寫好會(huì)議通知需避免問題
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需避免問題
對(duì)象不清。比如主送單位為“有關(guān)部門、相關(guān)部門”等字眼，同時(shí)在下文并未詳細(xì)列出，就會(huì)讓人一頭霧水，會(huì)議有沒有我的事兒?我該不該參加呢?
目的不明。通知開頭站位過高，很多同志起草通知時(shí)從文件里隨意摘抄一段，不假思索就放到這里，忽略了要求與會(huì)議的銜接問題，導(dǎo)致目的與內(nèi)容脫節(jié)，顯得不倫不類，文不對(duì)題。
人員混亂。我們很多同志在起草時(shí)不注意這些細(xì)節(jié)，如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與普通職工混排、部門順序錯(cuò)誤、名字出現(xiàn)錯(cuò)別字等屢見不鮮。有人說，領(lǐng)導(dǎo)與員工混排不正說明親民嗎?其實(shí)不然，因?yàn)楝F(xiàn)在會(huì)議較多，很多部門在查看通知時(shí)一掃而過，如果沒有看清是否有領(lǐng)導(dǎo)參加，就提不起足夠重視。
要求不明。首先是會(huì)議的議程、時(shí)長不介紹，導(dǎo)致參會(huì)人員工作時(shí)間不好安排。其次是不留聯(lián)系方式，聯(lián)系方式很關(guān)鍵，因?yàn)殡y免有說不到位的地方，留下聯(lián)系方式可以便于參會(huì)人員咨詢。
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核心部分——必要條件
時(shí)間和地點(diǎn)：這部分是干貨，沒有水分。需要注意的是，時(shí)間和地點(diǎn)什么時(shí)候需要分開說。我的常用做法是，如果時(shí)間和地點(diǎn)中有一項(xiàng)超過一個(gè)內(nèi)容，如“時(shí)間，2016年×月×日;地點(diǎn)，主會(huì)場(chǎng)：第一會(huì)議室，分會(huì)場(chǎng)：第二會(huì)議室,”那分開來寫。如果時(shí)間地點(diǎn)分別只有一個(gè)，那合并寫較為簡(jiǎn)練。
參會(huì)人員：分兩種情況，有領(lǐng)導(dǎo)參加和無領(lǐng)導(dǎo)參加。有領(lǐng)導(dǎo)參加，建議將領(lǐng)導(dǎo)單獨(dú)成行，以示尊重。這里需要注意部門順序，無論是部門名稱或是部門負(fù)責(zé)人姓名，都需按照企業(yè)部門排序來分布。如“辦公室、人資部、發(fā)展部部門負(fù)責(zé)人”或者依次將姓名逐一列出。在羅列姓名時(shí)，需要仔細(xì)核對(duì)，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字或同音字錯(cuò)誤。
會(huì)議議程：該部分須按照“1、2、3、4”，將會(huì)議流程逐一羅列。需要注意的是，由于議程會(huì)根據(jù)情況發(fā)生變化，在發(fā)布通知是要注意時(shí)效性，避免出現(xiàn)通知與實(shí)際內(nèi)容不符的情況。同時(shí)在該環(huán)節(jié)要注明會(huì)議預(yù)計(jì)時(shí)長，以便參會(huì)人員合理安排時(shí)間，提高會(huì)議效率。
輔助部分——充分條件
主送單位：涉及所有單位的，可以說“×××各部門”“×××各單位”。涉及某一個(gè)既定群體的，可以說“×××監(jiān)管委員會(huì)”“××××迎審組”;只涉及某幾個(gè)部門，可以逐一列出，需要注意的是，不能過多，一般以一行以內(nèi)為宜;如果涉及部門比全體部門少，又不宜列出，那可以為“相關(guān)部門”，但在參會(huì)人員中必須詳細(xì)說明所涉及的人員。
會(huì)議目的：這部分是闡述為什么要召開會(huì)議，語言要求準(zhǔn)確、精煉。常用形式為“為了×××××”，“按照×××××”，說完這些，以“經(jīng)研究”三個(gè)字作為轉(zhuǎn)折，接“決定召開×××××?xí)h，具體事宜通知如下”。需要注意的是“為了”“按照”等詞都屬于套話內(nèi)容，不宜太多，因?yàn)橄旅娼榻B的才是最為主要的內(nèi)容，不能喧賓奪主。
會(huì)議要求：該環(huán)節(jié)明確會(huì)議召開的`要求等。如需要有關(guān)部門配合，如調(diào)試會(huì)議設(shè)備等，須提前與有關(guān)部門溝通確認(rèn)，并在辦公系統(tǒng)中提出申請(qǐng)。同時(shí)要注明聯(lián)系人、電話等，對(duì)于需要報(bào)送材料的情況，要明確報(bào)送方式。
核心部分與輔助部分相互作用，缺一不可。通知起草規(guī)范、精煉，不僅能夠起到告知目的，更能夠展現(xiàn)出部門嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和辦公態(tài)度。
會(huì)議通知范文
關(guān)于召開全省軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部安置工作會(huì)議的通知
各市市委、市政府，省委各部委，省各委辦廳局，省各直屬單位，部屬各有關(guān)單位:
為貫徹中發(fā)〔xxx2〕3號(hào)和國轉(zhuǎn)聯(lián)〔xxx2〕3號(hào)文件，傳達(dá)全國軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部安置工作會(huì)議精神，部署xxx2年我省軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部安置工作，省委、省級(jí)政府決定，于6月18日在xx召開全省軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部安置工作會(huì)議�，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下:
一、出席會(huì)議人員
各市分管軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部安置工作的副書記或副市長1名，市委組織部、人事局、勞動(dòng)局負(fù)責(zé)同志和市委組織部綜合干部科(處)長、軍轉(zhuǎn)辦主任各1名。
省委各部委，省各委辦廳局，省各直屬單位及部屬各有關(guān)單位負(fù)責(zé)同志和人事(干部)處長各1名。
軍隊(duì)出席會(huì)議人員的通知由省軍轉(zhuǎn)辦另發(fā)。
二、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)
會(huì)議定于6月18日在xx雙門樓賓館(xx市虎踞北路185號(hào))召開，會(huì)期1天。各市出席會(huì)議人員于6月17日下午到雙門樓賓館報(bào)到;省級(jí)機(jī)關(guān)各部門、單位和部屬各有關(guān)單位出席會(huì)議人員6月18日上午8:15直接到雙門樓賓館開會(huì)。各市限帶車2輛。
三、其他事項(xiàng)
各市、省級(jí)機(jī)關(guān)各部門、單位和部屬各有關(guān)單位請(qǐng)于6月17日上午11時(shí)前將出席會(huì)議人員名單報(bào)省軍轉(zhuǎn)辦。 中共江蘇省委辦公廳
江蘇省級(jí)政府辦公廳
二○xx年六月十五日
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