國外大型會(huì)議策劃的流程
會(huì)議、研討會(huì)和培訓(xùn)日等其他會(huì)議需要更多的時(shí)間和精力才能順利實(shí)現(xiàn)。對(duì)于這樣的會(huì)議，重要的`是要制定一個(gè)計(jì)劃。根據(jù)有多少人出席會(huì)議，會(huì)議是多么重要，您可能需要提前幾個(gè)月開始規(guī)劃。
會(huì)議規(guī)劃第一階段：
設(shè)立一個(gè)項(xiàng)目組組織會(huì)議。確定角色和責(zé)任，工作方式和聯(lián)系方式。
制定目標(biāo)和目標(biāo)。
準(zhǔn)備項(xiàng)目規(guī)格。
決定包括設(shè)備，場(chǎng)地，交通，餐飲，活動(dòng)，賓館，娛樂，講義等在內(nèi)的預(yù)算...
同意時(shí)間表，里程碑和期限以及每個(gè)會(huì)員的時(shí)間承諾。
會(huì)議規(guī)劃第二階段：
準(zhǔn)備詳細(xì)的甘特圖，顯示序列，時(shí)間表和任務(wù)。
準(zhǔn)備一個(gè)場(chǎng)地清單，該場(chǎng)地需要為這次會(huì)議提供什么。
研究場(chǎng)所，檢查可用性，要求報(bào)價(jià)，準(zhǔn)備一份候選名單。
同意會(huì)議日期，記得檢查場(chǎng)地，主要演講者等的可用性...
準(zhǔn)備會(huì)議議程。
準(zhǔn)備視覺材料，出門，演示等...
準(zhǔn)備會(huì)議通信材料，選擇溝通方式，即：通過電子郵件發(fā)送給員工，電話或親自到主要客戶等。
會(huì)議規(guī)劃第三階段：
確認(rèn)會(huì)場(chǎng)和預(yù)訂。
確認(rèn)出席并發(fā)送位置/旅行詳情。
完成交通安排。
完成餐飲和住宿。
完成娛樂和社交活動(dòng)。
檢查視聽和電腦設(shè)備。
會(huì)議規(guī)劃第四階段：
盡早到達(dá)會(huì)議場(chǎng)所，以確保一切順利。
檢查會(huì)議室是干凈的，安排座位，空調(diào)/暖氣設(shè)置在舒適的溫度，良好的照明。
檢查所有設(shè)備和供電點(diǎn)，并立即向場(chǎng)地維護(hù)人員報(bào)告任何故障。在會(huì)議期間如果設(shè)備發(fā)生問題，請(qǐng)查看誰要談?wù)劇?/p>
仔細(xì)檢查您的餐飲，住宿和娛樂要求是否已知，并將得到滿足。如果有什么不正確的話，或者在會(huì)議期間需要額外的東西，找出誰要談話。
確保在入口處有人在場(chǎng)，迎接與會(huì)者到達(dá)并讓他們定居。
根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)，您可能還希望有一個(gè)會(huì)后計(jì)劃，涉及收集參加者的反饋，安排后續(xù)會(huì)議等...
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