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      2. 公函的分類

        時(shí)間:2024-10-21 22:03:54 公函 我要投稿
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        公函的分類范文

          在公文的應(yīng)用中,函的用途是比較廣泛的。公函主要由公函名稱、字號(hào)、事由、正文以及發(fā)函單位等幾個(gè)部分組成。想必很多人都想要了解,公函的格式是怎樣的?公函的種類是怎樣的?公函的作用是什么?下面由小編為您介紹一下。

        公函的分類范文

          公函的分類1

          函可以從不同角度分類:

          (一)按性質(zhì)分,可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來;便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文,沒有公文格式要求,甚至可以不要標(biāo)題,不用發(fā)文字號(hào),只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時(shí)間并加蓋公章即可。

          (二)按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動(dòng)提出了公事事項(xiàng)所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對(duì)方所發(fā)出的函。

          (三)另外,從內(nèi)容和用途上,還可以分為商洽事宜函,通知事宜函,催辦事宜函,邀請(qǐng)函、請(qǐng)示答復(fù)事宜函,轉(zhuǎn)辦函,催辦函,報(bào)送材料函等等。

          函的格式

          由于函的類別較多,從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機(jī)動(dòng)性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。

          公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下:

          (一)首部。主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

          1、標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

          2、主送機(jī)關(guān)。即受文并辦理來函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位,于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱,其后用冒號(hào)。

          (二)正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。

          1、開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容,然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下:”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下:”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分,一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào),然后再交代根據(jù),以說明發(fā)文的緣由。

          2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分,主要說明致函事項(xiàng)。函的`事項(xiàng)部分內(nèi)容單一,一函一事,行文要直陳其事。無論是商洽工作,詢問和答復(fù)問題,還是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等,都要用簡(jiǎn)潔得體的語言把需要告訴對(duì)方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函,還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。

          (三)結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿M;蛘?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問題,或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函,或請(qǐng)對(duì)方提出意見或請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)等。

          (四)結(jié)語。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng),選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語。如“特此函詢(商)”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語,如屬便函,可以像普通信件一樣,使用“此致”、“敬禮”。

          (五)結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

          署名機(jī)關(guān)單位名稱,寫明成文時(shí)間年、月、日;并加蓋公章。

          撰寫函件注意事項(xiàng)

          函的寫作,首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確,用語把握分寸。無論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文,都要注意語氣平和有禮,不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難,也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函,則要注意行文的針對(duì)性,答復(fù)的明確性。

          其次,函也有時(shí)效性的問題,特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。像對(duì)待其他公文一樣,及時(shí)處理函件,以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。

          公函的分類2

          一、貿(mào)易性商務(wù)信函

          指的是進(jìn)行實(shí)質(zhì)性貿(mào)易交往時(shí)所用的書信,包括的內(nèi)容大致有以下幾種:

         。保(qǐng)求開展業(yè)務(wù),同意或拒絕開展業(yè)務(wù);

          2.要求報(bào)價(jià),報(bào)價(jià)或拒絕報(bào)價(jià);

         。常(qǐng)求訂貨,同意、辭退或取消訂貨;

          4.推銷產(chǎn)品;關(guān)于匯款;

         。担嘘P(guān)信用證事宜;

         。叮鞣N修改事項(xiàng);

         。罚l(fā)貨或到貨通知;等等。

          據(jù)其在商務(wù)活動(dòng)中的功用,可分為兩大類:一類是交易磋商函,另一類是爭(zhēng)議索賠函。

         。ㄒ唬┙灰状枭毯。主要用于商貿(mào)活動(dòng)的交易磋商,常見的.交易磋商函有:

          推銷函。主要用于介紹推銷產(chǎn)品和服務(wù)。

          咨詢函。主要用于向?qū)Ψ皆儐栍嘘P(guān)商品的信息和情況:是否有貨、有什么樣的貨(規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等)、什么價(jià)格、怎樣提貨、售后服務(wù)等事宜。

          報(bào)價(jià)函。主要針對(duì)需方價(jià)格等方面的詢問給以回復(fù),為需方提供有關(guān)商品價(jià)格等方面的信息。

          訂購(gòu)函。主要用于訂購(gòu)商品。訂購(gòu)商品前,交易雙方多通過當(dāng)面洽談或電話洽談,達(dá)成購(gòu)買意向,訂購(gòu)函則是白紙黑字,將訂購(gòu)意向變成書面函件。

         。ǘ(zhēng)議索賠函。主要用于貿(mào)易糾紛、合同違約等情形,常見的爭(zhēng)議索賠函有:

          催款函。主要用于催收欠款。

          索賠函。主要用于協(xié)商解決合同違約,商務(wù)糾紛的問題。

          投訴函。主要用于催促對(duì)方改進(jìn)產(chǎn)品或者服務(wù)質(zhì)量。

          二、社交性商務(wù)信函

          指的是與實(shí)質(zhì)性的貿(mào)易往來活動(dòng)沒有直接的關(guān)系,只是與貿(mào)易伙伴或準(zhǔn)貿(mào)易伙伴之間的普通社交往來所用的信件。常用的信函有:祝賀信,感謝信,邀請(qǐng)信,慰問信,同意信,拒絕信,道歉信。

          三、公司內(nèi)部商務(wù)信函

          一般是指條據(jù)類的商務(wù)信函和人事信函。

          (一)條據(jù)類信函。一般包括:請(qǐng)假條、留言條、借條、欠條、收條、領(lǐng)條、便等。

          (二)人事信函。包括求職信、介紹信、證明信、表?yè)P(yáng)信、批評(píng)信、警告信、辭職信等。

          商務(wù)公函,按行文方向分,可分為去函(又稱“來函”)、復(fù)函。去函,即主動(dòng)發(fā)出的函;復(fù)函,即被動(dòng)發(fā)出的函。按內(nèi)容分,函有商洽函、詢問函、答復(fù)函、請(qǐng)示函、知照函、催辦函、邀請(qǐng)函、批準(zhǔn)函等。商務(wù)公函中的請(qǐng)示函、批準(zhǔn)函,一般用于機(jī)關(guān)、企業(yè)單位與主管業(yè)務(wù)部門之間(相互不存在隸屬關(guān)系),請(qǐng)求批準(zhǔn)某一事項(xiàng)時(shí)使用。這類函,不能誤用為報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù),需要注意。

          公函的分類3

          一、公函的格式

          1、標(biāo)題

          跟一般的信函不同,公函的標(biāo)題通常要包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種類別(函)。有時(shí)可省寫發(fā)文機(jī)關(guān),但事由和文種類別不能省略。另外,標(biāo)題的右上方要有編號(hào)。

          2、正文

          正文的開頭頂格寫受文單位,然后另起一段寫發(fā)函的原因、聯(lián)系的事項(xiàng),最后一般要用請(qǐng)研復(fù)、請(qǐng)協(xié)助等字樣提出具體要求,結(jié)束正文。

          3、落款

          法定作者、日期,并加蓋公章。

          公函的寫作要求是:一事一函,語言規(guī)范、明了,語氣合乎內(nèi)容要求。

          二、公函的種類

          函按照不同的標(biāo)準(zhǔn),可以分成不同的種類。按應(yīng)用范圍分,有商洽函、答詢函、請(qǐng)批函、告知函。

          1、商洽函

          這類函在平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互協(xié)商或聯(lián)系工作時(shí)使用。商洽性函較多地用在商調(diào)人員、聯(lián)系工作或處理有關(guān)業(yè)務(wù)性、事務(wù)性事項(xiàng)等時(shí)使用。這類函的正文通常由商洽原由(發(fā)函的原因)和商洽事項(xiàng)兩個(gè)部分組成。商洽事項(xiàng)有時(shí)還特別寫清對(duì)受文的要求與希望。

          2、答詢函

          答詢函包括詢問函和答復(fù)函。用于機(jī)關(guān)或部門之間相互詢問和答復(fù)問題。有些不明確問題向有關(guān)機(jī)關(guān)和部門詢問,用詢問函;對(duì)有關(guān)部門所詢問的問題作出解釋答復(fù),用答復(fù)函。詢問函不包括以商洽工作、請(qǐng)求主管部門批準(zhǔn)為主而附帶有要求回答的函。否則,答詢函與商洽函、請(qǐng)批函就會(huì)混淆起來。另外,下級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問,如涉及的內(nèi)容重大,應(yīng)以“報(bào)告”行文,不宜用“函”。這類函的正文一般了包括詢問原由和詢問內(nèi)容兩部分組成,詢問的'原由可以是原因,也可以是目的。有的便函還可以連詢問的原由不必寫明,只要求對(duì)方機(jī)關(guān)就某方面規(guī)定答復(fù)即可。

          3、請(qǐng)批函

          用于向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)。請(qǐng)批函與請(qǐng)求有所區(qū)別:向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn),用請(qǐng)示;向不相隸屬機(jī)關(guān)(包括同級(jí)機(jī)關(guān))的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn),用請(qǐng)批函。

          4、告知函

          告知函亦稱通報(bào)函,是將某一活動(dòng)或事項(xiàng)告知對(duì)方。這種函,類似于知照性通知,由于沒有隸屬關(guān)系,用“通知”不妥,所以宜用“函”。另外,告知函不要求對(duì)方回復(fù)。例:《××省人民政府辦公廳關(guān)于××省人民政府駐福州辦事處更名的函》

          三、公函的作用

          1、相互商洽工作。如調(diào)動(dòng)干部,聯(lián)系參觀、學(xué)習(xí),聯(lián)系業(yè)務(wù),邀請(qǐng)參觀指導(dǎo)……。

          2、詢問和答復(fù)問題。如天津市民政局向民政部門詢問的“關(guān)于機(jī)關(guān)離休干部病故撫恤問題”的問題以及民政部對(duì)此問題的答復(fù),都是用“函”的形式。

          3、向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)。如《民政部關(guān)于請(qǐng)安排每年生產(chǎn)三百輛火葬運(yùn)尸專用車的函》就是為向國(guó)家計(jì)劃委員會(huì)請(qǐng)求批準(zhǔn)而發(fā)的。

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