函件格式

函件格式模板

　　分類　郵件按寄遞區(qū)域可分為國(guó)內(nèi)郵件和國(guó)際郵件兩大類。以下是小編為大家整理的函件格式模板，希望對(duì)大家有所幫助。

　　函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

　　由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機(jī)動(dòng)性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

　　(一)首部。主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

　　1、標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

　　2、主送機(jī)關(guān)。即受文并辦理來(lái)函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，其后用冒號(hào)。

　　(二)正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語(yǔ)等部分組成。

　　1、開頭。主要說(shuō)明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下：”等過(guò)渡語(yǔ)轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來(lái)文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，然后再交代根據(jù)，以說(shuō)明發(fā)文的緣由。

　　2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說(shuō)明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無(wú)論是商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，還是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等，都要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對(duì)方的問(wèn)題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。

　　(三)結(jié)尾。一般用禮貌性語(yǔ)言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ��；蛘?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問(wèn)題，或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函，或請(qǐng)對(duì)方提出意見或請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)等。

　　(四)結(jié)語(yǔ)。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng)，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語(yǔ)。如“特此函詢(商)”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語(yǔ)，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

　　(五)結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

　　署名機(jī)關(guān)單位名稱，寫明成文時(shí)間年、月、日;并加蓋公章。

　　撰寫函件應(yīng)注意的問(wèn)題

　　函的寫作，首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語(yǔ)氣平和有禮，不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。

　　其次，函也有時(shí)效性的問(wèn)題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。像對(duì)待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。

　　公文函的分類

　　公文函可以從不同角度分類：

　　(一)按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來(lái);便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒(méi)有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號(hào)，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時(shí)間并加蓋公章即可。

　　(二)按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動(dòng)提出了公事事項(xiàng)所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對(duì)方所發(fā)出的函。

　　(三)另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請(qǐng)函、請(qǐng)示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報(bào)送材料函等等。

　　拓展：商業(yè)函件格式

　　一、商業(yè)函件的種類

　　商業(yè)函件的種類較多，大致可劃分為如下幾類：

　　從函件的性質(zhì)上分，有公函和便函兩種。公函屬于行政公文。便函即指企業(yè)間一般業(yè)務(wù)信件。這里著重說(shuō)一說(shuō)便函，即商業(yè)業(yè)務(wù)函件。

　　從內(nèi)容上看，有商洽信件、專用信件之分。從用途上說(shuō)，有一般業(yè)務(wù)信件及介紹信、證明信、邀請(qǐng)信、慰問(wèn)信、賀信、表?yè)P(yáng)信、感謝信等。

　　商業(yè)函件寫得好壞，從某種意義上看，反映出企業(yè)的形象，也直接表現(xiàn)寫函人的水平。因此，了解并掌握各種信件的程式與寫法，是很有必要的。

　　二、商洽類函件寫作特點(diǎn)

　　商洽函件是企業(yè)之間商洽工作、聯(lián)系業(yè)務(wù)時(shí)經(jīng)常使用的一種書信。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，為疏通購(gòu)銷渠道，提高競(jìng)爭(zhēng)能力和密切協(xié)作關(guān)系，要經(jīng)常與有關(guān)單位取得聯(lián)系，信函則是傳遞信息的一種主要手段。企業(yè)擴(kuò)大自主權(quán)后成為相對(duì)獨(dú)立、自主經(jīng)營(yíng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，橫向聯(lián)系日趨廣泛，商洽信的使用頻率越來(lái)越高。它對(duì)于增強(qiáng)企業(yè)之間的`相互了解、多方獲取經(jīng)濟(jì)信息、促進(jìn)企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)的發(fā)展，均有重要的意義。

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　　商洽信與行政公文中的“函”，有許多相似的地方，但它又有明顯的特點(diǎn)。

　　1.商洽信一般稱為便函，不屬于國(guó)家行政公文。

　　2.商洽信的書寫格式近似一般書信，可以不加標(biāo)題，不具有行政公文的嚴(yán)格程式。

　　3.商洽信的內(nèi)容業(yè)務(wù)性極強(qiáng)，很少涉及重大社會(huì)問(wèn)題，寫得也較為具體，目的在于解決實(shí)際問(wèn)題。

　　4.商洽信的署名可以是單位并加蓋公章，也可以是個(gè)人代表單位寫信，不加蓋公章。

　�。ǘ�）商洽信的寫法

　　商洽信的程式一般是：稱謂、問(wèn)候、正文、結(jié)尾、署名、日期。

　　1.稱謂。把收信人的稱謂寫在信箋的第一行，頂格橫寫。稱謂之后加冒號(hào)，表示下面有話要說(shuō)。寫給單位的，要寫全稱；寫給個(gè)人的，可用職務(wù)名稱，如：“白經(jīng)理”、“張科長(zhǎng)”等，以示尊敬。

　　2.問(wèn)候。問(wèn)候，是一種禮貌行為。寫在稱謂的下一行，空兩格，是一種特殊分行。

　　提示：隱藏內(nèi)容評(píng)論后可查看！

　　5.署名。在文尾右下方簽署發(fā)信單位或發(fā)信人姓名。如簽署單位，要寫全稱并加蓋公章。

　　6.日期。日期寫在署名下面，年月日要寫全，尤其是解決矛盾的信件，年月日不能漏寫。

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