秘書如何整理會議紀要

秘書如何整理會議紀要

　　秘書開會的時候要做好會議紀要，那么秘書如何整理會議紀要呢？快來看看吧。

　　一、做好事前準備。

　　通常情況下，舉辦或召開一次會議，都涉及到會議的組織籌備事宜，包括會議主題的確定、議題的收集、議程的安排及相關背景材料的準備等等。有時候這些工作負責會議記錄或整理紀要者自身會全程或部分參與，有時候則有專門人員分工。

　　但無論是何種情況，主筆者都要盡可能地在事前多了解掌握相關情況，根據(jù)會議確定的議題，備齊有關背景資料，掌握會議將要研究的主要問題，以便記錄整理時心中有數(shù)、查找方便。

　　二、忠于會議原意。

　　記錄是紀要之基，是起草紀要的藍本和依據(jù)，因此完整、準確、清晰是其基本要求。不管是會議記錄還是會議紀要，首先都必須忠實地記下會議的整個原貌，包括時間、地點、參加對象、會議議題和議程、與會者的講話內容要點、會議總結或議定的事項等等;尤其是要認真領會并忠實記錄好主要領導的講話原意，不可隨意偏廢。

　　對于每一個參加會議人員的姓名職務，都要認真落實清楚，原本標記。有時候參加會議的對象較多、內容較廣、議程也較分散，記錄時就要注意分門別類地按所定議題予以記錄清楚。對一些不明事項，則應在會后即行予以核實，以免產生貽誤或遺漏。

　　三、把握會議要點。

　　會議紀要的精髓在于“要”，準確把握會議的要點是整理會議紀要的關鍵。要掌握會議的要點，又關鍵在于能抓住與會人員達成的共識和議定的事項，也就是要特別注意圍繞主題，從與會者的發(fā)言中提煉出會議的觀點、主張和結論。

　　具體要做到“四善于”：一是善于區(qū)分出討論性意見和表態(tài)性、結論性意見的差別;二是善于抓住主管領導、重點部門或某些權威人士發(fā)言的實質;三是善于領會把握和會議主持人的總結性發(fā)言;四是善于統(tǒng)合大多數(shù)與會者形成共識的意見�？梢哉f，把握了以上四點，就等于把握了會議紀要的基本框架。

　　四、確定紀要形式。

　　整理會議紀要絕不是把會議記錄簡單地再抄一遍，而是對會議記錄進行綜合歸納的再加工、細化和提煉的過程，必須集中精力，趁熱打鐵，精雕細刻;既不能把會議涉及的全部情況都事無巨細地全寫上，又不能斷章取義或以偏概全，只寫某個人的意見，而必須圍繞會議宗旨及主要成果來整理、加工、概括。根據(jù)會議紀要的特點，其正文的寫法通常有四種，即綜述式、分類式、條款式和摘編式。

　　具體視會議內容而定。如果會議只有一項議題，可采用綜述式，即把會議研究討論的主要問題、與會人員的統(tǒng)一認識和看法、會議決定的事項等綜合在一起，用概述式的方法進行闡述和說明。如果會議規(guī)模較大或議題在兩個以上，通常用分類式或條款式。分類式即把會議的主要內容依其內在聯(lián)系歸納成幾個方面，然后逐層逐段地將會議涉及的問題分別予以闡述明白，可以分條撰寫或加用小標題。

　　如果涉及的事項比較多且相對具體，則小標題下還可以把決定的事項分列成若干條，并逐條說明。涉及重大或重要的會議如座談會、學術研討會等，也會使用摘編式，即將與會者在會上的重要性發(fā)言，以摘編摘錄的形式在會議紀要上體現(xiàn)出來。

　　五、加工處理文字。

　　一般可采取以下文字加工處理辦法。一是理順。理順，包括兩個方面的工作，一個是根據(jù)講話內容劃分不同的部分，讓老秘網(wǎng)讀者看后能夠明確會議紀要的主旨和內容。一般而言，參加會議者的講話基本是一種“即席性”的，有的可能有個講幾部分的書面提綱，有的雖沒有提綱，但事先也會有個“大概講幾塊”的考慮。

　　像這兩種情況，整理時分幾個部分都比較明確。有的則事先沒有提綱，也沒有“講幾塊”的考慮，而是全賴即席發(fā)揮，邊想邊講。像這類“即興發(fā)揮”、內容較散亂和冗長的，就應予以統(tǒng)攬全篇、劃分內容、合理取舍。再一個工作，就是無論哪一種“即席發(fā)揮”，整理時都要將前后交叉、“枝節(jié)”重復的內容進行分類合并，讓其各歸其主(即劃歸到各小標題下)、各表其意，使紀要提綱契領、簡明扼要。

　　二是修改。口頭語言與書面語言的最大差別在于前者表達靈活隨意而直白，后者必須嚴謹規(guī)范、縝密準確、邏輯分明。因此整理時必須在對記錄稿的大幅度“修改”上下功夫。

　　比如，對“估價”、“探討”之類的話，就要注意“過”;對一般性、常規(guī)性的話，就要注意“漏”;對討論性、建議永生的話，就要注意“撿”;對總結類、歸納類的話，則要注意“敲”，使其更為嚴謹。在語言的修改方面，應盡量去除“口語”，代之以規(guī)范性的書面語言;在內容的取舍上，要注意用分析、剝離的方法，去掉“虛”的部分，保留“實”的部分，增強可操作性;在秩序安排上，則要注意“要次分明，以主為先”，也就是重要的內容一定要安排在前面，以示突出重點。

　　三是補刪。會議紀要的補刪工作既很重要，也很經(jīng)常，同時必須堅持原則。從“補”這方面來講，一是補缺，二是延伸。補缺，就是對應講未講、有必要補充的問題，整理時要予以補上去，也可以說是一種“補充回憶”;延伸，就是對講得不夠透徹、容易使人產生誤解的問題，整理時要順著講話者的原意作適當補充和深化，使之更為合理、充實和完善。

　　從“刪”的方面來講，除了注意刪除前后重復的內容和與議定主題關系不大的內容外，更重要的是要注意刪除那些政治敏感性比較高、不宜大范圍知曉的內容，也可以說是刪去那些多余的話和不可操作性的內容。

　　六、用好規(guī)范語言。

　　會議紀要十分講究表述層次，先寫什么，后寫什么要非常明確，語言要十分規(guī)范，要少用修飾詞，不講含糊不清、模棱兩可的話。要站在會議的高度，綜合全局的意見，而不能突出個人的意志。

　　通常這種層次是用一些約定俗成的專用語言來表達的，如常用的規(guī)范語言有“會議聽取了”“會議認為”“會議指出”“會議要求”“會議強調”“會議議定”“會議原則同意”等。此外，由于會議紀要屬于法定公文范疇，所以整理成文后還涉及到會審、簽發(fā)、分送等等問題。它與其它法定公文的顯著區(qū)別在于一是文末不落款，二是不署日期，三是不繕印。

　　同時使用統(tǒng)一規(guī)定的版式，不能以“紅頭文件”代替。這些，都是需要在實際工作中加以注意的。

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