邀請函的類型

關(guān)于邀請函的類型

　　使用電子邀請函是近年來很多企業(yè)的轉(zhuǎn)變。隨著社會一步步向前發(fā)展，邀請函出現(xiàn)的次數(shù)越來越多，那么相關(guān)的邀請函到底怎么寫呢？下面是小編為大家收集的關(guān)于邀請函的類型，希望能夠幫助到大家。

　　邀請函分為兩種：一種是個人信函，例如邀請某人共進晚餐、參加宴會、觀看電影、出席典禮等。另一種邀請函是事務(wù)信函，一般是邀請參加會議、學(xué)術(shù)活動等等。

　　1、普通邀請函

　　第一種邀請函邀請的對象一般是朋友、熟人，所以內(nèi)容格式上的要求都比較松，可以寫得隨便一些。只要表明邀請的意圖，說明活動的內(nèi)容、時間、地點等等。但既然是邀請函，那么就一定要在信中表達非常希望對方能夠參加或者出席的愿望。這種邀請函的篇幅可以非常短，下面以一封邀請看電影的短信為例：

　　2、正式邀請函

　　第二種邀請函一般由會議或?qū)W術(shù)活動的組委會的某一個負責(zé)人來寫，以組委會的名義發(fā)出，而且被邀請者通常也是屬于比較有威望的人士。因此，這類邀請函的措辭要相對正式一些，語氣要熱情有禮。

　　這一類邀請函通常要包括以下內(nèi)容：首先表明邀請對方參加的意圖以及會議或?qū)W術(shù)活動的名稱、時間、地點；然后要對被邀請者的威望和學(xué)術(shù)水平等表示推崇和贊賞，表明如果被邀請者能夠接受邀請，會給會議或者活動帶來很好的影響；接著要說明會議或活動的相關(guān)事宜，最好是能引起對方興趣的事宜；當(dāng)然不能忘了表達希望對方能夠參加的誠意；最后還要請收信人對發(fā)出的邀請做出反饋，如確認接受邀請。

　　相關(guān)結(jié)構(gòu)

　　邀請函的主體內(nèi)容符合邀請函的一般結(jié)構(gòu)，由標題、稱謂、正文、落款組成。

　　1、標題。由禮儀活動名稱和文種名組成，還可包括個性化的活動主題標語。

　　2、稱謂。邀請函的稱謂使用“統(tǒng)稱”，并在統(tǒng)稱前加敬語。如，“尊敬的×××先生/女士”或“尊敬的×××總經(jīng)理（局長）”。

　　3、正文。邀請函的正文是指商務(wù)禮儀活動主辦方正式告知被邀請方舉辦禮儀活動的緣由、目的、事項及要求，寫明禮儀活動的日程安排、時間、地點，并對被邀請方發(fā)出得體、誠摯的邀請。

　　正文結(jié)尾一般要寫常用的邀請慣用語。如“敬請光臨”、“歡迎光臨”。

　　4、落款。落款要寫明禮儀活動主辦單位的全稱和成文日期。

　　注意問題

　　1、被邀請者的姓名應(yīng)寫全，不應(yīng)寫綽號或別名。

　　2、在兩個姓名之間應(yīng)該寫上“暨”或“和”，不用頓號或逗號。

　　3、應(yīng)寫明舉行婚禮的具體日期（幾月幾日，星期幾）。

　　4、寫明舉行活動的地點。

　　拓展：邀請函注意事項

　　展會邀請函發(fā)送對象

　　成交過訂單，以及之前聯(lián)系過、詢問過相關(guān)產(chǎn)品的意向客戶。

　　1、獨發(fā)而非群發(fā)彰顯客戶重要性

　　有些工作人員會上網(wǎng)找一些范文，全篇照抄，然后只改動一下名字和展會的地址，就完成了任務(wù)。其實這樣會顯得沒有誠意�？蛻舨粌H僅是只跟一家公司做生意，邀請函可不止收到一封，類似的范文他可能已經(jīng)見過幾百遍了，這樣的邀請函缺乏吸引力。如果能針對客戶寫一些誠意十足的文字，在文中對客戶致以問候，尤其是能在文中提一下跟該客戶上次的談話細節(jié)，讓客戶感受到你是單獨發(fā)給他，而不是群發(fā)，想想你自己在逢年過節(jié)時候收到的祝福微信就可以很容易理解我的意思了。

　　2、附上交通路線更為細心

　　在邀請函中附上交通路線。盡管客戶可能已經(jīng)參觀過很多次這樣的展覽了，他對展館的地理位置十分的熟悉，但是如果參展商能在邀請函中附上交通路線，則會顯得親切細心。若參展商在信函中告知客戶“為了防止出現(xiàn)塞車，耽擱您的時間，建議您可將車停在酒店，選擇地鐵前往，灣仔站下車即可”，同時附上地鐵線路圖，這樣的邀請函相信能給客戶留下很好的印象。

　　3、邀請時間有講究

　　我們在某個地區(qū)可能有不止一個代理商。那么在邀請這些客戶來參觀展覽的時候，邀請時間就有講究了，應(yīng)該盡量將他們的參觀時段錯開。因為同一個地區(qū)的代理商，可能就是直接的競爭對手。為了避免引起尷尬，最好是一個安排在上午會面，另外一個安排在下午。

　　4、附上展館平面圖更周到

　　邀請函里附上展館平面圖，可以讓客戶更容易地找到展位。主辦方會提供展館平面圖，上主辦方的官站下載電子版，自己打印或者拿到紙質(zhì)的圖樣進行復(fù)印，再附在邀請函里。

　　5、注明天氣情況套近乎

　　參觀展覽的客戶來自全世界各地，他們并不熟悉展覽所在地的情況。我們?nèi)绻�能在邀請函里將未來幾天詳細的天氣情況告訴客戶，并附上生活上該注意的細節(jié)，則顯得細心體貼。這樣的邀請函，從客戶的角度出發(fā)，設(shè)身處地為客戶著想，相信能給客戶留下不錯的印象，稱得上一封好的邀請函。

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