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標(biāo)準(zhǔn)會議方案
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標(biāo)準(zhǔn)會議方案
會議方案是在會議召開之前對構(gòu)成會議的各個(gè)要素作出系統(tǒng)周密的書面安排的會議文書，屬計(jì)劃類公務(wù)文書。會議方案一般是為大中型或重要的會議所做的預(yù)設(shè)方案。一般單位內(nèi)部召開的小規(guī)模的例行會議可以通過簡易會議計(jì)劃或會議通知來預(yù)先安排好會議事務(wù)。制定好會議方案，在會議召開前對會議的目的、規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)設(shè)施、內(nèi)容、議程、日程、組織形式、會議文件、經(jīng)費(fèi)、后勤服務(wù)等要素做出周密安排，能促進(jìn)會議順利進(jìn)行，取得完滿的預(yù)期效果。有些會議還需要向上級機(jī)關(guān)請示核準(zhǔn)，會議方案可作為上級審核批準(zhǔn)的重要依據(jù)。有些會議方案也可發(fā)揮通知的作用，向聯(lián)辦或與會單位通報(bào)籌備情況，以便做好必要的準(zhǔn)備。
會議方案的內(nèi)容
會議籌備方案內(nèi)容包括：
1.確定會議名稱。
2.確定議題。
3.指導(dǎo)思想。
4.任務(wù)要求。
5.確定與會人員。
6.確定時(shí)間地點(diǎn)。
7.會議期限。
8.日程安排。
9.會議領(lǐng)導(dǎo)。
10.確定會議通知內(nèi)容。
11.會議通知跟進(jìn)落實(shí)程序與要求。
12.會場布置要求。
13.會議文件資料種類、內(nèi)容、要求。
14.會議設(shè)備和用品種類、要求.
15.會議后勤安排。
16.會議記錄安排。
17.會場服務(wù)安排。
18.會議預(yù)算安排。
19.議定事項(xiàng)催辦及反饋的程序、要求、責(zé)任人。
20.其他注意事項(xiàng)。
會議方案的特點(diǎn)
會議方案具有以下特點(diǎn)：
1.針對性。會議方案是針對大型會議所做的規(guī)劃安排，因此具有針對性。
2.指導(dǎo)性。會議方案對會議整個(gè)進(jìn)行過程具有指導(dǎo)作用。
3.多樣性。由于會議種類多樣，相應(yīng)的會議方案也具有多樣性的特點(diǎn)。
會議方案的種類
按會議性質(zhì)分，可分為以下三種：
(1)代表會議方案。代表會議一般參加人數(shù)較多，召開時(shí)間較長，會議程序嚴(yán)格，而且不同級別的代表會，有不同要求，其方案也比較復(fù)雜。
(2)工作會議方案。工作會議，雖然不像代表會議在程序和規(guī)格上要求那樣嚴(yán)格，但在材料的準(zhǔn)備工作上有自己突出的特點(diǎn)。
(3)表彰獎(jiǎng)勵(lì)性會議方案。表彰獎(jiǎng)勵(lì)性會議除會議本身之外，因涉及獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品之類，在財(cái)務(wù)和物資方面需要做好準(zhǔn)備，其會議方案比較復(fù)雜。
會議方案的格式
會議方案通常由標(biāo)題、開頭、主體、結(jié)尾、落款等五個(gè)部分組成。
1.標(biāo)題。會議方案標(biāo)題的規(guī)范寫法由召開單位或范圍、會議名稱、文種名稱(方案)“三要素”構(gòu)成，有時(shí)可以省略會議召開單位。常用的文種名稱有：方案、籌備方案、籌備接待方案、計(jì)劃、策劃方案等。
2.開頭。在開頭之前，有的要寫明方案的送達(dá)機(jī)關(guān)。屬于要送上級機(jī)關(guān)批示的，就寫送達(dá)上級機(jī)關(guān)名稱，屬于要下級知曉的、發(fā)給與會機(jī)關(guān)或個(gè)人的，則寫下級機(jī)關(guān)名稱。開頭部分一般寫明召開會議的原由、根據(jù)、單位、會議名稱、會議時(shí)間、地點(diǎn)、會期等，對會議的基本要素進(jìn)行說明，引出下文。大致相當(dāng)于一般專題方案中“指導(dǎo)方針”、“總體設(shè)想”部分。
3.主體。主體部分一般要寫明會議的宗旨、主題(內(nèi)容、議題)、規(guī)模(與會人員)、議程、日程、會議形式、會務(wù)機(jī)構(gòu)的組織和分工、會議文書、會議經(jīng)費(fèi)、保障措施、籌備情況等事項(xiàng)，相當(dāng)于一般計(jì)劃中的“目標(biāo)要求”、“措施方法”、“實(shí)施步驟”。一般分條列項(xiàng)寫出。
4.結(jié)尾。結(jié)尾語部分的寫作，要根據(jù)會議方案的性質(zhì)而定，屬下級機(jī)關(guān)請示上級機(jī)關(guān)的.可寫上類似請示報(bào)告結(jié)尾的用語。如“以上方案，當(dāng)否，請批示”。
5.落款。一般寫明方案的制發(fā)文機(jī)關(guān)、簽署日期，并加蓋公章。
會議方案的寫作要求
1.科學(xué)安排，考慮全面。會議方案是進(jìn)行會議的依據(jù)，會前要把舉行會議的有關(guān)規(guī)定、各種程序、各方面可能遇到的情況都要考慮到、估計(jì)到，總攬全局、全面統(tǒng)籌。
2.明確要求，安排細(xì)致。大中型會議涉及人員多，頭緒繁，內(nèi)容雜，在設(shè)計(jì)會議籌備方案時(shí)應(yīng)周密考慮，妥善安排有關(guān)事項(xiàng)。如對材料撰擬、分發(fā)、會標(biāo)制掛、座位排列制作、安全保衛(wèi)、醫(yī)療服務(wù)等都作明確的安排。對會議銜接時(shí)間計(jì)算準(zhǔn)確，周密計(jì)劃，精心安排。
3.留有余地.靈活機(jī)動。既要把任務(wù)、時(shí)間盡可能計(jì)算準(zhǔn)確，同時(shí)，又要為相關(guān)活動留有彈性空間，防止安排太緊、太滿而造成被動。
4.層次分明.合理安排條款順序。寫作時(shí)合理安排各條款間的邏輯順序，既要條款分明，又要順序合理。
會議方案范例
▲一般會議方案
【內(nèi)容要件】會議名稱、會議目的、會議議題、會議組織方式、會議規(guī)模、會議召開時(shí)間地點(diǎn)、會議報(bào)到時(shí)間地點(diǎn)、會議日程安排、會議組織領(lǐng)導(dǎo)、會議出席人員及準(zhǔn)備要求、會議組織者的聯(lián)系方式、會議說明事項(xiàng)等。
▲大型會議方案
【內(nèi)容要件】會議名稱、會議目的、會議議題、會議組織方式、會議規(guī)模、會議召開時(shí)間地點(diǎn)、會議報(bào)到時(shí)間地點(diǎn)、會議日程安排、會議組織領(lǐng)導(dǎo)、會議出席人員及準(zhǔn)備要求、會議組織者的聯(lián)系方式、會議說明事項(xiàng)等。
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