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傳真書信來往和簽訂合同制度簡介
1.傳真
。1)接傳真后了解其內(nèi)容,向領導匯導,請求處理的具體方式;
(2)回復傳真時,要注意檢查電文,特別是報價傳真,一定要審核價格是否準確,以防止出現(xiàn)錯漏。
。3)回復傳真后,凡要求訂房并需經(jīng)領導確認的,要復印一份交預訂部訂房后存檔。
2、書信
。1)接到書信后,要了解其內(nèi)容,針對具體的情況,向領導匯報;
。2)復信寫好后,要認真檢查交領導審閱,上級領導認可后蓋上本部門的印章,復印一份留檔,把原稿寄出。
3、合同
。1)制訂合同前,先要了解該年度的團體房價、餐價,司防房價、餐價及散客價、回扣率;
(2)做好合同后,先呈領導批閱,批復后送打字室打印。
。3)合同取回后,要認真審核,確保準確無誤后,蓋上本部印章,呈領導簽署;簽好后復印一份存檔,把簽好的合同寄發(fā)(或讓對方旅行社到酒店簽署);
(4)收到簽復合同后,在登記冊上分類登記,復印一式三份,交預訂部門一份,財務部門兩份。
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