淺談物資采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確性的分析與思考論文
淺談物資采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確性的分析與思考論文
物資采購(gòu)計(jì)劃是企業(yè)的一項(xiàng)重要工作，其準(zhǔn)確性直接關(guān)系到企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。制定計(jì)劃做到數(shù)量準(zhǔn)確、操作性強(qiáng)、儲(chǔ)備合理，在確保企業(yè)正常運(yùn)行的同時(shí)，最大限度地降低采購(gòu)成本，使企業(yè)運(yùn)行成本處于理想狀態(tài)，為企業(yè)提供強(qiáng)有力的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
一、充分明確物資采購(gòu)計(jì)劃是物資管理的重要環(huán)節(jié)和控制物耗的重要手段
做為企業(yè)運(yùn)行的關(guān)鍵就是物資供應(yīng)，而物資供應(yīng)的手段就是物資采購(gòu)計(jì)劃。我們有必要了解物資采購(gòu)計(jì)劃是怎樣形成的。一般來(lái)講，各生產(chǎn)廠礦根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)任務(wù)推算出年物資消耗總量，上報(bào)主管物資管理部門(mén)。物資管理部門(mén)根據(jù)各生產(chǎn)廠礦進(jìn)行物資需求匯總，并根據(jù)各廠礦歷年物資消耗狀況，結(jié)合現(xiàn)有庫(kù)存、物資消耗定額等因素，制定出本單位年度物資采購(gòu)計(jì)劃。計(jì)劃形成后，就將做為企業(yè)未來(lái)一年時(shí)間物資采購(gòu)的依據(jù)，它具有很強(qiáng)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，企業(yè)的物資供應(yīng)必須按照物資供應(yīng)計(jì)劃來(lái)執(zhí)行。
企業(yè)生產(chǎn)成本的高低在很大程度取決于物資消耗量的多少，物資消耗與生產(chǎn)的產(chǎn)品數(shù)量存在著一定的比例關(guān)系，也就是說(shuō)物資消耗越多，消耗定額就越高，生產(chǎn)成本也就“水漲船高”。據(jù)統(tǒng)計(jì)，有些產(chǎn)品，在產(chǎn)品制造成本中，物資消耗費(fèi)用所占的比重一般可高達(dá)60％-80％左右，可見(jiàn)物資消耗數(shù)量對(duì)于企業(yè)至關(guān)重要。而計(jì)劃本身所具有嚴(yán)肅性和權(quán)威性，可有效地控制生產(chǎn)單位的物耗水平。
二、充分掌握第一手資料是做好物資采購(gòu)計(jì)劃的基礎(chǔ)
在一些企業(yè)，物資管理比較粗放，基本上是“管吃管添”的無(wú)序化管理，至于物資采購(gòu)計(jì)劃也是“紙上談兵、裝模作樣”而已。在當(dāng)前激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下，誰(shuí)成本低，誰(shuí)就掌握了主動(dòng)，這恰恰與物資采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性密不可分。在制做采購(gòu)計(jì)劃的前期要深入基層，開(kāi)展調(diào)查研究。詳細(xì)地掌握本企業(yè)在未來(lái)的一年時(shí)間里產(chǎn)品的產(chǎn)量、庫(kù)存結(jié)構(gòu)、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、物資消耗定額等方面的資料，這樣才能比較準(zhǔn)確地核定出物資消耗的數(shù)量。
三、合理的庫(kù)存結(jié)構(gòu)是提高物資采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確性的重要依據(jù)
“庫(kù)存”在英語(yǔ)里面有兩種表達(dá)方式：inventory和stock，它表示用于將來(lái)目的的資源暫時(shí)處于閑置狀態(tài)。在庫(kù)存理論中，根據(jù)物資需求的重復(fù)程度分為單周期庫(kù)存和多周期庫(kù)存。單周期庫(kù)存需求也叫一次性定貨，這種需求的特征是偶發(fā)性和物資生命周期短，因而很少重復(fù)定貨。多周期需求是在長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)反復(fù)發(fā)生，庫(kù)存需要不斷補(bǔ)充，在企業(yè)生產(chǎn)中多周期庫(kù)存比較普遍。而多周期庫(kù)存又分為獨(dú)立需求庫(kù)存與相關(guān)需求庫(kù)存兩種屬性。庫(kù)存結(jié)構(gòu)的合理化是以最經(jīng)濟(jì)的發(fā)法和手段從事庫(kù)存活動(dòng)，并發(fā)揮其作用的一種庫(kù)存狀態(tài)及運(yùn)行趨勢(shì)。庫(kù)存合理化包括以下內(nèi)容：
1、庫(kù)存“硬件”配置合理化
庫(kù)存硬件是指各種用于庫(kù)存的基礎(chǔ)設(shè)施。實(shí)踐證明，如果設(shè)施和設(shè)備不足，不但庫(kù)存作業(yè)效率低，而且也不能對(duì)物資進(jìn)行有效維護(hù)和保養(yǎng)。因此，庫(kù)存“硬件”的配置應(yīng)以能夠有效地實(shí)現(xiàn)庫(kù)存職能，滿足生產(chǎn)和消耗需要為基準(zhǔn)，做到合理配置倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施和設(shè)備。
2、組織管理科學(xué)化
庫(kù)存組織管理科學(xué)化有幾種表現(xiàn)：物資庫(kù)存量應(yīng)保持在合理的限度之內(nèi)，既不能缺少，也不能過(guò)多；少了不能滿足企業(yè)生產(chǎn)的需要，多了容易造成物資積壓，不利于企業(yè)物資周轉(zhuǎn)；物資存儲(chǔ)時(shí)間較短，周轉(zhuǎn)速度較快，能夠滿足企業(yè)生產(chǎn)需求，這就是科學(xué)合理的庫(kù)存結(jié)構(gòu)。
3、庫(kù)存結(jié)構(gòu)符合生產(chǎn)力的發(fā)展需要
從微觀上說(shuō)，科學(xué)合理的庫(kù)存結(jié)構(gòu)指的是在數(shù)量和儲(chǔ)存時(shí)間上，庫(kù)存物資的品種和規(guī)格的比例關(guān)系基本上是協(xié)調(diào)的；從宏觀說(shuō)，庫(kù)存結(jié)構(gòu)符合生產(chǎn)力發(fā)展的需要。合理的庫(kù)存結(jié)構(gòu)可以在降低儲(chǔ)存費(fèi)用和運(yùn)輸費(fèi)用以及提供保證能力等方面取得優(yōu)勢(shì)，科學(xué)合理的庫(kù)存結(jié)構(gòu)是保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的物資保障基礎(chǔ)。
四、設(shè)備運(yùn)行狀況決定了物資采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確性的高低
對(duì)于國(guó)有大中企業(yè)來(lái)說(shuō)大型機(jī)械設(shè)備運(yùn)行狀況直接影響企業(yè)生產(chǎn)成本，同時(shí)也客觀地決定了物資采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確性的高低。比如：礦山用于運(yùn)輸?shù)拇笮蜕a(chǎn)汽車(chē)，它的每條輪胎使用時(shí)間為4400小時(shí)左右，而每條輪胎的價(jià)格近萬(wàn)元。但是由于礦山開(kāi)采不確定因素很多直接影響輪胎的使用時(shí)間。如：電鏟作業(yè)后留下的鏟窩，如不及時(shí)清理將給生產(chǎn)汽車(chē)的輪胎造成劃痕甚至破裂，從而使輪胎的使用時(shí)間大大降低。如果不嚴(yán)細(xì)管理，加強(qiáng)控制，嚴(yán)肅考核，那么不僅物資采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性受到影響，企業(yè)的生產(chǎn)成本也會(huì)居高不下，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。因此，在做物資采購(gòu)計(jì)劃的同時(shí)，必須充分考慮這些因素，計(jì)劃才能做到準(zhǔn)確合理。
五、從物資計(jì)劃源頭入手，引用數(shù)字化管理，努力降低企業(yè)生產(chǎn)成本
在物資管理中引入數(shù)字化管理，以系統(tǒng)控制論為指導(dǎo)，運(yùn)用工業(yè)自動(dòng)控制理論，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，通過(guò)規(guī)范工作流程，建立規(guī)章制度，整合管理資源，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程再造，力求做到管理業(yè)務(wù)透明化、管理層次扁平化、管理控制制度化和管理信息數(shù)字化。
1、在計(jì)劃控制上，信息系統(tǒng)依據(jù)企業(yè)年度預(yù)算指標(biāo)，按月均形成分類(lèi)預(yù)算，限定月需求計(jì)劃。廠礦（車(chē)間）上報(bào)月需求計(jì)劃，經(jīng)廠礦物資主管部門(mén)、廠礦長(zhǎng)、財(cái)務(wù)科網(wǎng)上三級(jí)審核后上傳計(jì)劃到采購(gòu)部門(mén)。超過(guò)預(yù)算的計(jì)劃，信息系統(tǒng)自動(dòng)鎖定無(wú)法輸入審核，保證當(dāng)期計(jì)劃的準(zhǔn)確性。
2、在合同控制上，采購(gòu)人員接到廠礦月需求計(jì)劃后，不是簡(jiǎn)單的直接采購(gòu)，而是首先利用庫(kù)房管理系統(tǒng)，查詢(xún)當(dāng)時(shí)全部庫(kù)存信息，進(jìn)行利庫(kù)處理。如無(wú)庫(kù)存由計(jì)劃人員確定招標(biāo)采購(gòu)方案，由采購(gòu)人員在系統(tǒng)中起草機(jī)制采購(gòu)合同文本，計(jì)劃員任何人無(wú)權(quán)修改中標(biāo)結(jié)果，必須由計(jì)算機(jī)管理人員負(fù)責(zé)更改基礎(chǔ)資料。
3、在入庫(kù)核銷(xiāo)上，采購(gòu)人員依據(jù)廠礦計(jì)劃及采購(gòu)合同，在網(wǎng)上開(kāi)具入庫(kù)單。入庫(kù)單上標(biāo)明供應(yīng)商名稱(chēng)、合同編號(hào)、品名規(guī)格、計(jì)量單位、入庫(kù)數(shù)量等。保管員直接在網(wǎng)絡(luò)上填寫(xiě)實(shí)際交庫(kù)量，系統(tǒng)自動(dòng)在合同中減去所開(kāi)具的物資數(shù)量，避免超合同和無(wú)合同供貨現(xiàn)象的發(fā)生。保管員確認(rèn)入庫(kù)數(shù)量后，由系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，采購(gòu)人員在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中掛賬，通過(guò)執(zhí)行供應(yīng)商ABC分類(lèi)付款辦法，對(duì)外付款。掛賬付款的制度化，減少了投標(biāo)方的回款顧慮，促進(jìn)了投標(biāo)方的積極性。實(shí)踐中表明，在物資采購(gòu)中應(yīng)用數(shù)字化管理，會(huì)大大降低企業(yè)的生產(chǎn)成本。
總之，把計(jì)劃管理放在突出位置，充分發(fā)揮計(jì)劃管理的“龍頭”作用，實(shí)施計(jì)劃審核關(guān)口前移，就能編制出科學(xué)、合理的物資采購(gòu)計(jì)劃，達(dá)到既保證生產(chǎn)、又不增加庫(kù)存的目的，企業(yè)就能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下立于不敗之地。
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