書信禮儀：公文的格式
導(dǎo)讀：公文一般一般由秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文時(shí)間、附注、附件、主題詞、抄送單位、擬文部門、印發(fā)單位和印發(fā)時(shí)間等部分組成。函可省略主題詞、擬文部門、印發(fā)單位和印發(fā)時(shí)間等部分
1.涉及國(guó)家、企業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)
2.緊急公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明“特急”、“急件”。特急件的確認(rèn)，應(yīng)以公司領(lǐng)導(dǎo)簽字為準(zhǔn)。
3.公司文件、函的發(fā)文單位標(biāo)識(shí)，分別為套紅的“中國(guó)電信集團(tuán)北方電信有限公司濰坊市分公司文件”、“中國(guó)電信集團(tuán)北方電信有限公司濰坊市分公司函”。
4.發(fā)文字號(hào)，包括單位代字、年份、序號(hào)。發(fā)文字號(hào)中的序號(hào)不編虛位。a.公司文件發(fā)文字號(hào)為“濰坊電信[xxxx]xxxx號(hào)，其中“濰坊電信”為發(fā)文代字，“[xxxx]”為年份，“xxxx”為序號(hào)。（以下類推）。b.濰坊電信函發(fā)文字號(hào)為“濰坊電信函[xxxx]xxxx號(hào)”，其中“濰坊電信函”為發(fā)文代字。
5.上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的部門、姓名和電話。
6.公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文文種。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件可加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件，公文標(biāo)題應(yīng)避免重復(fù)用語和相同文種。主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。兩個(gè)以上的主送單位，可區(qū)別情況，按國(guó)家行政區(qū)劃、行政機(jī)關(guān)的`排序排列，或按先大后小、先外后內(nèi)的原則排列。正文每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“⑴”。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 公文如有附件，應(yīng)在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱。附件通常與正件一起裝訂，位置自成文日期及附注之后另一頁開始，在主題詞前結(jié)束。如附件與正件分別裝訂，應(yīng)在附件左上角標(biāo)注“xx文件附件”字樣。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件時(shí)，被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件即是正件，不能稱附件。通用公文均應(yīng)當(dāng)加蓋印章。印章上不壓正文、下壓成文日期。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。
公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加圓括號(hào)標(biāo)注。主題詞應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文的內(nèi)容標(biāo)注，標(biāo)引順序?yàn)轭悇e詞、類屬詞、公文文種，最多不超過5個(gè)。抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，排列順序與主送單位的排列順序相同。如需抄送公司內(nèi)部時(shí)，表述為：公司內(nèi)部：各部門”。擬文部門名稱使用規(guī)范簡(jiǎn)稱。印發(fā)日期為打印完成的日期。文字從左至右橫寫、橫排。
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