解讀運用管理軟件實現(xiàn)預算管理解決方案

解讀運用管理軟件實現(xiàn)預算管理解決方案

　　隨著財務軟件在企事業(yè)單位的廣泛運用，很多企事業(yè)單位實現(xiàn)了從憑證處理、記賬、到報表輸出等基本會計業(yè)務的電算化。如何深化計算機在會計中的運用，特別是如何運用管理軟件實現(xiàn)預算管理，是當前財會人員所關(guān)心的問題。以蘇州新蘇綸紡織有限公司為具體案例，分析了企業(yè)預算管理模式的基本思想，并提出了如何將企業(yè)預算管理模式與管理軟件相結(jié)合實現(xiàn)預算管理的解決方案。

　　一、蘇州新蘇綸紡織有限公司預算管理模式分析

　　企業(yè)要實現(xiàn)預算管理，首先根據(jù)企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展水平和管理需求選擇其預算管理模式。蘇州新蘇綸紡織有限公司是一個傳統(tǒng)型的紡織企業(yè)，其市場相對穩(wěn)定，企業(yè)處于穩(wěn)步發(fā)展階段。在這一時期，采用擴大銷售的方法來提高企業(yè)的利潤不是非常有效，因此，提高企業(yè)利潤的重心就放在加強成本費用的管理上。

　　與企業(yè)的發(fā)展階段相適應，在進行預算管理時采用以成本費用為中心的預算管理模式，對企業(yè)的成本費用進行事前、事中和事后管理，下面對新蘇級預算管理模式進行分析。

　　要實現(xiàn)以成本費用為中心的預算管理模式，蘇州新蘇綸紡織有限公司設計了如下預算管理框架，其預算管理流程如圖1所示：

　�。ㄒ唬╊A算的編制

　　蘇州新蘇綸紡織有限公司采用零基預算的方法，每月由各部門對其資金收支情況進行預算，總會計師和總經(jīng)理確認預算合理以后，財務部門將全公司的預算進行匯總，形成企業(yè)的月份資金使用總預算。

　　由于預算是建立在對企業(yè)業(yè)務情況的一定假設基礎上的，而企業(yè)的實際業(yè)務情況不一定內(nèi)含在假設范圍，因此各部門有時需要根據(jù)業(yè)務發(fā)展態(tài)勢調(diào)整本月預算。出現(xiàn)這種情況時，要求追加用款的部門填寫“月度用款追加計劃申請表”，說明申請追加用款的理由及金額，總經(jīng)理審批通過后，方可加入預算范圍內(nèi)。

　�。ǘ�）預算的執(zhí)行和控制

　　該公司對預算的執(zhí)行情況采用雙軌制進行記錄，即對每一筆支出，需要財務人員填制憑證，在總賬子系統(tǒng)中自動登記總賬和明細賬；同時，經(jīng)手人必須填寫“申請領(lǐng)用支票及申請付款工作聯(lián)系單”（此單設有申請人簽字、申請部門負責人簽字、公司主管副總審批、公司總經(jīng)理審批欄），并在“限額費用使用手冊”上進行登記，控制成本費用的發(fā)生。限額費用使用手冊類似于為預算管理所設計的責任會計賬。

　�。ㄈ�）預算的考評

　　月末對限額費用使用手冊進行匯總，得到資金費用使用匯總表，隨后將匯總表和預算進行比較，找出二者的差異，并進一步分析差異形成的原因。

　　新蘇綸對各部門的費用支出在預算的基礎上進行了有效的控制，對整個企業(yè)的成本費用確實起到了非常好的監(jiān)控作用。而且事后的差異分析為各部門的業(yè)績考核提供了依據(jù)，企業(yè)的獎懲制度有了實施的基礎。

　　二、計算機環(huán)境下實現(xiàn)預算管理的解決方案

　　當企業(yè)選擇了一種預算管理模式，并設計了滿足企業(yè)管理需求的預算管理框架后，如何在計算機環(huán)境中應用管理軟件建立預算管理的解決方案呢？下面，我們討論該公司在計算機環(huán)境下應用“用友管理軟件”實現(xiàn)預算管理的解決方案。

　�。ㄒ唬├�用管理軟件的功能構(gòu)建滿足預算管理單軌制流程

　　蘇州新蘇綸紡織有限公司在預算管理的流程中采用雙軌制，即對每一筆支出，需要財務人員填制憑證，在總賬子系統(tǒng)中自動登記總賬和明細賬；同時，經(jīng)手人都必須填寫“申請領(lǐng)用支票及申請付款工作聯(lián)系單”，并在“限額費用使用手冊”上進行登記，通過責任會計賬控制成本費用的發(fā)生。這種方法雖然存在著很多問題，如一筆費用支出后必須進行兩次記錄，增加了財務人員的工作量；所提供的雙重數(shù)據(jù)之間缺少直接聯(lián)系甚至還可能導致兩種核算之間的信息沖突等。但是，在手工方式下這種模式是必不可少的。在計算機環(huán)境下，解決方案不能簡單模仿手工預算管理流程，而是應該結(jié)合管理軟件的功能，充分發(fā)揮計算機數(shù)據(jù)處理的優(yōu)勢，在設計新的解決方案的同時，保證企業(yè)預算管理目標的實現(xiàn)。首先，對于新蘇綸紡織有限公司預算管理的雙軌制流程進行改造，將雙軌制流程改為單軌制流程，如圖2所示：

　　采用單軌制流程，在期初（月初或年初）定義預算，日常發(fā)生的每一筆支出只需通過憑證錄入一次，計算機將按照預算管理的要求，按科目和部門歸集和匯總實際發(fā)生額，并保存在賬務數(shù)據(jù)文件中。當需要預算考評時，計算機自動從賬務數(shù)據(jù)文件中提取實際數(shù)，并與預算數(shù)進行比較，高速、準確生成各種預算管理分析表（如，部門預算分析表、項目預算分析表、科目預算分析表、成本費用預算分析表、利潤預算分析表等）。這樣免去了大量的重復工作，而且其產(chǎn)品成本和責任成本之間的聯(lián)系增強，便于合理考核預算執(zhí)行主體的工作業(yè)績。因此，如果采用單軌制流程進行預算管理，能以更低的預算管理成本獲取更高的預算管理效益。

　�。ǘ�）用預算管理的觀念設置科目

　　為了進行預算控制，需要對各部門差旅費、業(yè)務招待費等各種控制項目用相應的科目和部門進行反映和控制。因此，在管理軟件中需要進行預算管理科目的設置，如“差旅費”設置為“部門核算”，如下表所示：

　　以便在各費用發(fā)生的同時，可以在總賬中按部門錄入其發(fā)生額；在進行數(shù)據(jù)處理時，可以按照部門進行歸類匯總；在將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息輸出時，按部門、按科目將預算和實際發(fā)生額進行對比分析。

　�。ㄈ�）按預算管理觀念編制部門預算

　　在科目設置完后，啟動“財務分析系統(tǒng)”編制預算。先選擇預算類型，預算類型分為粗放預算和精細預算，所謂精細預算是指對某個部門或某個項目中的核算科目制定預算數(shù)；而所謂粗放預算就是將某個部門或某個項目里需要進行預算控制的各科目按照已選定的控制方向，制訂一個部門或項目的總預算數(shù)，而并不對每個科目制訂預算數(shù)。企業(yè)可根據(jù)實際情況確定預算類型。下表選擇“精細預算”類型。確定預算類型以后可以在預算初始錄入各科目的部門預算金額（精細預算）或者各部門的總的預算金額（粗放預算）。編制部門預算數(shù)如下表所示。當各部門需要調(diào)整預算金額時，在“追加”欄中錄入調(diào)整金額即可。

　�。ㄋ模┌搭A算管理觀念處理日常業(yè)務和實時控制

　　財務人員錄入反映各種經(jīng)濟業(yè)務的單據(jù)時，如果涉及到與預算管

　　理科目有關(guān)的業(yè)務，則系統(tǒng)提示需要錄入相應的部門；如果部門的實際發(fā)生額大于預算數(shù)，計算機彈出窗口警告不允許處理。據(jù)此可實現(xiàn)對預算項目的實時控制。

　　（五）預算考評

　　當管理者需要對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動進行動態(tài)考評或綜合考評時，可以直接在“財務分析系統(tǒng)”中選擇“預算管理”，此時，計算機自動從賬務數(shù)據(jù)文件中獲取預算執(zhí)行實際數(shù)據(jù)并與預算數(shù)進行對比，按月、按季或按年輸出各種預算管理分析表。例如，希望得到部門預算分析表，以考核各部門預算的完成情況，評價各部門的工作業(yè)績，此時選擇“預算管理”，其結(jié)果如下：

　　總之，預算管理是一種行之有效的綜合管理方法，但只有在它與管理軟件相結(jié)合時，才能得以更有效地運用和推行，并以更優(yōu)的成本效益比實現(xiàn)對企業(yè)各部門的預算管理和對企業(yè)整個業(yè)務流程的控制。

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