷需20-25平方米。庫(kù)房設(shè)施要達(dá)到防火、防盜、防蛀、防潮、防光、防高溫等“六防”要求。
(二)要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案人員辦公室。檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開(kāi)。
(三)要保持庫(kù)房的清潔和庫(kù)內(nèi)適宜的溫濕度要求，庫(kù)房?jī)?nèi)不得存放除檔案以外的物品，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙，檔案庫(kù)房要隨時(shí)關(guān)好門窗，下班后要注意切斷電源。
(四)檔案實(shí)行專人保管，非檔案工作人員不得隨意進(jìn)入庫(kù)房，不得代管庫(kù)房鑰匙；嚴(yán)禁任何個(gè)人私自保存他人的檔案。對(duì)利用檔案材料營(yíng)私舞弊的，應(yīng)視情緒輕重，予以嚴(yán)肅處理。
(五)建立干部檔案登記薄，每半年核對(duì)一次檔案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。
(六)干部檔案工作人員要嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，不準(zhǔn)用電話提供干部的全面情況和涉及其他重要問(wèn)題的材料，不準(zhǔn)攜帶干部檔案進(jìn)入公共場(chǎng)所。
(七)干部人事檔案工作中形成的續(xù)銷毀材料不得自行處理，須經(jīng)檔案管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，統(tǒng)一登記，統(tǒng)一銷毀。
(八)干部人事檔案工作人員及其在本單位的直系親屬的干部人事檔案，由所在單位組織指定有關(guān)部門專人保管。
九、干部人事檔案審核通報(bào)制度
(一)干部人事檔案管理部門須在新任職干部任命通知下發(fā)后1個(gè)月內(nèi)，按照標(biāo)準(zhǔn)完成新任職干部的檔案審核和轉(zhuǎn)遞工作。
(二)干部人事檔案管理部門對(duì)報(bào)送的檔案要逐頁(yè)逐項(xiàng)核對(duì)材料，保證各類材料完整齊全、手續(xù)完備、整理規(guī)范、信息準(zhǔn)確、無(wú)錯(cuò)裝材料、無(wú)涂改材料。如檔案材料有涂改的，應(yīng)先對(duì)涂改情況和原因進(jìn)行了解核實(shí)，并向上級(jí)干部人事檔案管理部門做出書(shū)面說(shuō)明放入檔案十類中。
(三)擬報(bào)送的干部人事檔案需做到材料分類準(zhǔn)確、排列有序、目錄清楚，技術(shù)加工和裝訂符合要求。干部人事檔案管理部門在辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)前，要將審核情況及檔案中存在的問(wèn)題在《干部檔案報(bào)送單》說(shuō)明，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后裝入檔案十類中，才可辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。
(四)上級(jí)干部人事檔案管理部門在接收新任職干部檔案時(shí)，要按照標(biāo)準(zhǔn)逐卷逐頁(yè)逐項(xiàng)進(jìn)行審核。經(jīng)審核不合格的，一律不予接收，并退回原干部人事檔案管理部門重新審核、整理。
(五)上級(jí)干部人事檔案管理部門要定期對(duì)新任職或接收的干部檔案審核情況進(jìn)行通報(bào)。凡經(jīng)審查不合格退回原干部人事檔案管理部門的、任職通知下發(fā)后未按時(shí)轉(zhuǎn)遞干部人事檔案的，上級(jí)干部人事檔案管理部門將定期通報(bào)。
人事檔案管理制度 3
一、總則
為了規(guī)范公司人事檔案管理工作，保障員工個(gè)人信息的安全與完整，提高人事檔案的利用效率，特制定本管理制度。
二、檔案內(nèi)容
1. 員工基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等；
2. 學(xué)歷及工作經(jīng)歷：記錄員工的學(xué)歷背景、工作經(jīng)歷及職稱等信息；
3. 合同及薪酬信息：包括勞動(dòng)合同、薪酬調(diào)整記錄等；
4. 培訓(xùn)與發(fā)展：記錄員工參加的培訓(xùn)課程、技能提升及職業(yè)發(fā)展規(guī)劃；
5. 獎(jiǎng)懲記錄：包括員工在公司內(nèi)的.獎(jiǎng)懲情況；
6. 離職信息：記錄員工離職原因、時(shí)間及相關(guān)手續(xù)。
三、檔案管理原則
1. 真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改；
2. 保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案泄露；
3. 完整性原則：保持檔案內(nèi)容的完整，不得隨意刪減；
4. 及時(shí)性原則：及時(shí)更新檔案內(nèi)容，確保信息的時(shí)效性。
四、檔案管理流程
1. 檔案建立：新員工入職時(shí)，人事部負(fù)責(zé)建立人事檔案，并收集相關(guān)資料；
2. 檔案更新：?jiǎn)T工在公司內(nèi)部發(fā)生變動(dòng)（如晉升、調(diào)崗、薪酬調(diào)整等）時(shí)，人事部應(yīng)及時(shí)更新檔案內(nèi)容；
3. 檔案查詢：相關(guān)部門因工作需要查詢員工檔案時(shí)，需經(jīng)人事部審批，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定；
4. 檔案保管：人事檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，確保檔案的安全；
5. 檔案銷毀：?jiǎn)T工離職后，人事檔案需按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。
五、檔案管理責(zé)任
1. 人事部負(fù)責(zé)人事檔案的建立、更新、查詢、保管及銷毀等工作；
2. 各部門應(yīng)積極配合人事部做好檔案管理工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整；
3. 違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或損壞的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。
六、附則
1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有修改，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施；
2. 本制度解釋權(quán)歸公司人事部所有。
人事檔案管理制度 4
一、總則
為規(guī)范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、真實(shí)性和保密性，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工的檔案管理。
二、檔案內(nèi)容與分類
1. 人事檔案內(nèi)容主要包括員工個(gè)人信息、教育背景、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲記錄、培訓(xùn)情況、薪酬福利、離職證明等相關(guān)材料。
2. 檔案材料按照類別進(jìn)行整理，如個(gè)人基本信息類、教育背景類、工作經(jīng)歷類、培訓(xùn)記錄類等，便于查詢和管理。
三、檔案建立與更新
1. 新員工入職時(shí)，應(yīng)提交完整的`個(gè)人信息及相關(guān)證明材料，由人事部門負(fù)責(zé)建立檔案。
2. 員工在職期間，如有學(xué)歷提升、職稱評(píng)定、崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲等情況，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)材料提交給人事部門，以便更新檔案。
3. 人事部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行核查，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。
四、檔案保管與利用
1. 人事檔案應(yīng)存放于安全、干燥、防火、防潮的地方，防止檔案損壞或丟失。
2. 檔案查閱應(yīng)遵守保密原則，僅限具有相應(yīng)權(quán)限的人員查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自查看、復(fù)印、摘抄或泄露檔案內(nèi)容。
3. 檔案利用應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，用于員工招聘、選拔、考核、晉升等人事管理工作。
五、檔案移交與銷毀
1. 員工離職時(shí)，人事檔案應(yīng)進(jìn)行移交。離職員工的人事檔案由人事部門負(fù)責(zé)保存，保存期限按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。
2. 過(guò)期或不再需要的人事檔案，經(jīng)審批后可進(jìn)行銷毀。銷毀前應(yīng)確保檔案內(nèi)容的徹底清除，防止信息泄露。
六、責(zé)任與監(jiān)督
1. 人事部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督本制度的執(zhí)行，確保人事檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。
2. 對(duì)于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，并追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。
七、附則
1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，由公司人事部門負(fù)責(zé)解釋。
2. 本制度如有未盡事宜，可另行制定補(bǔ)充規(guī)定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。
人事檔案管理制度 5
一、總則
為了規(guī)范公司人事檔案管理工作，保障員工個(gè)人信息的真實(shí)、完整、安全，提高人事管理效率，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理工作。
三、管理原則
1. 真實(shí)性原則：人事檔案應(yīng)真實(shí)反映員工的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、教育培訓(xùn)等情況，嚴(yán)禁弄虛作假。
2. 完整性原則：人事檔案應(yīng)全面記錄員工的各項(xiàng)信息，確保信息的完整性和連續(xù)性。
3. 安全性原則：人事檔案應(yīng)妥善保管，防止信息泄露、丟失或被篡改。
4. 保密性原則：人事檔案涉及員工個(gè)人隱私，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)制或傳播。
四、檔案管理職責(zé)
1. 人力資源部負(fù)責(zé)人事檔案的建立、維護(hù)、更新和保管工作。
2. 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)助人力資源部做好員工檔案信息的收集和更新工作。
3. 員工應(yīng)如實(shí)提供個(gè)人信息，并配合人力資源部完成檔案建立和維護(hù)工作。
五、檔案內(nèi)容
人事檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1. 員工基本信息：姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等。
2. 學(xué)歷、職稱及資格證明：學(xué)歷證書(shū)、職稱證書(shū)、專業(yè)資格證明等。
3. 工作經(jīng)歷：入職時(shí)間、離職時(shí)間、工作崗位、工作內(nèi)容、工作表現(xiàn)等。
4. 獎(jiǎng)懲記錄：獲得的榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)及受到的.處分等。
5. 培訓(xùn)記錄：參加的培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)成果等。
6. 勞動(dòng)合同及附件：勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議等。
六、檔案建立與維護(hù)
1. 新員工入職時(shí)，人力資源部應(yīng)收集員工的基本信息、學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷等相關(guān)資料，建立人事檔案。
2. 員工在職期間，各部門應(yīng)及時(shí)將員工的工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲記錄、培訓(xùn)成果等信息報(bào)送人力資源部，由人力資源部負(fù)責(zé)更新人事檔案。
3. 員工離職時(shí)，人力資源部應(yīng)做好檔案整理工作，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。
七、檔案保管與查閱
1. 人事檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，確保檔案的安全、整潔。
2. 檔案查閱應(yīng)經(jīng)過(guò)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，查閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。
3. 查閱檔案時(shí)，應(yīng)做好登記工作，記錄查閱人員、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。
八、檔案銷毀與轉(zhuǎn)移
1. 當(dāng)員工離職且超過(guò)法定保存期限后，人事檔案可以進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并做好銷毀記錄。
2. 若員工在公司內(nèi)部調(diào)動(dòng)或晉升，其人事檔案應(yīng)隨員工一起轉(zhuǎn)移至新的部門或崗位，確保檔案的連續(xù)性和完整性。
九、附則
1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，由人力資源部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
2. 如有未盡事宜，可另行制定補(bǔ)充規(guī)定。
人事檔案管理制度 6
一、總則
為了規(guī)范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，提高人事管理效率，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理，包括員工基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲記錄等。
三、檔案內(nèi)容
1. 員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等。
2. 教育經(jīng)歷：包括學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)等。
3. 工作經(jīng)歷：包括過(guò)往工作單位、職位、任職時(shí)間、工作內(nèi)容等。
4. 獎(jiǎng)懲記錄：包括獲得的榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)以及受到的處罰等。
5. 合同與協(xié)議：包括勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議等。
6. 其他資料：包括員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效評(píng)估報(bào)告、晉升記錄等。
四、檔案管理職責(zé)
1. 人事部門負(fù)責(zé)人事檔案的建立、更新、保管和查詢工作。
2. 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)助人事部門收集、整理員工檔案資料，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。
3. 員工應(yīng)如實(shí)提供個(gè)人信息，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，并配合人事部門做好檔案管理工作。
五、檔案建立與更新
1. 新員工入職時(shí)，人事部門應(yīng)建立員工檔案，收集相關(guān)資料并錄入系統(tǒng)。
2. 員工信息發(fā)生變化時(shí)，如學(xué)歷提升、職位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲等，人事部門應(yīng)及時(shí)更新檔案內(nèi)容。
3. 人事部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行審查，確保檔案信息的`準(zhǔn)確性和完整性。
六、檔案保管與查詢
1. 人事檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞和泄露。
2. 檔案查詢應(yīng)嚴(yán)格遵守公司規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查詢他人檔案。
3. 員工可憑有效證件向人事部門申請(qǐng)查詢個(gè)人檔案，人事部門應(yīng)提供必要的協(xié)助。
七、檔案保密與銷毀
1. 人事檔案涉及員工個(gè)人隱私和公司機(jī)密，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意泄露。
2. 離職員工的檔案應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行保管和處理，不得私自銷毀或轉(zhuǎn)讓。
3. 對(duì)于無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保銷毀過(guò)程的安全和合規(guī)。
八、附則
1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有修改，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。
2. 本制度解釋權(quán)歸公司人事部門所有，如有疑問(wèn)，請(qǐng)向人事部門咨詢。
人事檔案管理制度 7
一、總則
本制度旨在規(guī)范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、真實(shí)性和保密性，為人力資源管理提供有效支持。
二、檔案管理原則
1. 真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，嚴(yán)禁弄虛作假。
2. 完整性原則：人事檔案應(yīng)全面記錄員工的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲記錄等內(nèi)容，確保檔案的完整性。
3. 保密性原則：人事檔案涉及員工個(gè)人隱私，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。
三、檔案內(nèi)容
1. 員工基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等。
2. 學(xué)歷及教育培訓(xùn)記錄：包括學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷等。
3. 工作經(jīng)歷：包括歷任職位、任職時(shí)間、工作職責(zé)等。
4. 獎(jiǎng)懲記錄：包括獲得的榮譽(yù)、受到的處分等。
5. 合同及薪酬記錄：包括勞動(dòng)合同、薪酬調(diào)整記錄等。
四、檔案管理流程
1. 檔案建立：新員工入職時(shí)，應(yīng)建立個(gè)人檔案，收集相關(guān)材料并歸檔。
2. 檔案更新：?jiǎn)T工信息發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新檔案內(nèi)容，確保檔案的準(zhǔn)確性。
3. 檔案借閱：借閱檔案需經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損壞或遺失。
4. 檔案銷毀：?jiǎn)T工離職后，檔案應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，確保信息安全。
五、檔案保管與利用
1. 檔案保管：人事檔案應(yīng)存放在專用檔案室或檔案柜中，確保檔案的安全、防火、防潮、防蟲(chóng)。
2. 檔案利用：人事檔案主要用于員工管理、招聘選拔、薪酬調(diào)整、績(jī)效考核等方面，為公司決策提供支持。
六、責(zé)任與監(jiān)督
1. 人事部門負(fù)責(zé)人事檔案的.建立、更新、保管和利用工作，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。
2. 公司管理層應(yīng)定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保檔案管理制度的落實(shí)。
七、附則
1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有未盡事宜，另行通知。
2. 本制度的解釋權(quán)歸公司人事部門所有。
人事檔案管理制度 8
一、目的
為員工人事檔案妥善管理，保守機(jī)密；保護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理制度。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷
員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書(shū)原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1.3對(duì)人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》(見(jiàn)附件一)《離職員工人事檔案登記》(見(jiàn)附件二)，并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)人事資料的.名稱及對(duì)檔案編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等)，應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。
1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的.員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。
1.6對(duì)員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，員工編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》(附件三)，行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級(jí)員工查、借閱員工的人事檔案。
2.3公司級(jí)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長(zhǎng))，對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。
2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。
3、查、借閱檔案注意
3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五)，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理制度經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
人事檔案管理制度 9
一、總則
本制度旨在規(guī)范人事檔案管理工作，確保人事檔案的完整性、安全性和保密性，為公司的人力資源管理提供有力支持。本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理工作。
二、檔案內(nèi)容
人事檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1. 個(gè)人基本信息：姓名、性別、出生年月、籍貫、學(xué)歷、專業(yè)、身份證號(hào)等；
2. 入職信息：入職時(shí)間、部門、職位、合同期限等；
3. 薪酬信息：薪資、福利、獎(jiǎng)金等；
4. 培訓(xùn)與發(fā)展：培訓(xùn)記錄、晉升記錄、職業(yè)發(fā)展計(jì)劃等；
5. 績(jī)效考評(píng)：年度績(jī)效考評(píng)結(jié)果、獎(jiǎng)懲記錄等；
6. 其他：離職信息、調(diào)動(dòng)記錄、特殊事項(xiàng)等。
三、檔案建立與更新
1. 員工入職時(shí)，人力資源部應(yīng)為其建立人事檔案，并確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性；
2. 員工個(gè)人信息、薪酬、職位等發(fā)生變化時(shí)，人力資源部應(yīng)及時(shí)更新人事檔案；
3. 人力資源部應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行核查，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。
四、檔案保管
1. 人事檔案應(yīng)存放于專用檔案室或檔案柜，確保檔案的安全；
2. 檔案室或檔案柜應(yīng)設(shè)置門禁、監(jiān)控等安全設(shè)施，防止檔案被盜或損壞；
3. 人事檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)管理，方便查找和調(diào)閱；
4. 檔案借閱、復(fù)制、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定執(zhí)行，確保檔案的保密性。
五、檔案利用
1. 人事檔案應(yīng)為公司人力資源管理提供有力支持，包括但不限于招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考評(píng)、薪酬管理等；
2. 各部門在需要查閱、借閱人事檔案時(shí)，應(yīng)向人力資源部提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后方可進(jìn)行；
3. 人力資源部應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行分析，為公司制定人力資源政策提供參考依據(jù)。
六、檔案保密
1. 人事檔案涉及員工個(gè)人隱私和公司機(jī)密，應(yīng)嚴(yán)格保密；
2. 未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得擅自查閱、復(fù)制、泄露人事檔案信息；
3. 人力資源部應(yīng)定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行檢查，確保檔案信息的保密性。
七、違規(guī)處理
對(duì)違反本制度規(guī)定的'行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。
八、附則
1. 本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋和修訂；
2. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有與之前規(guī)定相抵觸的，以本制度為準(zhǔn)。
人事檔案管理制度 10
一、干部人事檔案查（借）閱制度
1、查（借）閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調(diào)查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門，應(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提借什么材料，并對(duì)提供查閱的檔案進(jìn)行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、查閱人員要愛(ài)護(hù)干部人事檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫(huà)、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經(jīng)檔案主管部門同意不得復(fù)制干部人事檔案材料，不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上。摘錄的材料要細(xì)致核對(duì)，經(jīng)檔案主管部門簽署意見(jiàn)蓋公章后，方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理（必須是正科級(jí)單位政工人員），并填寫(xiě)借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無(wú)關(guān)人員翻閱，不得轉(zhuǎn)借，不得復(fù)制，限期歸還。（最多不超過(guò)15天）
二、干部人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度
1、愛(ài)護(hù)機(jī)器設(shè)備，熟悉機(jī)器性能，按程序規(guī)范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能，建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和“四統(tǒng)一”管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時(shí)維護(hù)，確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和新鮮。
4、新進(jìn)干部檔案和零散材料的信息錄入在三個(gè)月內(nèi)完成；干部檔案索引每半年打印一次；日常管理信息每年匯總一次，并做好有關(guān)資料的立卷工作。
5、對(duì)新維護(hù)的檔案管理信息要及時(shí)備份，并登記備份的時(shí)間和主要內(nèi)容。
6、不得隨意使用外來(lái)磁盤，確需要使用時(shí)要進(jìn)行病毒檢查，防止機(jī)器故障造成信息的損壞或丟失。
7、未經(jīng)批準(zhǔn)不得提供、復(fù)制干部信息，無(wú)關(guān)人員不得查看干部信息，貯有保密信息的載體嚴(yán)禁外傳。軟件應(yīng)由專人保管。
8、利用干檔信息對(duì)干部隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。
三、干部人事檔案材料收集補(bǔ)充制度
1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。
2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認(rèn)可的材料，未經(jīng)組織同意，個(gè)人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國(guó)家干部、地方新安置的部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部，都應(yīng)填寫(xiě)“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補(bǔ)充進(jìn)干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個(gè)月內(nèi)，將材料主動(dòng)送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時(shí)、主動(dòng)地向有關(guān)部門索要應(yīng)歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內(nèi)容。
7、認(rèn)真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對(duì)收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實(shí)、完整、文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報(bào)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書(shū)寫(xiě)。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)的材料，必須經(jīng)過(guò)復(fù)制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。
五、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
2、縣及相當(dāng)于縣經(jīng)上的黨委組織、人事部門，可以直接轉(zhuǎn)遞干部人事檔案。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過(guò)認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、干部人事檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶。
5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫(xiě)“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并在“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章，立即退回。逾期一個(gè)月未退回，轉(zhuǎn)出單位要查詢，以防丟失。
7、干部人事檔案應(yīng)隨著干部的工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)的變動(dòng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞，避免人檔分離。
8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應(yīng)嚴(yán)密包封，并加蓋機(jī)密章。
六、干部人事檔案檢查核對(duì)制度
1、干部人事檔案管理部門對(duì)所管理的檔案要定期地進(jìn)行檢查核對(duì)，一般每半年核對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。
2、凡提供利用的'干部人事檔案，在收回時(shí)，要嚴(yán)格檢查，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，方可入庫(kù)。
3、整理好的干部人事檔案入庫(kù)前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，及時(shí)糾正。
4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時(shí)，應(yīng)將材料與目錄檢查核對(duì)一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。
6、輸入計(jì)算機(jī)的干部人事信息須與干部人事檔案核對(duì)無(wú)誤后方可使用。
七、干部人事檔案保管保密制度
1、嚴(yán)禁按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門，應(yīng)設(shè)立專用檔案庫(kù)房（室），配置鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫(kù)房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查，保持庫(kù)房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫(kù)房（室）和檔案柜，應(yīng)明確專人管理。管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫(kù)房（室）。
6、嚴(yán)禁用電話、電報(bào)索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治問(wèn)題或其它重要問(wèn)題的材料。
7、不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。
8、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所和娛樂(lè)場(chǎng)所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
八、送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門，應(yīng)建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門，應(yīng)在材料形成的一個(gè)月內(nèi)，主動(dòng)送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個(gè)人，不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的.材料。
4、干部人事檔案管理部門，應(yīng)與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度，保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門，對(duì)未能按時(shí)遞交檔案材料的部門，應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門聯(lián)系。
6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時(shí)通知有關(guān)部門補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù)。
九、干部人事檔案管理人員職責(zé)
1、按照干部管理權(quán)限，保管應(yīng)管干部的人事檔案，為國(guó)家積累檔案史料；
2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉(zhuǎn)遞；
4、登記干部職務(wù)、工資的變動(dòng)情況；
5、為有關(guān)部門提供干部的情況；
6、做好干部人事檔案的安全保密、保護(hù)工作；
7、調(diào)查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)；
8、推廣、應(yīng)用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)；
9、定期向檔案管（室）移交死亡干部的檔案；
10、辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。
人事檔案管理制度 11
一、目的
為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。
3.3集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的'編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書(shū)）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對(duì)新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級(jí)檔案管理制度：一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2檢查核對(duì)：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3轉(zhuǎn)遞（員工異動(dòng)）：檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對(duì)接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫(xiě)《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新，人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應(yīng)聘申請(qǐng)表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表
第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書(shū)
3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表
7、聘用合同
8、獎(jiǎng)懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊(cè)，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序、定期核對(duì)。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案�？偨�(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對(duì)，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
人事檔案管理制度 12
1、為使檔案材料齊全完整，以防丟失，凡屬于人事部門形成的材料，在一個(gè)月內(nèi)歸檔。任何個(gè)人不得以任何理由積壓滯留材料，防礙收檔。
2、人事檔案由人事主管部門管理。干部調(diào)離工作單位時(shí)，檔案要隨人及時(shí)移交轉(zhuǎn)遞。
3、每季度要核對(duì)一次檔案順序號(hào)，發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)號(hào)或放錯(cuò)位置的要及時(shí)糾正，按照登記檢查檔案，發(fā)現(xiàn)缺少及時(shí)查找。
4、查(借)閱檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理有關(guān)手續(xù)后、方可查(借)閱。
人事檔案統(tǒng)計(jì)制度
1、檔案統(tǒng)計(jì)是了解和掌握檔案形成、管理、利用情況和檔案發(fā)展的重要手段，檔案人員要慎重對(duì)待，認(rèn)真抓好。
2、認(rèn)真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、利用情況的統(tǒng)計(jì)工作，提交檔案質(zhì)量。
3、做好檔案收進(jìn)、移出工作，定期進(jìn)行清理登記，做到隨時(shí)歸檔，便于查找。
4、按照上級(jí)要求，報(bào)送本局檔案情況。
人事檔案查(借)閱制度
1、確因工作需要、查閱檔案時(shí)，須主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理登記手續(xù)。一般只限在檔案室查閱，如有特殊情況外借時(shí)，應(yīng)按要求限其歸還。
2、查閱借閱時(shí)檔案管理人員必須遵守保密制度。查(借)閱檔案人員不得擅自拆卷、涂改、勾劃、剪裁，如違反上述要求，將追究責(zé)任。
3、查(借)閱檔案人員，對(duì)確需要摘錄的材料，須經(jīng)局主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員審閱后，才能帶離檔案室。
人事檔案保密制度
為提高警惕，嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密，維護(hù)檔案的完整與安全，特制定本制度。
1、嚴(yán)格保密紀(jì)律。堅(jiān)持內(nèi)外有別的原則，嚴(yán)禁在閑談和私人通訊中涉及黨和國(guó)家的機(jī)密。
2、不在公共場(chǎng)所及家屬子女，親朋好友面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案的機(jī)密。
3、忠于職守，加強(qiáng)保密觀念。不該說(shuō)的不說(shuō)，不該問(wèn)的不問(wèn)，做到不失密，不泄密。
4、凡查閱不宜公開(kāi)的秘密以上的檔案材料，要嚴(yán)格履行手續(xù)，不準(zhǔn)隨便摘抄，復(fù)制和補(bǔ)傳。
5、嚴(yán)守保密紀(jì)律。自覺(jué)遵守“保密法”，對(duì)違犯“保密法”及保密紀(jì)律，玩忽職守，造成大失泄密者，要按規(guī)定嚴(yán)肅處理，構(gòu)成犯罪要追究其責(zé)任。
6、非檔案管理人員，不準(zhǔn)隨便出入庫(kù)房。
人事檔案利用制度
1、檔案提供利用是檔案工作重要環(huán)節(jié)。檔案人員要樹(shù)立檔案為政治思想工作，業(yè)務(wù)工作服務(wù)的`指導(dǎo)思想，努力提高檔案的利用工作。
2、提供利用要堅(jiān)持用原件或復(fù)制件提供利用。提供利用時(shí)，均應(yīng)按查、借閱檔案的管理辦法辦理相應(yīng)手續(xù)。
3、檔案人員要熟悉本機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、業(yè)務(wù)、范圍、程序，提供檔案材料要準(zhǔn)確、及時(shí)，積極、主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)和各部門做好服務(wù)工作。
人事檔案庫(kù)房管理制度
1、檔案庫(kù)房的管理要有嚴(yán)密的制度、嚴(yán)格的手續(xù)和經(jīng)常性的工作。
2、檔案進(jìn)出庫(kù)要有登記和交接手續(xù)，不能“賬目不清”以免造成檔案泄密，丟失的漏洞。
3、管理人員變動(dòng)時(shí)，要有嚴(yán)格的交接手續(xù)，不能只交鑰匙不交“賬”。
4、嚴(yán)格保密和保衛(wèi)制度，除檔案管理人員外其他人員一般不得進(jìn)入庫(kù)房，嚴(yán)禁在庫(kù)房吸煙和存放易燃易爆物品。
5、檔案柜的.排列要科學(xué)有序、便于通風(fēng)和避光。
6、檔案管理人員要經(jīng)常打掃衛(wèi)生，保持室內(nèi)和柜內(nèi)整潔，干凈防止灰塵對(duì)檔案材料的損害。
7、庫(kù)房設(shè)備應(yīng)符合安全和技術(shù)要求，做好保密，杜絕文件材料丟失、損壞和其他意外事故發(fā)生。
分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制
1、積極貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針、政策、認(rèn)真組織學(xué)習(xí)“檔案法”和“機(jī)關(guān)檔案工作條例”宣傳上級(jí)檔案部門有關(guān)檔案工作政策，規(guī)定，及時(shí)處理本局存在的問(wèn)題。
2、組織協(xié)調(diào)本機(jī)關(guān)檔案工作的管理，經(jīng)常監(jiān)督檢查本機(jī)關(guān)的檔案工作，督促檔案人員做好平時(shí)檔案工作收檔和移交工作。
3、重視并加強(qiáng)檔案人員的政治思想業(yè)務(wù)工作，經(jīng)常了解干部的思想和業(yè)務(wù)情況，開(kāi)展兩個(gè)文明和民族團(tuán)結(jié)，社會(huì)主義思想教育，抓好專業(yè)學(xué)習(xí)，使他們?cè)谡嗡刭|(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)上不斷的有所提高。
人事檔案管理制度 13
第一章、總則
第一條：為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護(hù)和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為怡通集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本管理制度。
第二條：人事檔案工作是集團(tuán)組織人事工作的重要組成部分，也是集團(tuán)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行集團(tuán)戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。
第三條：本制度適用于怡通集團(tuán)總部及其各子公司。
第二章、管理職責(zé)
第四條：集團(tuán)企業(yè)管理部人事檔案管理的職責(zé)——
a、負(fù)責(zé)制訂、修改和完善集團(tuán)人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實(shí)施細(xì)則等規(guī)范；
b、負(fù)責(zé)本制度在各子公司實(shí)施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；
c、負(fù)責(zé)怡通集團(tuán)戰(zhàn)略決策委員會(huì)成員的人事檔案管理工作；
d、負(fù)責(zé)怡通集團(tuán)各子公司、部門的員工人事檔案管理工作；
e、負(fù)責(zé)對(duì)各子公司的員工人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)。
第五條：集團(tuán)企業(yè)管理部人事檔案管理的義務(wù)是指導(dǎo)各子公司按本制度要求建立規(guī)范的檔案管理程序、規(guī)范檔案管理行為。
第六條：各子公司行政部門人事檔案管理的職責(zé)就是負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度，按其要求建立規(guī)范的人事檔案管理；負(fù)責(zé)管理企業(yè)管理部所有員工人事檔案管理工作。
第三章、人事檔案內(nèi)容
第七條：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、復(fù)印件由集團(tuán)人事部統(tǒng)一管理），是由歷史地、全面地反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成，主要有如下幾類：
a、履歷材料（包括個(gè)人的簡(jiǎn)歷資料、學(xué)歷、資格證等）；
b、考核、考察材料；
c、獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料；
d、培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料；
e、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、錄用、任免、聘用、離職材料；
f、其他可供企業(yè)用人參考的資料。
第四章、檔案編號(hào)管理
第八條：各子公司行政部門必須按照OA管理系統(tǒng)中的員工編號(hào)（即：工號(hào)）進(jìn)行編號(hào)，每100個(gè)檔案做一個(gè)標(biāo)記，方便查找。
由其他單位轉(zhuǎn)入的員工檔案，按照轉(zhuǎn)入單位的'編號(hào)更換編號(hào)（轉(zhuǎn)出單位辦理離職手續(xù)）。
第五章、人事檔案的收集與整理
第九條：日常收集員工履歷表、試用期考評(píng)表、各種獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免、崗位/待遇調(diào)整表、續(xù)簽合同等材料。
各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結(jié)束后的七日之內(nèi)（試崗期結(jié)束），必須將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。
日常新進(jìn)人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)兩日之內(nèi)，將將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。
第十條：各子公司行政部門的人事專員在以下幾個(gè)時(shí)段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。
1、新員工報(bào)到時(shí)
新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面右上方書(shū)寫(xiě)上檔案袋編號(hào)（口取紙）、員工姓名、性別。結(jié)束試崗期后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：《許昌怡通集團(tuán)應(yīng)聘人員求職表》（必須要有面試評(píng)價(jià)表及審批人意見(jiàn)簽署）；⑵ 身份證（雙面都印在同一頁(yè)上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；
2、員工辦理正式入職手續(xù)時(shí)
員工結(jié)束七天試用期后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：
�。�1）《許昌怡通集團(tuán)應(yīng)聘人員求職表》（必須要有面試評(píng)價(jià)表及審批人意見(jiàn)簽署）；
（2） 身份證（雙面都印在同一頁(yè)上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件
3、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時(shí)
員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，各級(jí)人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：該員工的《應(yīng)聘求職表》、《試用期考評(píng)表》；《勞動(dòng)合同》、《保密協(xié)議》；
4、員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)時(shí)
（1）各級(jí)人力資源部門，在完成員工調(diào)動(dòng)手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)將員工調(diào)動(dòng)手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的資料有：《崗位/待遇調(diào)整表》；
�。�2）《工作交接表》；
�。�3）《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明細(xì)表》、《待辦工作（事宜）移交明細(xì)表》；
5、員工辦理離職手續(xù)時(shí)
各級(jí)人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，必須裝入的資料有：該員工的.書(shū)面離職申請(qǐng)書(shū)；《離職清算表》⑶、《離職申批表》；
（4）《員工離職工作移交表》；
�。�5）《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明細(xì)表》、《待辦工作（事宜）移交明細(xì)表》。
第十一條：每年一季度按公司檔案管理辦法對(duì)上一年的人事檔案進(jìn)行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內(nèi)容涉及的相關(guān)材料。
第十二條：在整理過(guò)程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。
第六章、人事檔案的借閱與移交
第十三條：凡借用人事檔案，必須填寫(xiě)《人事檔案借閱登記表》，由人力資源部門的負(fù)責(zé)人核實(shí)理由，經(jīng)企業(yè)管理部領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在7天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。
借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印。
第十四條： 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動(dòng)移交兩種。
第七章、其他規(guī)定
第十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時(shí)員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。
第十六條：檔案管理人員應(yīng)具有良好的思想素養(yǎng)，按受過(guò)正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，在工作中須嚴(yán)格遵守保密制度。
第十七條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應(yīng)按公司檔案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀。
第十八條：集團(tuán)人事部定期或不定期地對(duì)各子公司的人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)，檢查中凡發(fā)現(xiàn)不按照以上規(guī)定予以辦理執(zhí)行的，視情節(jié)輕重，處罰人事檔案管理員50—200元，其所屬各子公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任，處罰100—200元。
第十九條：各子公司人事檔案管理人員是定崗管理，凡與原人事檔案管理人員的變動(dòng)（包括換崗、離職、增減其他工作量）的，必須報(bào)經(jīng)集團(tuán)企業(yè)管理部，批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，否則直接處罰當(dāng)事人50—200元，各子公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任，處罰50—200元。
第二十條：獎(jiǎng)懲投訴
員工對(duì)本人或他人的獎(jiǎng)懲在以事實(shí)為依據(jù)的前提下可以越級(jí)投訴，也可以直接投訴到集團(tuán)人事部。
受到投訴的獎(jiǎng)懲在抽查時(shí)可暫停，待調(diào)查清楚后再予以處置。
1、投訴調(diào)查結(jié)果屬實(shí)的，撤消原獎(jiǎng)懲決定，可以對(duì)員工投訴他人獎(jiǎng)懲的進(jìn)行表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)。
2、投訴調(diào)查結(jié)果不屬實(shí)的，維持原獎(jiǎng)懲決定，并對(duì)投訴員工進(jìn)行教育，要規(guī)范其行為和思想，注重事實(shí)；若純屬造謠生事的，可以對(duì)投訴員工予以行政記過(guò)處罰。
第二十一條：本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)企業(yè)管理部。
第二十二條：本制度從下發(fā)之起實(shí)施。
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