英文書(shū)信內(nèi)容格式總結(jié)
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由之前英語(yǔ)常用應(yīng)用文的分類(lèi)來(lái)看，基本上我們接觸的常用應(yīng)用文主要是書(shū)信類(lèi)。書(shū)信的具體寫(xiě)法格式，中文同英文是有很大差別的。因此了解英文書(shū)信的一些常識(shí)性東西是十分必要的。
(一)英文書(shū)信內(nèi)容的組成部分英文書(shū)信不論是商業(yè)信、社交信或朋友間的通信，依據(jù)習(xí)慣，大體都有六部分組成。即：信頭(heading)信內(nèi)地址(inside address)稱(chēng)呼(salutation)正文(body)結(jié)尾語(yǔ)(complimentary close)簽名(signature)1.信頭(heading)英語(yǔ)書(shū)信的信頭包括發(fā)信人的地址和發(fā)信的具體日期兩部分。
信頭放在信紙的右上角，一般分行寫(xiě)出。要先寫(xiě)發(fā)信人地址，再寫(xiě)發(fā)信的日期。寫(xiě)發(fā)信地址時(shí)依據(jù)從小到大的原則，即：先寫(xiě)門(mén)牌號(hào)碼、街道名或路名，再寫(xiě)區(qū)(縣)及所在市名稱(chēng)，然后是省或州、郡名稱(chēng)，最后再寫(xiě)上國(guó)家的名稱(chēng)。日期的順序是先寫(xiě)月份再寫(xiě)哪一日然后是年份。需寫(xiě)郵政編碼，郵政編碼寫(xiě)在城市名稱(chēng)后邊，用逗號(hào)隔開(kāi)。信頭不能越過(guò)信紙中間而寫(xiě)到信紙的左上面。
另外需要注意的是，通常在寫(xiě)地址時(shí)，第一行寫(xiě)門(mén)牌號(hào)和街名，第二行寫(xiě)地區(qū)名，第三行是日期。一般信頭每行末不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但每行中間應(yīng)用的標(biāo)點(diǎn)不可少，城區(qū)名和郵政編碼之間，日月和年份之間要用逗號(hào)隔開(kāi)。
信頭一般不要寫(xiě)得太高，信頭的上面要留些空白。信頭的書(shū)寫(xiě)格式有兩種：并列式和斜列式。所謂并列式是指信頭各行開(kāi)頭上下排列整齊。而所謂斜列式是下一行開(kāi)頭較上一行的開(kāi)頭向右移一至兩個(gè)字母的位置。如：并列式：6P Park Ave.New York; NY 11215, U.S.A.December 1， 1999斜列式：6P Park AVe.New york, NY 11215, U.S.ADecember 1， 19932.信內(nèi)地址(inside address)信內(nèi)地址包括收信人的姓名稱(chēng)呼和地址兩部分。社交的私人信件信內(nèi)地址是省略的。信內(nèi)地址的位置位于信頭的左下方，它的開(kāi)始行低于信頭的結(jié)尾行，位于信紙中央的左邊。信內(nèi)地址先寫(xiě)收信人的頭銜和姓名，再寫(xiě)地址，地址排列次序同信頭一樣。
信內(nèi)地址的書(shū)寫(xiě)格式也有兩種：并列式和斜列式。一般來(lái)講，信頭和信內(nèi)地址所用的格式總是保持一致的。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用也與信頭一樣。
關(guān)于信內(nèi)地址對(duì)收信人的頭銜和姓名的稱(chēng)呼一般有以下幾種情況：無(wú)職稱(chēng)的男子用Mr.(加姓)已婚的女子用Mrs.(加女子丈夫的`姓)未婚的女子用Miss婚姻狀況不明的女子用MS.博士或醫(yī)生用Dr.(Doctor)有教授職稱(chēng)的用Prof.(Professor)總經(jīng)理、校長(zhǎng)、會(huì)長(zhǎng)、總統(tǒng)用Pres.(President)
3.稱(chēng)呼(salutation)稱(chēng)呼是對(duì)收信人的尊稱(chēng)語(yǔ)，自成一行，與信內(nèi)地址上下排齊。在美國(guó)用“My Dear”比用“D ear”還要客氣，而英國(guó)的用法恰巧相反。對(duì)于一個(gè)陌生的人通信一般用“Dear Sir”或“D ear Madam”。另外需要注意的是稱(chēng)呼后面用逗號(hào)。4.正文(body)正文是書(shū)信的核心部分。
正文的寫(xiě)作必須注意以下幾點(diǎn)：
(1)正文從低于稱(chēng)呼一至二行處寫(xiě)起，每段第一行向內(nèi)縮進(jìn)約五個(gè)字母，轉(zhuǎn)行頂格。正文 也采用并列式的寫(xiě)法，即每行都頂格，但段與段之間中間要空出兩三行表示分段。
(2)對(duì)于非正式的書(shū)信，除客氣外，沒(méi)有什么一定的規(guī)則。但究竟怎樣的措辭，也應(yīng)事先 想好。
(3)對(duì)于非常正式的書(shū)信，要知道開(kāi)頭句是很重要的。另外，信的內(nèi)容中的每個(gè)段落 ，只能有一個(gè)中心思想，這樣看信的人可以清楚、明白你所要表達(dá)的內(nèi)容。為了表達(dá)的清楚，還要盡可能地用短句，少用長(zhǎng)句、難句。段落也宜短不宜長(zhǎng)，尤其開(kāi)頭和結(jié)尾兩段更應(yīng)簡(jiǎn)短。
(4)潦草的字同不整潔的衣服一樣不雅觀，書(shū)寫(xiě)一定要整齊規(guī)范。拼寫(xiě)也不能出現(xiàn)錯(cuò)誤。 對(duì)拿不準(zhǔn)的詞一定要求助于字典。
(5)凡正式的書(shū)信，我們應(yīng)將該信的全部?jī)?nèi)容寫(xiě)在一張信紙上。若一張不夠，可用同樣質(zhì) 地大小的信紙繼續(xù)書(shū)寫(xiě)，但若僅多出一兩行則設(shè)法排得緊些放在一張上，或平均分為兩頁(yè)也好。信要寫(xiě)得美觀大方。(6)正式的書(shū)信，詞語(yǔ)要莊重，決不可用俗語(yǔ)和省筆字。5.結(jié)尾語(yǔ)(complimentary close)結(jié)尾語(yǔ)就是結(jié)尾的客套語(yǔ)。一般寫(xiě)于正文下空一兩行后，從信紙中央處起筆寫(xiě)，第一個(gè)字母大寫(xiě)，末尾用逗號(hào)。結(jié)尾語(yǔ)措辭的變化依據(jù)情況而定，通常有以下幾種：
(1)寫(xiě)給單位、團(tuán)體或不相識(shí)的人的信用：Yours (very) truly,(Very) Truly yoursYours (very) faithfully,(Very) Faithfully yours,
(2) 寫(xiě)給尊長(zhǎng)上級(jí)的信可用：Yours (very )respectfully，Yours (very )obediently，Yours gratefully，Yours appreciatively，也可以將Yours 放在后面。
(3)寫(xiě)給熟人或朋友的信可用：Yours，Yours ever，Yours fraternally，Yours cordially，Yours devotedly,也可以將Yours 放在后面。
(4)給親戚或密友的信可用：Yours，Yours ever，Yours affectionately，Yours devoted friend，Lovingly yours， Yours loving son (father，mother，nephew……)，以上各種情況 yours 無(wú)論放在前面或是放在后面都行，但不可縮寫(xiě)或省去。6.簽名(signature)簽名是在結(jié)尾客套語(yǔ)的下面，稍偏于右，這樣末一個(gè)字可以接近空白而和上面的正文一樣齊。簽名當(dāng)用藍(lán)鋼筆或圓珠筆，不能用打字機(jī)打。簽名上面可以用打字機(jī)打出所在公司單位名稱(chēng)，下面也可打出職位。寫(xiě)信人為女性，則可在署名前用括號(hào)注明Mrs.或Miss。簽名的格式不能常變換。如一封簽G·Smith，另一封簽George Smith，第三封用G·B·Smit h。男子簽字前不可用Mr．、Prof.或Dr.字樣。
(二)英文書(shū)信信封的寫(xiě)法(superscription)英文書(shū)信信封的寫(xiě)法同中文也不一樣。具體來(lái)講，英文書(shū)信應(yīng)這樣安排信封內(nèi)容。
1.寄信人姓名地址寫(xiě)在信封的左上角。 收信人的姓名地址寫(xiě)在信封中間靠下或靠右地方。姓名要單獨(dú)成行。姓名地址的寫(xiě)法同信頭(heading)和信內(nèi)地址inside address)一樣。所用格式(并列式或斜列式)也同信內(nèi)的安排一致。注意寫(xiě)上郵政編碼。
2.信封左下角可以寫(xiě)些說(shuō)明語(yǔ)。如寫(xiě)上General Delivery(平信)、Registered(掛號(hào) 信)、Express(快件)、Air mail(航空)、Personal(親啟)、Please Forward(請(qǐng)較交)、Prin ted Matter(印刷品)、Book Post(圖書(shū)郵件)、Manuscripts(稿件)、Photos Enclosed(內(nèi)有照片)、Top Secret(絕密件)等。
3.若信封通過(guò)郵局寄給第三者轉(zhuǎn)交給收信人，則需在收信人的姓名下面寫(xiě)明轉(zhuǎn)交人的姓名，并在前面加上c/o(care of)。如：Mr.Thomas GreenC／O Mr.William Scott101 St.Lawrence Ave.Montreal 18，Canada。
4.Jr.(Junior)、Sr.(Senior)可以和Mr. (Mister)一起用，以示父子的分別。中國(guó)人父子不同名，則沒(méi)必要用了。另外Sr.一般是省去不用的。