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物業(yè)檔案管理方案
為了確保工作或事情能有條不紊地開(kāi)展，時(shí)常需要預(yù)先制定一份周密的方案，方案是計(jì)劃中內(nèi)容最為復(fù)雜的一種。那么方案應(yīng)該怎么制定才合適呢？以下是小編整理的物業(yè)檔案管理方案，希望對(duì)大家有所幫助。
物業(yè)檔案管理方案1
檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，科學(xué)的、規(guī)范的檔案管理能有效地為樓宇及公用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。物業(yè)管理的檔案建立與管理必須采用先進(jìn)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過(guò)檔案“集中化、有序化、信息化”科學(xué)管理程序，達(dá)到資源共享、合理利用的目的。我們擬對(duì)園區(qū)內(nèi)所有物業(yè)管理服務(wù)的項(xiàng)目采取標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的管理原則，進(jìn)行系統(tǒng)化處理、智能化運(yùn)用，由具有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的管理人員進(jìn)行管理。 一、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)
1、資料的收集
�。�1）設(shè)立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，由行政部負(fù)責(zé)檔案的管理。建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。
（2）從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料，物業(yè)構(gòu)成的方方面面資源都要進(jìn)行資料收集。
2、資料分類(lèi)整理
收集后的所有信息，由行政助理負(fù)責(zé)集中整理。根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，做到條理清晰、分類(lèi)合理。
3、資料歸檔管理
�。�1）擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制進(jìn)行資料的歸檔管理。 （2）采用多種形式的信息貯存方式，有電腦磁盤(pán)、CDR、照片等，分別采用相應(yīng)的保管貯存方法。
（3）檔案分類(lèi)組卷考慮園區(qū)管理實(shí)際科學(xué)細(xì)分，按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯、并分柜保存，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段，盡可能把其他形式檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和調(diào)用。 （4）檔案的出室必須由行政助理經(jīng)登記后方可借出；
入室時(shí)，須由行政助理進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。行政助理需及時(shí)收回在外文件，嚴(yán)防文件的流失。 （5）嚴(yán)格內(nèi)部文件資料的保密制度，需保密文件及區(qū)域必須加密，確保文件的安全。
（6）加強(qiáng)檔案的安全管理，配置消防器材，檔案柜、鎖條例防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮濕的要求。
4、檔案的運(yùn)用
采用科學(xué)檢查及多媒體查詢(xún)的方法，隨時(shí)可以查閱調(diào)用所有管理資料如客戶(hù)資料、裝修資料、財(cái)務(wù)狀況等，文件目錄條理清晰，便于檔案使用查詢(xún)、工作的監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料分類(lèi)
（一）接管移交檔案資料
1、產(chǎn)權(quán)資料
�。�1）規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文
（2）建筑許可證、投資許可證、施工許可證
（3）拆遷安置材料
2、技術(shù)資料 （1）紅線圖、總平面圖
（2）地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告 （3）工程合同、工程預(yù)決算
�。�4）工程設(shè)計(jì)變更、通知及技術(shù)核算單 （5）竣工圖： ①單晶體建筑、結(jié)構(gòu)、竣工圖 ②消防、燃?xì)�、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖
（6）房屋、消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書(shū) （7）鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū) （8）新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)
（9）供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)及其設(shè)備技術(shù)資料
�。�10）砂漿、混凝土試塊、試壓報(bào)告 （11）綠化工程竣工圖
�。�12）其他技術(shù)資料（智能化設(shè)備） （二）管理處自建檔案資料
1、物業(yè)資料
�。�1）服務(wù)區(qū)基本資料
（2）分區(qū)資料
�。�3）商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料
�。�4）娛樂(lè)設(shè)施資料
2、師生資料
�。�1）師生入住資料 （2）師生宿舍維修檔案 3、日常管理資料 （1）值班表 （2）交接班記錄表 （3）園區(qū)搬出（入）物品登記 （4）日常事務(wù)巡視記錄 （5）事務(wù)回訪登記表 4、車(chē)輛管理資料 （1）車(chē)輛詳細(xì)資料 （2）車(chē)位使用協(xié)議 5、裝修資料 （1）裝修申請(qǐng)表（附圖紙） （2）裝修工程隊(duì)安全責(zé)任書(shū) （3）臨時(shí)施工人員登記表 （4）施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照 （5）消防責(zé)任書(shū) 6、維修資料 （1）維修登記表 （2）維修服務(wù)派工單 （3）維修回訪記錄 （4）公共設(shè)施維修記錄 7、治安管理資料 （1）日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄 （2）查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶 （3）物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄 8、設(shè)備管理資料
�。�1）公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄 （2）機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄 （3）設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄 （4）設(shè)備檢查記錄
9、校區(qū)文化資料
（1）各項(xiàng)活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)話記錄 （2）校區(qū)文化活動(dòng)圖片及錄像記錄 （3）新聞傳媒報(bào)導(dǎo)
10、員工管理資料
�。�1）員工個(gè)人資料、入職表格 （2）業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)懲記錄 11、培訓(xùn)資料
�。�1）各項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄 （2）培訓(xùn)考核記錄
�。�3）外出考評(píng)及參加演練記錄 12、客戶(hù)反饋資料 （1）服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表 （2）意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄 （3）投訴及處理記錄表 13、行政文件資料
�。�1）政府部門(mén)文件
（2）物業(yè)公司文件
�。�3）管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件
�。�4）管理處榮譽(yù)一覽表
（5）管理處接待來(lái)訪參觀記錄表
三、文件管理制度
1.目的
規(guī)范本公司管理體系運(yùn)行中文件的管理工作，實(shí)施有效的文件控制，確保在各個(gè)部門(mén)、各個(gè)使用場(chǎng)所可獲得適用文件的有關(guān)版本，并防止使用作廢文件。
2.適用范圍
適用于本公司管理體系文件、包括與體系相關(guān)的外來(lái)文件的控制和管理。
3.職責(zé)
3.1行政部是本程序歸口管理部門(mén)
負(fù)責(zé)組織公司各層次文件的編制工作；
負(fù)責(zé)公司各層次文件和外來(lái)文件的發(fā)放、回收、作廢等管理。
3.2其他職能部門(mén)
負(fù)責(zé)組織與本部門(mén)主要職責(zé)有關(guān)的程序、作業(yè)性文件等的編制；
負(fù)責(zé)組織本部門(mén)文件評(píng)審、修訂。
3.3分管主管
負(fù)責(zé)審批職能相關(guān)的作業(yè)性文件。 3.4綜合事務(wù)部
負(fù)責(zé)審批支撐部門(mén)出臺(tái)的作業(yè)性文件。 3.5 項(xiàng)目經(jīng)理
負(fù)責(zé)本項(xiàng)目管理手冊(cè)、程序文件的審批；
負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理、薪酬管理、績(jī)效管理、涉及費(fèi)用方面等文件的審批；
負(fù)責(zé)涉及全公司重大事項(xiàng)的公告、通知等文件的審批； 負(fù)責(zé)人事任免文件的審批。
4.工作程序
4.1文件分類(lèi)。
4.4.1管理手冊(cè)（含管理方針、目標(biāo)、組織機(jī)構(gòu)、部門(mén)職責(zé)、管理體系要求等）。
4.4.2程序文件。
4.4.3作業(yè)性文件（包括：工作標(biāo)準(zhǔn)卡、規(guī)程、規(guī)范、制度等）。 4.4.4記錄表單。
4.2 文件的編寫(xiě)。
4.2.1管理手冊(cè)。
由項(xiàng)目經(jīng)理指定人員編寫(xiě)。
4.2.2程序（辦法）。
由相關(guān)職能部門(mén)經(jīng)理編寫(xiě)。
4.2.3作業(yè)性文件的編寫(xiě)。
由主管該項(xiàng)工作的職能部門(mén)負(fù)責(zé)人編寫(xiě)。 4.2.4記錄表單
由主管該項(xiàng)工作的職能部門(mén)負(fù)責(zé)人編制。 4.3文件格式
各類(lèi)文件應(yīng)有統(tǒng)一的編制要求與表達(dá)形式，具體按公司統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。
4.4文件的編號(hào)
4.4.1公司級(jí)文件的編號(hào)
管理手冊(cè)編號(hào)：××01-20xx, ××-表示公司簡(jiǎn)稱(chēng)、01表示一層文件、20xx表示發(fā)布年號(hào)。
4.4.2 程序的編號(hào)
××02-0N，××—表示公司簡(jiǎn)稱(chēng)， 02-表示二層文件，0N表示序列號(hào)。
4.4.3作業(yè)性文件編號(hào)
××02-0N-0N，××—表示公司簡(jiǎn)稱(chēng)， 0N-0N表示二層、三層文件相應(yīng)序列號(hào)。
4.5文件的審核與批準(zhǔn)
4.5.1文件的審核
�。�1） 文件審核的流程為：
管理手冊(cè)：總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。
程序文件：部門(mén)經(jīng)理編制 → 分管領(lǐng)導(dǎo)審核（或會(huì)審）。
作業(yè)性文件：主管編制→經(jīng)理審核（或會(huì)審）。
（2）文件審核的要求
文件編寫(xiě)部門(mén)負(fù)責(zé)組織文件的會(huì)審工作，參加文件會(huì)審的部門(mén)應(yīng)是與此文件相關(guān)的主要執(zhí)行和配合部門(mén)。相關(guān)人員審核文件的正確性、可操作性、以及與其他部門(mén)職責(zé)的接口關(guān)系等。
�。�3）文件經(jīng)審核，發(fā)現(xiàn)不符合要求的，由編寫(xiě)部門(mén)重新編寫(xiě)或補(bǔ)充修訂。
4.5.2 文件的批準(zhǔn)
(1) 文件的批準(zhǔn)權(quán)限按本辦法第3章“職責(zé)”的明確規(guī)定。
(2) 批準(zhǔn)應(yīng)在文件會(huì)審?fù)瓿珊筮M(jìn)行，文件的批準(zhǔn)應(yīng)確保文件是充分與適宜的。
4.6 文件的發(fā)放
4.6.1文件發(fā)放范圍
文件所涉及的相關(guān)的部門(mén)，均應(yīng)能得到文件的有效版本。
4.6.2 文件發(fā)放形式：
�。�1）管理手冊(cè)、程序文件（含表單）、作業(yè)性文件（含表單）打印一份，經(jīng)批準(zhǔn)后，按文件清單順序裝訂成冊(cè)，各項(xiàng)目部分發(fā)一份、總經(jīng)理一份、行政部留底一份；
�。�2）副總、總經(jīng)辦、職能部門(mén)需要的文件，轉(zhuǎn)換成PDF格式，《管理手冊(cè)》單獨(dú)成冊(cè)、程序文件和作業(yè)性文件組合成冊(cè)，形成文件夾，統(tǒng)一公布在公司的指定的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，同時(shí)以《文件發(fā)放通知單》通知相關(guān)人員，相應(yīng)人員簽名確認(rèn)。
4.6.3 基層單位需要進(jìn)一步下發(fā)或張貼文件，行政部打印、獨(dú)立分發(fā)并做好發(fā)放登記。
4.6.4 特殊的領(lǐng)用
未列入文件發(fā)放范圍而確需使用文件的人員或部門(mén)沒(méi)有相應(yīng)文件的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人向行政部提出申請(qǐng)，經(jīng)分管總監(jiān)批準(zhǔn)后發(fā)放，同時(shí)行政部做好發(fā)放記錄。
4.7 文件的日常管理
4.7.1行政部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)公司文件管理
4.7.2文件管理員和文件持有者應(yīng)妥善保管理好文件（指紙質(zhì)文件），保持文件清晰，防止文件丟失、損壞。
4.7.3文件持有者調(diào)離、轉(zhuǎn)崗時(shí)，文件管理員應(yīng)及時(shí)收回其文件，并做好記錄。
4.7.4對(duì)密級(jí)文件，原文件應(yīng)有密級(jí)標(biāo)識(shí)，加蓋“密級(jí)文件”印章，并按照相關(guān)保密規(guī)定做好保密工作。
4.7.5受控文件不允許復(fù)印和外借，需要時(shí)可到文件管理部門(mén)查閱文件。
4.8 文件的評(píng)審與更改
4.8.1文件的評(píng)審、修訂、發(fā)放
�。�1）已實(shí)施的文件應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)審，以確保持續(xù)的適宜性。評(píng)審周期至少每年進(jìn)行一次；
（2）過(guò)程使用發(fā)現(xiàn)文件問(wèn)題，可由相關(guān)人員提出，填寫(xiě)《文件修訂申請(qǐng)表》，經(jīng)原文件審核、批準(zhǔn)崗位審核、批準(zhǔn)后，由原編寫(xiě)部門(mén)修訂，修訂后按以上程序發(fā)放。
�。�3）發(fā)放新修訂文件時(shí)，行政部文件發(fā)放人員應(yīng)收回舊文件。所有被更改的原文件必須由發(fā)放部門(mén)收回，進(jìn)行統(tǒng)一處理（可進(jìn)行換頁(yè)，或作廢），以確保有效文件的唯一性。
（4）文件經(jīng)多次更改，或進(jìn)行大幅度更改時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版，原版文件及時(shí)作廢，換發(fā)新版本。
4.9 文件的作廢
4.9.1文件作廢時(shí)應(yīng)由文件歸口部門(mén)填寫(xiě)《作廢文件處理單》，行政部經(jīng)理審核，文件批準(zhǔn)人審批。
4.9.2作廢文件要及時(shí)從使用部門(mén)收回并記錄，以防止作廢文件的非預(yù)期使用。如需保留的，在作廢文件上加蓋“作廢”章。
4.10 外來(lái)文件的控制
4.10.1 由各職能部門(mén)收集主管單位、外部的各類(lèi)文件、資料，統(tǒng)一在行政部進(jìn)行備案登記。對(duì)非上級(jí)指令性文件，應(yīng)評(píng)審其適宜性，以決定分發(fā)的部門(mén)。
4.10.2 行政部負(fù)責(zé)將文件呈送公司領(lǐng)導(dǎo)批閱，按領(lǐng)導(dǎo)批閱要求分送至相關(guān)部門(mén)傳閱。
4.10.3 綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)外來(lái)文件的標(biāo)識(shí)和歸檔管理。
任何部門(mén)或個(gè)人，不論以任何方式（外出開(kāi)會(huì)、外出工作、送到廠里或收到郵件等）收到外來(lái)文件（如：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家法令、法規(guī)、集團(tuán)公司文件等），都應(yīng)把外來(lái)文件交到行政部，識(shí)別并確認(rèn)其適用性，需要下發(fā)的外來(lái)文件應(yīng)經(jīng)過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
四、電子檔案管理制度
1.目的
規(guī)范公司電子檔案管理。
2 范圍
適用于公司電子檔案管理。
3.工作職責(zé)
編輯相關(guān)部門(mén)：對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門(mén)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。
電子文件形成部門(mén)：負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門(mén)要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。
綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)電子文件的管理，電子文件形成部門(mén)要提供協(xié)助和支持。
4.工作要點(diǎn)
4.1歸檔方法
4.1.1 應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。
4.1.2為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。
4.1.3 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。
4.1.4 具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。
4.2編輯電子文件的收集與積累
4.2.1 收集范圍。電子文件的收集范圍，按國(guó)家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.2.2 收集積累要求
�。�1）記錄了重要文件的主要修改過(guò)程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門(mén)已開(kāi)始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。
（2）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
�。�3）在“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，井對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。
�。�4）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。
�。�5）用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
�。�6）用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性，以及易修改性等問(wèn)題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
�。�7）用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。
�。�8）用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。
�。�9）由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
�。�10）通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專(zhuān)用軟件一并收集。
�。�11）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類(lèi)參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
4.2.3 收集、積累方法
�。�1）及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
�。�2）每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
�。�3）電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
�。�4）電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。
（5）電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件；
U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無(wú)紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計(jì)算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件。
4.3電子文件的整理
4.3.1 電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。
4.3.2 電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機(jī)讀目錄。
4.3.3 歸檔電子文件應(yīng)填寫(xiě)登記表。 電子文件的歸檔 應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體。
4.3.4歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.3.5歸檔時(shí)間邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。
4.3.6 檢測(cè)在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。
4.3.7 歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作，參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主，鑒定結(jié)果，在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)只。
4.3.8有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
4.4保管期限的劃分。
電子文件保管期限的劃分，參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5 歸檔要求
4.5.1 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第3套，異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作.
4.5.2 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文牛長(zhǎng)期保存的載體。
4.5.3 存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫(xiě)編號(hào)、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。
4.5.4 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
4.5.5 需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
4.5.6 原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少1年。
4.5.7 在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。 電子檔案的移交與保管 電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門(mén)，作為電子檔案進(jìn)行保管。 5.檢驗(yàn)
5.1 檔案保管部門(mén)應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。
5.2 檢驗(yàn)項(xiàng)目
5.2.1 載體有劃痕，是否清潔。
5.2.2 有無(wú)病毒。
5.2.3 核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。 5.2.4 核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。 5.3 保管要求
電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。
5.3.1 歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。
5.3.2 環(huán)境溫度選定范圍: 14℃— 24℃；相對(duì)濕度選定范圍：45%—60%。
5.3.3 存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣本隔離。 5.3.4 電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。
5.4 存效性保證
5.4.1 每滿1年，對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門(mén)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。
5.4.2 每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。
5.4.3 設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的'兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。
5.4.4 磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。
5.4.5 定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。
5.5 利用
5.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。
5.5.2 利用時(shí)使用拷貝件。
5.5.3 利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。
5.5.4 利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
5.5.5 具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)必須符合國(guó)家或部門(mén)有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。
5.6 電子檔案的銷(xiāo)毀鑒定。
5.6.1 電子檔案的銷(xiāo)毀鑒定，按國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.6.2 電子檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。 5.6.3 非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷(xiāo)毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，須連同存儲(chǔ)載體一起銷(xiāo)毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
5.7 統(tǒng)計(jì)檔案保管部門(mén)應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)電子檔案的保管，利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
五、記錄管理制度
1.目的
對(duì)管理體系所要求的記錄予以控制，為確認(rèn)管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行提供可證實(shí)及可追溯性依據(jù)，同時(shí)為采取糾正和預(yù)防措施以及改進(jìn)管理系統(tǒng)提供信息。
2.適用范圍
適用于項(xiàng)目部各種記錄的管理。
3.職責(zé)
3.1 各職能部門(mén)、項(xiàng)目部經(jīng)理助理負(fù)責(zé)記錄的歸口管理。
3.2各文件的編寫(xiě)人員負(fù)責(zé)記錄的格式編制。
3.3各崗位人員負(fù)責(zé)如實(shí)填寫(xiě)各表格。
3.4項(xiàng)目部各部門(mén)主管負(fù)責(zé)日常記錄收集，并按周上交經(jīng)理助理。
3.5 記錄的填寫(xiě)人員對(duì)所記錄的每一數(shù)據(jù)、文字負(fù)責(zé)。
4.工作程序
4.1記錄表單的設(shè)計(jì)與標(biāo)識(shí)
4.1.1各文件的編寫(xiě)人員負(fù)責(zé)記錄的格式編制。
4.1.2 各崗位的記錄格式隨原文件一起審批。
4.1.3 各相關(guān)人員可根據(jù)工作需要，提出記錄格式設(shè)計(jì)更改。
4.1.4綜合事務(wù)部應(yīng)建立《記錄控制清單》，內(nèi)容包括：記錄的名稱(chēng)、保存單位、保存時(shí)間等。
4.2記錄的填寫(xiě)
4.2.1記錄由具體工作人員用水筆填寫(xiě)，并做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰。填寫(xiě)人，應(yīng)履行簽字手續(xù)。
4.2.2 如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用原數(shù)據(jù)劃一橫線，在其上方寫(xiě)上更改后的數(shù)據(jù)，簽上更改人的姓名及日期。不允許用涂改液或?qū)㈠e(cuò)誤處涂黑。
4.3記錄的收集
4.3.1記錄的收集，由各部門(mén)主管收集，每周一次上交經(jīng)理助理。
4.4記錄的編目
各部門(mén)、經(jīng)理助理根據(jù)便于檢索的原則進(jìn)行，分類(lèi)、按時(shí)間順序造冊(cè)存檔，綜合事務(wù)部對(duì)項(xiàng)目部執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。
4.5記錄的保管、歸檔
各部門(mén)、項(xiàng)目經(jīng)理助理必須把所有記錄分類(lèi)，并按一定日期每年（或每月）整理好，存放于通風(fēng)干燥的地方，所有的記錄保持清潔、字跡清晰。每半年一次匯總上交綜合事務(wù)部，綜合事務(wù)部對(duì)各項(xiàng)目部執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。
4.6記錄的借閱和復(fù)制
4.6.1保管的記錄應(yīng)便于檢索，需借閱，經(jīng)相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由記錄管理人登記備案。
4.6.2 對(duì)已歸檔的記錄，應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，填寫(xiě)借閱記錄。借閱的記錄，應(yīng)按期歸還。逾期不還，由記錄管理人員負(fù)責(zé)追回。重要的記錄只
允許借閱副本或在保存地點(diǎn)查閱，且不得復(fù)印。記錄管理人員應(yīng)做好記錄查閱、借閱記錄。
4.7記錄的廢棄
已到保管期限的記錄，在保管期限的年末，行政部負(fù)責(zé)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后統(tǒng)一銷(xiāo)毀。
六、建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊(cè)、表
為了避免服務(wù)中心在服務(wù)物業(yè)管理活動(dòng)原始記錄的隨意性，必須建立起標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊(cè)、表等。他們是物業(yè)檔案資料常見(jiàn)的形式與內(nèi)容相結(jié)合的產(chǎn)物、建立使用時(shí)要相對(duì)穩(wěn)定、分類(lèi)妥善管理。 1、圖是指在實(shí)地查丈的基礎(chǔ)上，對(duì)照1:300房地產(chǎn)分幅平面圖，根據(jù)管理需要繪制的各類(lèi)房屋平面圖。包括房屋分棟平面圖、房屋分戶(hù)平面圖、房屋分層分間平面圖、產(chǎn)業(yè)概況平面圖以及房屋竣工圖、體內(nèi)線路圖、管道走向圖、污井下水道位置圖等 2、檔是指在管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)文字材料。由于其數(shù)量大、種類(lèi)多、因此成為物業(yè)檔案資料的主要成分。包括：房屋接管、變更、注銷(xiāo)通知單和回報(bào)單，房屋接管驗(yàn)收記錄，管理合同副本，房屋產(chǎn)權(quán)證副本，陪屋單，租賃憑證副本，租金測(cè)估計(jì)算表，分戶(hù)過(guò)戶(hù)報(bào)告，買(mǎi)賣(mài)過(guò)戶(hù)通知單，交換過(guò)戶(hù)通知單，增搭建處理記錄，業(yè)主和用戶(hù)來(lái)訪記錄以及各類(lèi)統(tǒng)計(jì)資料表格等。
3、卡是指根據(jù)管理工作需要而制作的產(chǎn)業(yè)目錄卡、設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等。卡的特點(diǎn)是：內(nèi)容濃縮、檢索方便。 4、冊(cè)是指為了提高管理效率而建立的房屋建筑設(shè)備手冊(cè)（大手冊(cè)）、房屋使用手冊(cè)（小手冊(cè)）、綠化管理手冊(cè)、業(yè)主和使用人交費(fèi)記錄手冊(cè)等。
5、表是指根據(jù)管理工作的需要而設(shè)立的各類(lèi)表格。包括：房屋驗(yàn)收質(zhì)量登記表、樓宇入伙進(jìn)度表、居民情況登記表、房屋裝修申請(qǐng)表、居民欠費(fèi)情況表。
七、建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制
由于物業(yè)檔案資料管理具有動(dòng)態(tài)性，因此必需建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。凡是管理程序的各個(gè)環(huán)節(jié)、都要要求有關(guān)人員進(jìn)行及時(shí)性、經(jīng)常性、完備性的動(dòng)態(tài)注記。動(dòng)態(tài)注記可分為以下兩種： 1、隨時(shí)動(dòng)態(tài)。即結(jié)合日常管理業(yè)務(wù)隨時(shí)進(jìn)行的動(dòng)態(tài)注記。例如，大手冊(cè)、小手冊(cè)中的各項(xiàng)內(nèi)容，設(shè)備保養(yǎng)卡上的維修更新記錄，文件袋內(nèi)資料增減注記封面記錄等。
2、定期動(dòng)態(tài)。即按規(guī)定期限進(jìn)行的動(dòng)態(tài)注記。例如，產(chǎn)業(yè)基本情況統(tǒng)計(jì)資料每年結(jié)合年報(bào)調(diào)整統(tǒng)計(jì)一次。房屋完損等級(jí)除了大修、中修、綜合維修時(shí)注記外，每年度需結(jié)合房屋普查注記普查資料，并在大手冊(cè)上全面動(dòng)態(tài)校正一次。年終結(jié)合年報(bào)調(diào)整統(tǒng)計(jì)數(shù)字。每年上門(mén)核對(duì)一次小手冊(cè)的有關(guān)內(nèi)容，如有變動(dòng)及時(shí)注記，等等。
物業(yè)檔案管理方案2
為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。
一、資料或檔案的收集與保存
首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開(kāi)發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來(lái)并妥善保管。
二、資料或檔案的整理與分類(lèi)
所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無(wú)效的記錄后,按類(lèi)別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè),做到整齊清晰、分類(lèi)合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類(lèi)為以下幾類(lèi)。
1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。
2.業(yè)主及各辦公部門(mén)檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的'業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書(shū)、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。
3.裝修檔案:包括二次裝修申請(qǐng)審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書(shū)、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。
4.維修資料:包括維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。
5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見(jiàn)和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來(lái)訪紀(jì)錄等。
6.本部門(mén)員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。
7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門(mén)文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。
三、資料或檔案的歸檔
對(duì)于所有分類(lèi)整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。
1.檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲(chǔ)存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤(pán)儲(chǔ)存,便于查找。同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2.對(duì)本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類(lèi)檔案在計(jì)算機(jī)中按級(jí)別檢索,對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。
3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類(lèi)順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。
4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。
5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。
6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲(chóng)防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專(zhuān)門(mén)保管,檔案室應(yīng)避免無(wú)關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。
7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。
四、資料或檔案的運(yùn)用
工作或服務(wù)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過(guò)管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級(jí)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。
五、業(yè)主檔案的跟蹤
當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門(mén)應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。
六、過(guò)期資料或檔案的銷(xiāo)毀
對(duì)于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對(duì)過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷(xiāo)毀,防止檔案的堆積和混淆。對(duì)于已過(guò)保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷(xiāo)毀,但銷(xiāo)毀的同時(shí)必須建立已銷(xiāo)毀文檔的清單,便于備查。
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