如何制作催款函

如何制作催款函

　　如何制作催款函?那么，下面就隨CN人才網(wǎng)小編一起來看看吧。

　　催款函是用來催促甲方支付工程款的函件，格式如下：

　　首先，應注意函件名稱要一目了然，應能準確反映函件內(nèi)容，如“請盡快支付2007年5月進度款的函”，“請盡快支付工程款的函”;

　　其次，函件內(nèi)容要簡練明確，應寫明應支付時間、應支付的金額和應支付依據(jù)，如“根據(jù)合同約定，貴司應在 年 月 日前支付上月進度款 元，但貴司至今未支付”;

　　再次，函件內(nèi)容要反映相關事實，如只寫催要款項，函件內(nèi)容就比較單薄，建議可視情況寫上催款過程，如“我司已于 月 日、月 日發(fā)函至貴司催促”，如寫因欠款已導致工程停窩工的情況等等;

　　最后，要注意把握函件的語氣，在雙方關系比較良好的情況下，要注意催款函語氣不要過于嚴厲，應真誠、懇切，避免矛盾激化。

　　制作催款函時要注意什么

　　催款方在制作中應注意以下事項：

　　一、催款函應包括以下內(nèi)容：

　　1、欠款方名稱;

　　2、欠款事項;

　　3、欠款時間;

　　4、欠款原因;

　　5、欠款金額;

　　6、發(fā)票編號;

　　7、催款方的銀行賬號;

　　8、最后付款期限。

　　二、催款方的信息要明確方便欠款方還款，包括以下：

　　1、催款方的聯(lián)系人;

　　2、聯(lián)系電話;

　　3、聯(lián)系地址。

　　三、催款的語氣，根據(jù)催款性質(zhì)不同，注意如下：

　　1、通知欠款方并告知付款時間將要到或已經(jīng)到，讓對方企業(yè)準時付款。此時是通知性質(zhì)，催促語氣不宜強烈。

　　2、欠款方未按時付款或已長時間拖延付款，收款方不僅是通知，更有嚴重警告的意思，催促語氣比前者強烈，催款的內(nèi)容、時間更為明確。出于保持催款單位與欠款方的友好合作關系，催款函可以分階段發(fā)出，如第一階段予以提醒，第二階段直接催款，第三階段“最后通牒”。

　　四、尾部寫明催款方的處理意見在催款函尾部可以增加欠款方經(jīng)催款函提醒仍不付款，催款方可根據(jù)相關規(guī)定(如合同約定、銀行規(guī)定)加收罰金，或是通過法律途徑解決付款事宜。綜上，發(fā)送催款函的目的是向欠款方催收款項，在書寫過程中，催收方必須對催款函上的各項內(nèi)容給予明確，尤其是欠款時間、欠款金額、催款方的銀行賬號、最后付款期限等，方便欠款方還款，從而最大限度的保障催款方的合法利益。

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