會議記錄的及寫法特點

會議記錄的及寫法特點

　　工程項目開工前，監(jiān)理人員應參加由建設(shè)單位主持召開的第一次工地會議。監(jiān)理人員可以協(xié)助建設(shè)單位主持。

　　第一次工地會議包括以下內(nèi)容：

　　1、建設(shè)單位、承包單位和監(jiān)理單位分別介紹各自駐現(xiàn)場的組織機構(gòu)、人員極其分工;

　　2、建設(shè)單位根據(jù)委托監(jiān)理合同宣布對總監(jiān)理工程師的授權(quán);

　　3、建設(shè)單位介紹工程開工準備情況;

　　4、承包單位介紹施工準備情況;

　　5、建設(shè)單位和總監(jiān)理工程師對施工準備情況提出意見和要求;

　　6、總監(jiān)理工程師介紹監(jiān)理規(guī)劃的主要內(nèi)容，向承包單位進行監(jiān)理工作交底;

　　7、研究確定各方在施工過程中參加工地例會的主要人員，召開工地例會的周期、地點及主要議題。

　　第一次工地會議紀要由項目監(jiān)理機構(gòu)負責起草，并經(jīng)與會各方

　　代表會簽，項目總監(jiān)理工程師簽發(fā)。

　　一、會議記錄的含義、作用和特點

　　(一)會議記錄的含義

　　會議記錄是由會議組織者指定專人，如實、準確地記錄會議的組織情況和會議內(nèi)容的一種機關(guān)應用性文書。會議記錄一般用于比較重要的會議或正式的會議，它要求真實、全面地反映會議的本來面貌。

　　(二)會議記錄的作用

　　會議記錄的特點體現(xiàn)在三個方面：

　　1.依據(jù)作用

　　會議記錄忠實地記錄了會議的全貌。會議精神、會議形成的決定和決議、會議對重大問題作出的安排，如果在會議后期需要形成文件，要以會議記錄為依據(jù);如果不形成文件，與會者在會后傳達貫徹會議精神和決定是否準確，也要以會議記錄為依據(jù)進行檢驗。

　　2.素材作用

　　會議進行過程中連續(xù)編發(fā)的會議簡報，以及會議后期制作的會議紀要，都要以會議記錄為重要素材。會議簡報和會議紀要可以對會議記錄進行一定的綜合、提要，但不得對會議記錄所確認的內(nèi)容進行歪曲和纂改�？梢哉f，會議記錄是形成會議簡報和會議紀要的基礎(chǔ)。

　　3.備忘作用

　　會議記錄可以作用會議情況和會議內(nèi)容的原始憑證。時過境遷，有關(guān)會議的內(nèi)容和情況可能無法在記憶中復現(xiàn)了，甚至當時作出的重要決定可能也記不清了，這時就不妨查查會議記錄。會議記錄還可以成為一個部門和單位的歷史資料，若干年后，通過大量會議記錄可以了解這個單位的歷史進程和發(fā)展狀況。

　　(三)會議記錄的特點

　　1.真實性

　　會議記錄的執(zhí)筆者與其他文章的寫作者有一個重要的區(qū)別，那就是他只有記錄權(quán)沒有改造權(quán)。會議是個什么樣就記成什么樣，與會者發(fā)言時說了些什么就記下什么，記錄者不能進行加工、提煉，不能增添、刪減，不能移花接木，不能張冠李戴。

　　2.原始形態(tài)性

　　會議記錄是會議情況和內(nèi)容的原始化的記錄。所謂原始，就是未經(jīng)整理，未經(jīng)綜合。在這一點上，它跟會議簡報、會議紀要有著很大不同。會議簡報和會議紀要也是真實的，但不是原始的。雖然在內(nèi)容上可能沒有太大差別，但在存在形態(tài)上，會議記錄跟會議簡報和會議紀要的差異甚大。

　　3.完整性

　　會議記錄對會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況，對領(lǐng)導講話、與會者的發(fā)言、討論和爭議、形成的決議和決定等內(nèi)容，都要記錄下來，一般沒有太多的選擇性。

　　二、會議記錄的寫法

　　(一)標題

　　標題由會議名稱加文體名稱組成，就是《××××會議記錄》。如果使用的是專用的會議記錄本，連記錄二字也可省略，只寫會議名稱即可。

　　(二)會議組織概況

　　1.會議時間

　　要寫明年、月、日，上午、下午或晚上，×時×分至×時×分。

　　2.開會地點

　　如：××會議室、××禮堂、××現(xiàn)場等。

　　3.主持人的職務，姓名

　　如：校黨委書記×××、公司總經(jīng)理×××。

　　4.出席人

　　根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和重要程度的不同，出席人一項的詳略也會有所不同。

　　有時可以只顯示身份和人數(shù)，如各院系黨總支書記和直屬黨支部書記31人、各部門經(jīng)理、全體與會代表等。

　　如果出席人身份復雜，如既有上級領(lǐng)導，又有本單位各部門的主要領(lǐng)導，還有各種有關(guān)人員，最好將主要人員的職務、姓名一一列出，其他有關(guān)人員則分類列出。

　　5.列席人

　　包括列席人的身份、姓名，可參照出席人的記錄方法。

　　6.缺席人

　　如有重要人物缺席，應作出記錄。

　　7.記錄人

　　包括記錄人的姓名和部門。如：××(××辦公室秘書)。

　　(三)會議內(nèi)容

　　這部分隨著會議的進展一步步完成，沒有具體的固定模式。一般包含有以下方面：

　　會議的議題、宗旨、目的;

　　會議議程;

　　會議報告和講話;

　　會議討論和發(fā)言;

　　會議的表決情況;

　　會議決定和決議;

　　會議的遺留問題。

　　這些是一般會議都有的項目，但側(cè)重點會有所不同，先后次序會有所不同。

　　(四)結(jié)尾

　　可將主持人宣布的散會一項記入，也可以將散會一項略去不記。

　　最后，由主持人和記錄人對記錄進行認真校核后，分別簽上姓名，以示對此負責。

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