書信書寫格式指導(dǎo)
書信是人們生活中最為普通、最為古老的一種溝通方式。掌握書信的格式和要求，有助于更好地發(fā)揮書信的功能。
書信和格式：信文由稱謂、正文、敬語(yǔ)、落款及時(shí)間四部分組成。
稱謂：應(yīng)在第一行頂格寫，后加冒號(hào)，以示尊敬。稱謂應(yīng)尊循長(zhǎng)幼有序、禮貌待人的原則，選擇得體的稱呼。
正文：正文是信函的主體�？筛鶕�(jù)對(duì)象和所述內(nèi)容的不同，靈活地采用不同的文筆和風(fēng)格。
1、問候語(yǔ)。問候語(yǔ)要單獨(dú)成行，以示禮貌。有“你好”、“近好”、“節(jié)日好”等。
2、先詢問對(duì)方近況和談與對(duì)方有關(guān)的情況，以表示對(duì)對(duì)方的重視和關(guān)切。
3、回答對(duì)方的問題或談自己的事情和打算。
4、簡(jiǎn)短地寫出自己的希望、意愿或再聯(lián)系之事。
敬語(yǔ)：寫信人在書信結(jié)束時(shí)身對(duì)方表達(dá)祝愿、勉慰之情的'短語(yǔ)。多用“此致、即頌、順�！钡仍~緊接正文末尾。下一行項(xiàng)格處，用“敬禮、x安、安康”等詞與前面呼應(yīng)。
落款及時(shí)間：在信文的最后，寫上寫信人的姓名和寫信日期。署名應(yīng)寫在敬語(yǔ)后另起一行靠右位置。一般寫給領(lǐng)導(dǎo)或不太熟悉的人，要署上全名以示莊重、嚴(yán)肅；如果寫給親朋好友，可只寫名而不寫姓；署名后面可酌情加啟稟詞，對(duì)長(zhǎng)輩用“奉、拜上”，對(duì)同輩用“謹(jǐn)啟、上”，對(duì)晚輩用“字、白、諭”等詞。
1、信封：
信封上應(yīng)依次寫上收信人的郵政編碼、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和郵政編碼。
郵政編碼要填寫在信封左上方的方格內(nèi)，收信人的地址要寫得詳細(xì)無誤，字跡工整清晰。發(fā)給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或單位的信，要先寫地址，再寫單位名稱。收信人的姓名應(yīng)寫在信封的中間，字體要略大一些。在姓名后空二、三字處寫上“同志、先生、女士”等稱呼，后加“收、啟、鑒”等字
寄信人地址、姓名要寫在信封下方靠右的地方，并盡量寫得詳細(xì)周全一些。最后填寫好寄信人的郵政編碼。
�。�1）給長(zhǎng)輩的信。若是近親，就只寫稱謂，不寫名字，如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等；親戚關(guān)系的，就寫關(guān)系的稱謂，如“姨媽”、“姑媽”等。對(duì)非近親的長(zhǎng)輩，可在稱謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。
�。�2）給平輩的信。夫妻或戀愛關(guān)系，可直接用對(duì)方名字，愛稱加修飾語(yǔ)或直接用修飾語(yǔ)，如“麗”、“敏華”、“親愛的”等；同學(xué)、同鄉(xiāng)、同事、朋友的信，可直接用名字、昵稱或加上“同學(xué)”、“同志”，如“瑞生”、“老紀(jì)”、“小鄒”、“三毛”等。
�。�3）給晚輩的信。一般直接寫名字，如“樂毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上輩分稱謂，如“李花侄女”等；亦可直接用稱謂作稱呼，如“孫女”、“兒子”等。
（4）給師長(zhǎng)的信，通常只寫其性或其名，再加“老師”二字，如“段老師”、“周師傅”、“宏海老師”等。對(duì)于十分熟悉的師長(zhǎng)，也可單稱“老師”、“師傅”。假如連名帶姓，在信首直稱“孫松平老師”、“王達(dá)夫師傅”，就顯得不大自然且欠恭敬。對(duì)于學(xué)有專長(zhǎng)、德高望重的師長(zhǎng)，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。為鄭重起見，也有以職務(wù)相稱的，如“董教授”、“陳大夫”、“佟工程師”等。
（5）給一個(gè)單位或幾個(gè)人的信，又不指定姓名的，可寫“同志們”、“諸位先生”、“xx等同志”等。給機(jī)關(guān)團(tuán)體的信，可直接寫機(jī)關(guān)團(tuán)體名稱。如“xx委員會(huì)”、“xx公司”。致機(jī)關(guān)團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或職務(wù)作稱呼，亦可直接在機(jī)關(guān)團(tuán)體稱呼之后加上“領(lǐng)導(dǎo)同志”、“負(fù)責(zé)同志”、“總經(jīng)理”、“廠長(zhǎng)”等。
如果信是同時(shí)寫給兩個(gè)人的，兩個(gè)稱呼應(yīng)上下并排在一起，也可一前一后，尊長(zhǎng)者在前。
上述五種場(chǎng)合，有時(shí)還可按特殊對(duì)象，視情況加上“尊敬的”、“敬愛的”、“親愛的”等形容詞，以表示敬重或親密之情。當(dāng)然，這要用得適宜，如對(duì)好友稱“尊敬的”，反而顯得見外，對(duì)無特殊關(guān)系的年輕女性貿(mào)然稱呼“親愛的”，那就有失檢點(diǎn)了。
2．正文
正文通常以問候語(yǔ)開頭。問候是一種文明禮貌行為，也是對(duì)收信人的一種禮節(jié)，體現(xiàn)寫信人對(duì)收信人的關(guān)心。問候語(yǔ)最常見的是“您好！”“近好！”依時(shí)令節(jié)氣不同，也常有所變化，如“新年好！”“春節(jié)愉快！”問候語(yǔ)寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。
問候語(yǔ)之后，常有幾句啟始語(yǔ)。如“久未見面，別來無恙�！薄敖鼇硪磺锌珊茫俊薄熬梦赐ㄐ�，甚念！”之類。問候語(yǔ)要注意簡(jiǎn)潔、得體。
接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要說的話。它可以是稟啟、復(fù)答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請(qǐng)托、慰唁，也可以是敘情說理、辯駁論證等。這一部分，動(dòng)筆之前，就應(yīng)該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時(shí)要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當(dāng)，最好是一件事一段落，不要混為一談。
3．結(jié)尾
正文寫完后，都要寫上表示敬意、祝愿或勉勵(lì)的話，作為書信的結(jié)尾。習(xí)慣上，它被稱做祝頌語(yǔ)或致敬語(yǔ)，這是對(duì)收信人的一種禮貌。祝愿的話可因人、因具體情況選用適當(dāng)?shù)脑~，不要亂用。（可參見下節(jié)《常用書信用語(yǔ)》的“祝頌語(yǔ)”。）
結(jié)尾的習(xí)慣寫法有兩種：
�。�1）在正文寫完之后，緊接著寫“此致”，轉(zhuǎn)一行頂格或空兩格寫“敬禮”。
（2）不寫“此致”，只是另起一行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞，一定要另起一行空兩格，不得尾綴在正文之后。也可以在正文結(jié)尾下另起一行寫“祝你”、“敬�！保倏諆筛駥懮稀鞍埠谩�、“健康”等。
4．署名和日期
在書信最后一行，署上寫信人的姓名。署名應(yīng)寫在正文結(jié)尾后的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，后邊寫名字，不必寫姓。如果是寫給組織的信，一定要把姓與名全部寫上。而在署名之后，有時(shí)還視情加上“恭呈”、“謹(jǐn)上”等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。
日期一項(xiàng)，用以注明寫完信的時(shí)間，寫在署名之后或下邊。有時(shí)寫信人還加上自己的所在的地點(diǎn)，尤其是在旅途中寫的信，更應(yīng)如此。