如何寫好會議籌備方案
如何寫好會議籌備方案?下面就由CN人才網(wǎng)小編給大家介紹吧，希望對大家有幫助。
一、認(rèn)真領(lǐng)會會議籌備方案的基本特點
1.預(yù)演性。會議籌備方案是會議過程的預(yù)演，為了確保會議順利舉行，需要會議工作人員通過設(shè)想和策劃，將會議計劃全過程可能發(fā)生的事項預(yù)先安排出來，形成相對嚴(yán)謹(jǐn)周密、可資指導(dǎo)實施的文字方案，以便統(tǒng)籌布置會議各項事宜。
2.周全性。會務(wù)工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工作，一個會議特別是大中型會議往往涉及的點多面廣，籌備組織工作稍有疏忽就會出現(xiàn)不可控因素而發(fā)生難于彌補的錯誤，造成不良影響，因此，在制定會議籌備方案時，要充分考慮方方面面的內(nèi)容，只有細(xì)節(jié)考慮具體、安排到位，在做會務(wù)準(zhǔn)備工作時才能有條不紊、主動從容�？梢哉f，擬定一份考慮周全、細(xì)致縝密的會議籌備方案，是做好一切會務(wù)工作的前提和基礎(chǔ)。
3.可操作性。制定會議籌備方案其目的是通過明確會議所需的人、財、物以及時間、地點等要素，細(xì)化具體事項及責(zé)任人、完成時間等，用以指導(dǎo)做好會議籌備工作，方案應(yīng)當(dāng)是具體詳實的、操作性強的，否則就失去了方案的作用和意義。
二、全面掌握會議籌備方案的格式要素
會議籌備方案一般由標(biāo)題、正文、尾部組成。
1.標(biāo)題
標(biāo)題一般由會議主辦單位名稱、事由和文種構(gòu)成，如例文標(biāo)題《××集團公司2015年工作會議籌備方案》，再如《××學(xué)院三屆一次職工代表大會籌備方案》;也有的標(biāo)題省去單位名稱，由事由和文種構(gòu)成，如《××會議籌備方案》。
2.正文
正文部分是方案的核心。一般因會議性質(zhì)、規(guī)模等的不同，會議籌備方案的.內(nèi)容也有所區(qū)別和側(cè)重，但主體要素不能缺少。至少要包括但不限于寫明會議目的、任務(wù)、主題、時間、地點、參會人員范圍、日程、議程、會議設(shè)備、文件資料、會務(wù)分工、會議經(jīng)費等，一般分條列項寫出。如例文中，方案對會議主題、時間、地點、規(guī)模、主持人、日程、會場布置、會議材料準(zhǔn)備、餐飲住宿及接送站安排、會議通知、會務(wù)工作分工及進(jìn)度、會議經(jīng)費預(yù)算等作了詳細(xì)計劃，對單位領(lǐng)導(dǎo)、會議籌備人員和參會人員都具有較強的指導(dǎo)作用。有的大型會議還可以建立專門的會議籌備領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)及工作機構(gòu)，制定會議安全保衛(wèi)工作及應(yīng)急處置措施、媒體接待計劃和宣傳報道方案等。
3.尾部
落款處一般署上擬定會議籌備方案的單位名稱和簽署日期，必要時應(yīng)加蓋單位公章。
三、充分考慮會議籌備方案的注意事項
有些人往往對會議籌備方案不置可否，認(rèn)為是可有可無、無關(guān)緊要的文件。事實上，編制會議籌備方案是一項系統(tǒng)性很強的工作，需要注意的事項很多。一份考慮細(xì)致全面的會議籌備方案，是整個會議的綱領(lǐng)性文件，其作用是不容小覷的，往往能確保會議的周密組織，確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位，確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行，從某種程度上決定了會議的成效和質(zhì)量。實際工作當(dāng)中，有些會議還需向上級機關(guān)請示核準(zhǔn)，會議籌備方案可作為上級審核批準(zhǔn)的重要依據(jù);有些會議需向聯(lián)辦或與會單位通報籌備情況，以便做好必要的準(zhǔn)備，此時會議籌備方案又可起到周知信息的作用。從這個角度來看，就不難理解編制會議籌備方案的重要性了。
因此，秘書人員在制定會議籌備方案前，要明確領(lǐng)導(dǎo)意圖，弄清籌備方案的目的、意義和要求，以便有的放矢地擬定方案。方案制定過程中，要反復(fù)多次與領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)方面商定和征求意見;對經(jīng)費的把關(guān)要精打細(xì)算，不可太松也不可太緊，既不能過于鋪張浪費，也不能影響會議效果。方案擬定后，要報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核和批準(zhǔn)，并及時召開會務(wù)工作會議，明確分工和時間節(jié)點，必要時可以進(jìn)行會議模擬演練，以便發(fā)現(xiàn)問題，查漏補缺，進(jìn)一步優(yōu)化籌備方案。
特別是臨近會議召開前，要組織對會議籌備工作情況進(jìn)行現(xiàn)場檢查驗收，預(yù)先制定現(xiàn)場檢查路線，確定現(xiàn)場檢查重點，制作檢查表單，以便現(xiàn)場檢查時逐一查驗核對，對未達(dá)到檢查要求的項目及時提出整改和修訂意見等。檢查驗收的主要內(nèi)容包括：會議準(zhǔn)備是否充分，會議環(huán)境條件是否具備，會議文件材料、用品準(zhǔn)備、會議設(shè)備調(diào)試、會場布置等是否到位，以及會議應(yīng)急預(yù)案、會議安全保衛(wèi)工作是否就緒，會議期間能否排除各種干擾等。
總之，對會議籌備情況進(jìn)行檢查的過程，同時也是對會議籌備方案的齊備性、嚴(yán)謹(jǐn)性等再認(rèn)識、再完善的過程，對會議籌備工作者改善工作方法、提高方案質(zhì)量具有重要的實踐意義。
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