答復函格式

答復函格式范文

　　答復函的怎么寫?下面就是小編給大家整理收集的答復函格式范文，供大家閱讀與參考。

　　答復函格式范文

　　概述

　　答復即復函，屬公函的一種。

　　復函是機關、單位為答復來函一方面商洽、詢問或聯(lián)系事宜而使用的一種公文，既可用于上級機關對下級單位的答復之用，也可用于平行機關或不相隸屬機關的答復。復函如屬上級機關對下級機關所要求事項的答復，同時具有某種批復、批示的性質。

　　答復函是對詢價函的回復。答復函也由開頭、正文、結尾三部分組成。

　　1 開頭

　　與普通書信一樣，其頂格書寫稱謂，即詢價者的尊稱。稱謂后面加冒號。

　　2 正文

　　分三步完成：回答詢價函中的問題，有問必答;以熱情的口吻歡迎對方盡快訂貨;可提供一些對方所問范圍之外的信息，既體現(xiàn)了服務的熱情與周到，也可起到一定的促銷作用。

　　3 結尾

　　與普通信函一樣，為落款和日期。落款標明復函者的姓名，日期為復函時間，要年、月、日俱全。

　　××××商貿(mào)公司：

　　感謝你們八月十三日的詢問信。我們很高興對皮鞋、皮包向您們報價。

　　前封函中我們已說清了可以立即從倉庫發(fā)貨的品種。至于其他品種，我們所說的發(fā)貨日期只是大概的估計，但不會超過所說日期一個月。

　　我們報價的所有品種都由高質量皮料制成，設計多樣，色彩豐富，是可以滿足像您們這種高級時髦貿(mào)易的要求。

　　盼望收到您們的訂貨，并寄上商品目錄一份，您們也許會對我們的其他一些產(chǎn)品產(chǎn)生興趣。它們包括皮手套和女用皮包。商品目錄會給您們提供我們貨物的基本情況，但不可能對您們的所有問題一一作答。如蒙再次來信詳細詢問，我們將樂意解答。

　　×××皮革制品營銷部

　　20 ××年×月×日

　　我們知道，答復函(報價函)是針對詢價函而寫的，所以，答復函必須有針對性，不能答非所問。

　　這封報價函，不僅有針對性，且措詞十分得體。

　　因為是答復函，語氣比詢價函要謙恭一些。“很高興"、“樂意”等詞語的運用，既是向對方表示良好的服務態(tài)度，又表達了對對方應有的尊敬。

　　另外，撰寫者在有問必答的同時，也做到了留有余地。比如：“我們所說的發(fā)貨日期只是大概的估計，但不會超過所說日期一個月。”既回答了對方，又沒把話說死;既表明了自己的誠意，又為自己留下了回旋的余地。

　　最后，在回答了對方的問題之后，撰寫者還巧妙地向對方介紹了其他產(chǎn)品，從而增加了信函的容量。

　　范文：

　　XXXX先生：

　　x月二十日有關第645號定單的來信收到。

　　得知錯運貨物，本公司感到抱歉。正確的貨物已安排空運，應于一周內運抵。有關文件將加函寄上。

　　煩請暫存錯運給貴方的貨物。

　　如有任何疑問，歡迎與本公司聯(lián)絡。對于是次錯失，謹再次表示歉意。

　　銷售部主任

　　xxxx年5月20日

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